3.3. Документационное обеспечение системного управления качеством 3.3.1. Состав документации систем управления качеством и методические основы их разработки

При этом процессами документирования и выполнением положений всех документов следует управлять, например, на основе разработан­ной специально для этого документированной процедуры. Такая процедура должна предусматривать:

♦ проверку используемых документов на соответствие их оригиналам; ♦анализ и порядок внесения по его результатам изменений, обес­печение идентификации изменений, статуса пересмотра и хра­нения документов;

♦ порядок переутверждения документов;

♦порядок обеспечения документами и проверки применения их на рабочих местах;

♦ идентификацию и управление внешними документами; ♦порядок предотвращения применения морально устаревших и управления утратившими силу документами.

Методической основой создания этого документационного ком­плекса объективно являются регламентация (стандартизация, уни­фикация) и планирование, отражающие особенности рыночной кон­цепции. Это значит, что цели и деятельность в области повышения и обеспечения качества определяются в строгом соответствии с требо­ваниями потребителей и рыночным спросом, а также, что очень важ­но, заключенными контрактами. Последнее вызывает необходимость строгого выполнения со стороны всех исполнителей своих функций в области качества в точном соответствии с технологией, т.е. без ошибок. При этом плановые мероприятия ЦП К служат базой кон­кретизации в достижении целей управления качеством, так как в программе необходимо предусматривать ресурсное обеспечение дос­тижения этих целей.

Значение документации в современном представлении управле­ния качеством является очень важным, так как на ней основана вся последовательность действий по обеспечению требуемого потребите­лями качества.

♦ состава и подготовки персонала;

♦ идентификации и прослеживаемости;

♦ фактических результатов и процессов;

♦ эффективности и функционирования всей системы управления качеством;

К документации необходимо предъявлять жесткие требования к качеству ее содержания, в частности таких, как:

♦ целенаправленность и соответствие целям и политике пред­приятия;

♦ комплексность, включая наличие положений по взаимодейст­вию и взаимосвязям предприятия со всеми структурами внеш­ней среды (потребителями, поставщиками и т.п.).

♦ логическая последовательность и четкость изложения информации;

• краткость, конкретность, простота и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

• достоверность иубедительность аргументации;

• информационная выразительность;

• функциональность (например, скорость обработки);

• достаточность и обоснованность;

• малый объем;

• минимизация потребности в ресурсах;

• малоизменчивость (стабильность);

• своевременность;

• доступность и понятность для восприятия;

• разборчивость;

• возможность пересмотра и восстанавливаемости;

• простота в использовании;

• качественная содержательность;

• соответствие современному и перспективному менеджменту знаний;

• возможность сравнения с лучшими видами документации. Документ понимается как информация и соответствующий носи­тель (по ГОСТ Р ИСО 9000—2001), т.е., по существу, это результат отображения на материальном объекте — носителе (например, бу­мажном, магнитном, электронном, оптическом компьютерном дис­ке, фотографическом или комбинированном носителе) информации о предметах, фактах, событиях, процессах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. При этом совокупность методов и процессов создания документа называют документированием. Оно, как правило, включает подготовку, состав­ление, согласование, оформление и изготовление документа.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в оп­ределенной сфере деятельности ( в том числе по какой-либо пробле­ме, задаче, вопросу, отрасли, предприятию и т.п.), обычно представ­ляется как система документации. В литературе часто системы доку­ментации, в зависимости от отнесения их к определенным сферам и видам деятельности, классифицируются следующим образом:

• по сфере деятельности — научная, техническая, экономическая, социальная, правовая, политическая;

• по виду деятельности — научно-исследовательская; конструктор­ская; опытно-испытательная; технологическая; проектная; техни­ческого регламентирования; эксплуатационная; изобретательская; программного обеспечения; учебная; методическая; организаци­онно-распорядительная; справочно-информационная; плановая; расчетно-денежная; финансовая; торговая; бухгалтерская; логисти­ческая; социального обеспечения; отчетно-статистическая; пер­вично-учетная; законодательная и др.).

