<<
>>

3.3.3. Процедуры управления процессами

Сущность и состав разделов процедур управления

Процедуры управления являются неотъемлемой частью докумен­тации как системы управления качеством, так и всей СУ. Наличие на предприятии процедур управления процессами обеспечения и улуч­шения качества определяется требованиями МС ИСО, например стандартами ИСО серии 9000 на системы МК и 14 000 экологическо­го управления.

Определения процедуры в литературе встречаются различными по своему содержанию. Ранее ее определение было дано в соответст­вии с ГОСТ Р ИСО 9000—2001. По литературным зарубежным ис­точникам под процедурами понимаются, используя отечественные наименования документов, любые нормативно-технические и нор­мативно-методические документы, включая сами процедуры, стан­дарты, инструкции, положения, алгоритмы, оперограммы, функцио- граммы, документограммы, функциональные матрицы и т.п. Приме­нительно к системе управления качеством более объективным пред­ставляется определить процедуру как установленный порядок осуще­ствления процесса или конкретного вида деятельности по управле­нию качеством на основе взаимосвязей и последовательности согла­сованного взаимодействия работников, подразделений, информа­ции, технических средств и других элементов с целью добавления ценности.

Процедуры могут быть документированными или недокументиро­ванными.

Состав документированных разделов процедур исходя из отечест­венного опыта может быть следующим:

♦ титульный лист;

♦ оглавление (содержание);

♦ условные обозначения и сокращения в процедуре;

♦ назначение процедуры;

♦ оперограмма процедуры;

♦ описание операций процедуры;

♦ приложения;

♦ список литературы;

♦ лист регистрации изменений.

По опыту зарубежных стран состав основныхразделов процедуры можно рекомендовать следующим:

♦ назначение и область распространения процедуры;

♦ ссылки (перечень других документов, используемых при выпол­нении данной процедуры);

♦ определения (термины и понятия, используемые в процедуре);

♦ описание процедуры (в том числе оперограммы);

♦ вспомогательная документация.

Процедуры, как правило, разрабатываются временной рабочей группой, включающей работников, непосредственно для которых

они создаются, и специалистов по организации и управлению каче­ством. Один из специалистов должен возглавлять эту группу.

Порядокразработки иутверждения процедур во многом аналоги­чен созданию и утверждению СТП, что включает:

1) обсуждение и утверждение технического задания на разработку;

2) разработку и рассылку на отзыв проекта (первой редакции);

3) обработку отзывов, разработку и представление на утвержде­ние проекта (окончательной редакции);

4) утверждение документа и его регистрацию.

Наряду с процедурами управления регламентировать управленче­ские процессы могут традиционно известные в наших отечественных системах управления

Требования к оформлению и внедрению процедур управления

В общем случае каждый из разделов процедуры управления дол­жен удовлетворять определенным требованиям.

♦ Титульный лист, являющийся первым листом процедуры, оформляется на соответствующем бланке (пример см. ниже):

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ОКТЯБРЬСКИЙ ЗАВОД СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ» Отдел организации менеджмента

УТВЕРЖДЕНА

Приказом №

от «___ »__________ 200_ г.

ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ № (наименование процедуры) г. Октябрьск-200_

♦ «Содержание» — второй лист процедуры, должен включать на­именования всех разделов, подразделов и пунктов текста процедуры. При этом указываются номера страниц, на которых размещается на­чало материалов разделов, подразделов и пунктов.

>-«Условные обозначения и сокращения» — при наличии в тексте процедуры специфической терминологии и употреблении малорас­пространенных сокращений, новых символов, обозначений и т.п., содержат их перечень. «Перечень» должен представлять собой табли­цу, в левом столбце которой приводят сокращение, а в правом — его расшифровку, рисунок и т.п. (пример см. ниже):

Условные обозначения и сокращения, принятые в процедуре

Наименование

Процесс Решение Модификация Ручная операция Вспомогательная операция Данные Документ

Несколько документов Ручной ввод Объединение

Машинный носитель информации

Бумажный носитель информации

Дисплей

Копирование

Канал связи

Архив

Сортировка

Процедура управления Открытое акционерное общество Генеральный директор

Заместитель генерального директора по эко­номике

Заместитель генерального директора по про­изводству

Заместитель генерального директора по мар­кетингу

Обозначение, сокращение

си

0

1 I

V

а

о

ж
І' I)
ЗГДМ

Бухгалтерия Отдел маркетинга

ОМ

• В разделе «Назначение процедуры» в сжатой форме излагаются:

• перечень директивных заводских и других документов, поло­женных в основу процедуры;

• основные исходные требования к организации производства и краткое содержание операций управления;

• связи с другими процедурами.

• Раздел «Оперограмма процедуры управления» определяет:

• состав операций;

• перечень служб, которые участвуют в выполнении операций;

• состав документов и средств подготовки документов;

• связи с другими процедурами.