Существует стандартизованное понятие «нормативная и техниче­ская документация», которое определяет ее как документы, устанав­ливающие требования (по ГОСТ Р ИСО 9000—2001).

Нормативная документация относится к процессам и продукции. При этом таким нормативным документом может быть технический регламент, документированная процедура, технологическая доку­ментация на процесс, методика испытаний и т.п., а в общем случае ее часто называют нормативно-технической (НТД) и нормативно- методической (НМД) документацией.

Применительно к системе управления качеством документаци- онное обеспечение представляет собой комплекс мер по созданию разнообразных видов документов на различных материальных носи­телях, обеспечивающих эффективное функционирование данной системы, и работ с готовыми документами (прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирова­ние дел, хранение и использование, а также документооборот, т.е.

В общем случае современная система управления качеством долж­на включать следующие документы (п. 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001—2001):

• политику и цели в области качества;

• руководство по качеству;

• требуемые документированные процедуры;

• документы, необходимые для обеспечения эффективного пла­нирования, выполнения и управления процессами;

• требуемые записи и документы по их управлению.

В случае передачи другой организации выполнения каких-либо процессов, которые оказывают влияние на конечную продукцию, именно она должна обеспечить этого процесса. При от­

клонении такого процесса от предъявляемых к нему требований предприятие должно принимать адекватные меры. Весь процесс и управление им, включая мониторинг, должны быть отражены в до­кументации системы управления качеством.

Состав и содержание характеризующих процессы

системы управления качеством, следует разрабатывать и распреде­лять, например, по блокам модели системы МК, приведенной в разделе 1 (в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО серии 9000—2001), а именно:

• управленческая деятельность и ответственность руководства;

• менеджмент ресурсов;

• процессы жизненного цикла продукции;

• измерение, анализ и улучшение.

На отраслевом, межотраслевом, республиканском (субъектов Фе­дерации), федеральном, межгосударственном (в рамках СНГ) и меж­дународном уровнях комплекс документации может основываться на соответствующих отраслевых, (технических регла­

ментах, ГОСТ Р), межгосударственных — по странам СНГ (ГОСТ и МС), а также другой НТД и НМД (инструкции, методики, РД и т.п.) различного уровня и статуса управления.

Применительно к предприятию весь комплекс документации системы управления качеством, помимо политики в области качест­ва, следует разделить на общие и специальные документы. Основополагающие документы должны определять прин­ципы построения, содержания и функционирования системы управ­ления качеством в целом и ее отдельных подсистем в соответствии с разработанной политикой в области качества, целями, НТД и НМД, используемых на предприятии.

По существу, основополагающие и общесистемные документы должны составлять комплекс документов уровня А, а специальные, в зависимости от предназначения, — уровней Вп С (по МС ИСО 10 013). Документы уровня В определяют требования к деятельности отдель­ных подразделений (подсистем), обеспечивающих функционирова­ние элементов системы. Документы уровня С представляют собой ра­бочие документы, детально определяющие порядок процессов обес­печения качества и управления качеством (процедуры, инструкции, технологические карты, формы и т.п.). Во многом корреспондирует­ся с такими классификациями другой известный типичный иерархи­ческий состав документации систем управления качеством: первый уровень — общее руководство, которое описывает систему в целом в соответствии с политикой и целями в области качества; второй уро­вень — документированные процедуры системы, описывающие про­цессы управления качеством в подсистемах и подразделениях; тре­тий уровень — другие рабочие документы, включающие методиче­ские указания, инструкции, записи и т.п.

На предприятии управление качеством целесообразно базировать на целях, политике в области качества, мероприятиях К, требова­ниях спецификаций, процедурах управления процессами, РД, планах качества, СТП, НТД, НМД, в том числе технических регламентах, и другой документации по качеству. Этот комплекс документации при системном управлении качеством должен регламентировать взаимо-

280

а к

связь, взаимодействие и согласование всех элементов и подсистем, учитывать особенности и специфику предприятия и определенного вида продукции, а также охватывать вопросы, связанные с достиже­нием целей системы управления качеством на основе принципов управления на всех стадиях жизненного цикла продукции (услуг) и уровнях управления.

В состав НТД и НМД системы управления качеством предпри­ятия целесообразно включать взаимосвязанные общесистемные до­кументы системы общего УК, документы на каждую «продуктовую систему» и каждую систему управления качеством для внедоговор- ныхусловий (рис. 3.3.1).

Политика в области качества

Основополагающий НМД (СТП или Общее руководство по качеству)

Общие системные НМД (СТП и др. НМД)

I

Общие функци­ональные НМД (СТП и др. НМД)

I

Общие обеспе­чивающие НМД (СТП и др. НМД)

Основополагающий НМД на /-ю «продуктовую» СМК (СТП или Руководство по качеству)

Целевые программы «Качество»

Общие «системно-продуктовые» НМД (СТП и др. НМД)

НТД и НМД

" к Специальные «функционально-продуктовые»

то вые» СМК ^НТД и НМД (СТП и др. НТД и НМД)

Специальные «параметрическо-продуктовые» НТД и НМД (СТП и др. НТД и НМД)

Специальные «обеспечивающе-продуктовые» НТД и НМД (СТП и др. НТД и НМД)

Комплект документации СМКдлябесконтрактных ___ условий (БУ)

Рис. 3.3.1. Состав и взаимосвязи нормативной и технической документации системы управления качеством

Для общего управления

качеством такими, например, являются политика в области качества и основной стандарт СТП (или Общее руководство по качеству) — Общее руководство по качеству», а для «продуктовой систе­мы» — и СТП на конкретные виды продукции.

Вместе с тем, для достижения целей в области качества и ного функционирования всею предприятия руководство самостоятель­но определяет необходимый состав, объем и документирован- процессов в документации (но с учетом масштабов производства, сложности производственных процессов и продукции, обязательных требований и контрактных документов, внутренних решений предприятия, фебований международных и друго­го статуса стандартов, внешней информации, возможностей, стратегии и перспектив развития предприятия, и ожиданий бителей и других заинтересованных сторон).

В общем случае во всем арсенале возможной документации системы управления качеством можно выделить рад ее видов и документов, яв­ляющихся наиболее востребованными в настоящее время (табл.

ТаблицаЗ.З. I

Основные виды документов, наиболее часто используемые в системах управления качеством, и их характеристика

Вид документа I

Политика в области качества

Специфика­ции

Руководство по качеству Процедура

Стандарт предпри­ятия (орга­низации)

В настоящее время в управлении качеством стали уделять внима­ние документам, в основе которых лежат регламенты (табл. 3.3.2).

Термин, объект регламента

Технический регламент

Организационный регламент

Общий регламент

Системный регламент

Определение термина, объекта регламента

Документ, который принят международным дого­вором России, ратифицированным в порядке, уста­новленном законодательством РФ или федераль­ным законом или указом Президента РФ, или по­становлением Правительства РФ, и устанавливает обязательные для применения и исполнения требо­вания к объектам технического регулирования (про­дукции, в том числе зданиям, строениям и сооруже­ниям, процессам производства, эксплуатации, хра­нения, перевозки, реализации и утилизации)

Документ, определяющий порядок функциониро­вания системы с учетом совокупности факторов, связанных причинно-следственными связями. Отображает модель системы и является источни­ком информации для ее анализа. Выступает в каче­стве нормативно-методической документации и служит средством ориентации исполнителей в ор­ганизационной системе, обеспечивает функциони­рование исполнителей во взаимосвязанной и взаи­модействующей системной среде

Определяет назначение, организацию и внешние связи исследуемой системы в целом. В него вклю­чаются главные характеристики организационной системы:

• целевое назначение;

• конечныере зультаты;

• функциональные обязанности;

• состав;

• организационная структура;

• целевое назначение структурных элементов;

• внешние связи

Включает характеристики, состав элементов и поря­док работы целевых систем. В нем определяются;

• целевое назначение системы;

• конечный результат;

• функциональные обязанности;

• организационная структура;

• внешние связи;

• целевые назначения структурных элементов (ис­полнителей);

• программные регламенты

..