«Оперограмма процедуры управления» изображается таким обра­зом, что по вертикали перечисляются все необходимые операции по реализации процедуры, а по горизонтали — исполнители каждой из операций. В поле оперограммы отображаются условными обозначе­ниями взаимосвязи, виды документов и т.п., используемые при вы­полнении соответствующих операций (форму оперограммы см. ниже):

Оперограмма процедуры управления
(наименование)
Исполнители (подразделения, службы, должностные лица) Приме­чание
гт/п Наименование операции
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 II 12 13 /4 /5

• Раздел «Описание операций процедуры» в краткой форме должен содержать изложение следующей информации:

• вопросы организации производства и управления, ориентиро­ванные на применение средств автоматизации;

• методы подготовки, передачи и применения информации и

форм документов;

• описание операций должно делаться с последовательным изло­жением вопросов:

° Что выполняется?

° Как выполняется и какие при этом используются документы?

° Когда выполняется?

° Где выполняется?

° Кто выполняет и какими ресурсами?

° Каков результат выполнения операции?

► « Описаниеопераций оперограммы процедуры» начинается с нового листа.

Слово «операция» записывается в виде заголовка заглавными буквами. Каждой операции присваивается очередной порядковый но­мер арабскими цифрами (например: операция 1, операция 2 и т.д.), который должен точно соответствовать порядковому номеру опера­ции в оперограмме. Наименование операций записывают в виде за­головков (без кавычек).

Изложение основного текста описания операций должно быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложе­нии обязательных требований в описании должны применяться сло­ва «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.

В тексте допускаются ссылки на стандарты, технические условия и другие документы. Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются. При ссылке на другие документы указывают наименование документа. Переносить части слова заго­ловка или части обозначения на другую строку не допускается.

♦ Раздел «Приложения» содержит всю необходимую дополни­тельную информацию, используемую при описании операции управ­ления. По каждой форме документа, содержащейся в Приложениях, необходимо отразить:

♦ форму, вид документа;

♦ наименование формы документа;

♦ описание реквизитов документа, методов их получения и применения.

При отсутствии в разделе «Описание операций процедуры» информации о выпускающем документ подразделении, подразде­лении-получателе, назначении документа, периодичности его вы­пуска, необходимо отразить ее в Приложении. В случае необходи­мости описания реквизитов документа, оно осуществляется в таб­личной форме и включает:

♦ краткое наименование реквизита;

♦ полное наименование реквизита;

♦ характер информации (алфавитный, цифровой);

♦ разрядность;

♦ как заполняется реквизит;

♦ как заполняется реквизит (при необходимости) и ссылка на кодификатор или другой источник кодирования;

♦ алгоритм получения реквизита (при необходимости).

Пример оперограммы

Разработка оперограммы документационного обеспечения по управлению персоналом «Поощрение» по увеличению объемов про­изводства позволит упорядочить процесс поощрения за достижение высоких показателей как на производстве, так и в управлении каче­ством, что будет материальным стимулом для выполнения постав­ленных задач всеми работниками предприятия. Проектируемая опе- рограмма документационного обеспечения задачи «Поощрение» представлена на рис. 3.3.3.

п/п

Наименование операции Наименование документа Исполнители
Руководитель структурного

подразделения

Инспектор ОК Бухгалтерия Исполнительный директор Ген. директор Канцелярия
1 Заполнение бланка представления Представление І
2 Подписание и дати­рование Представление
3 Регистрация Представление V*— —►
4 Визирование Представление І .
5 Оформление реше­ния, резолюция Представление 1 ^ >
6 Подготовка проекта приказа о поощрении Приказ о поощрении
7 Визирование Приказ о поощрении
г Ч
8 Согласование Приказ о поощрении ч
Э Подписание и дати­рование Приказ о поощрении N
1 0 Регистрация Приказ о поощрении
1 1 Оформление рекви­зита, отметка о за­верении копии Приказ о поощрении
1 2 Передача 1-го экз.
приказа о поощрении 8 дело
Приказ о поощрении г
1 3 Передача 2-го экз. в личное дело Приказ 0 поощрении і г
14 Передача представ­ления в дело Представление у
1 5 Оформление вида поощрения в трудо­вую книжку Трудова книжка я і г

Рис. 3.3.3. Оперограмма документационного обеспечения кадровой задачи «Поощрение» по повышению производительности труда

«Приложения» оформляют как продолжение процедуры. Каждое приложение должно начинаться с нового листа. Очередное приложе­ние содержит его порядковый номер буквами кириллицы или латин­скими буквами посередине листа слова, например, «Приложение А», «Приложение Б» и т.д. Допускается в качестве приложения к проце­дуре использовать другие самостоятельно выпущенные документы.

Процедура может быть выполнена одним из способов печати:

♦ машинописным способом;

♦ на принтере или другом виде печатающих устройств.

При оформлении процедуры совмещение обоих способов печати не допускается.

Нумерация листов процедуры должна быть сквозной, т.е. начи­ная с первого — титульного листа, но номер на нем не ставится.

Каждой процедуре присваивается номер по следующей схеме:

XXX. XXX. X XX
Год утверждения
Номер редакции процедуры
Порядковый номер процедуры в подсистеме управления
Шифр подсистемы управления системы управления предприятием*

* Шифры подсистем представлены ниже.

Перечень и шифры подсистем системы управления предприятием

Вариант 1

Шифр подсистем Наименование подсистемуправления
Целевыеподсистемы
Ц1-00.ХХХ.Х-ХХ Управление качеством
Ц2-00.ХХХ.Х-ХХ Управление планом выполнения контрактов и поставок
ЦЗ-00.ХХХ.Х-ХХ Управление затратами и ресурсами
Ц4-00.ХХХ.Х-ХХ Управление развитием производства и совершенствованием управления
Ц5-00.ХХХ.Х-ХХ Управление охраной окружающей среды
Ц6-00.ХХХ.Х-ХХ Управление социальным развитием коллектива
Комплексные функциональныеподсистемы
Ф1-00.ХХХ.Х-ХХ Производственное управление
Ф2-00.ХХХ.Х-ХХ Техническое управление
ФЗ-ОО.ХХХ.Х-ХХ Экономическое управление
Ф4-00.ХХХ.Х-ХХ Управление внешнеэкономическими связями
Ф5-00.ХХХ.Х-ХХ Управление капитальным строительством
Ф6-00.ХХХ.Х-ХХ Управление персоналом
Обеспечивающие подсистемы
oi-oo.xxx.x-xx Управление оснащением техническими средствами
02-00.ХХХ.Х-ХХ Управление нормативным хозяйством
ОЗ-ОО.ХХХ.Х-ХХ Управление делопроизводством
04-00.ХХХ.Х-ХХ Управление информационным обеспечением
05-00.ХХХ.Х-ХХ Управление правовым обеспечением
06-00.ХХХ.Х-ХХ Управление хозяйственным обслуживанием
Подсистемы общеголинейного управления
Л1-00.ХХХ.Х-ХХ Высшее звено управления
Л2-00.ХХХ.Х-ХХ Среднее звено управления
ЛЗ-00.ХХХ.Х-ХХ Низовое звено управления

Вариант 2

Шифр подсистем Наименование подсистем управления
01 Технико-экономическое планирование
02 Бухгалтерский учет
03 Организация труда и заработной платы
04 Совершенствование организации управления
05 Оперативное управление
06 Сбыт и финансы
07 Материально-техническое снабжение
08 Внешняя кооперация
09 Нормативное хозяйство
10 Техническая подготовка производства
11 Инструментальное обеспечение
12 Обеспечение оборудованием
13 Обеспечение запчастями и техническое обслуживание
14 Ремонт оборудования
15 Транспортное обеспечение
16 Энергетическое обеспечение
17 Использование вторичных ресурсов
18 Качество
19 Метрология
20 Внешние связи (экспорт-импорт)
21 система
22 Исследование и прогнозирование
23 Делопроизводство и связь
24 Капитальное строительство
25 Ремонт и эксплуатация зданий
26 Кадры
27 Социологические исследования, профориентация
28 Охрана труда и техника безопасности
29 Соцкультбыт
30 Охрана окружающей среды
31 Подсобное хозяйство

Использование процедур осуществляется в два этапа: опытная и промышленная эксплуатация.

Обучение исполнителей для эффективного выполнения процеду­ры в случае необходимости должно проводиться до начала опытной эксплуатации.

Внедрение процедуры в опытную эксплуатацию осуществляется на основе распоряжения соответствующего заместителя генерального директора(директора).

Внедрение процедуры в промышленное использование осущест­вляется на основе приказа об утверждении процедуры управления.

Контроль за внедрением процедуры в опытную эксплуатацию проводит подразделение по организации управления с привлечением работников заинтересованных служб. В случае необходимости по результатам эксплуатации проводятся специальные совещания, офор­мляемые протоколом.

Контроль за соблюдением процедуры в процессе ее промышлен­ной эксплуатации проводит соответствующее подразделение.

В случае необходимости изменения вносятся в процедуры. Оформление осуществляется по определенной форме «Извещением об изменении процедуры управления», которое рассылается во все заинтересованные подразделения. Типовая форма извещения приве­дена ниже:

Извещение № об изменении процедуры управления
Предприятие «...» Отдел*...» Номер и наименование процедуры Лист:
Листов:
Причина изменения: Дата выпуска Срок действия Срок вне­сения
№ п/п Содержание изменений Порядок внесения
Ответственный разработчик Начальник отдела Зам. ген. директора

Изменения могут вноситься как на стадии опытного, так и про­мышленного использования процедуры.

Любые изменения процедуры, вызывающие какие-либо измене­ния в других документах, взаимосвязанных с изменяемой процеду­рой, должны сопровождаться одновременным выпуском извещений на все соответствующие документы.

Изменения в подлинник процедуры следуетвносить:

♦ зачеркиванием и/или записью тушью новых данных;

♦ заменой отдельных листов процедуры;

» аннулированием отдельных листов процедуры.

♦ введением отдельных листов.

Около каждого изменения вносят порядковый номер в круге диаметром 5—8 мм и от круга проводят сплошную линию к изменяемому участку.

Изменения на замененных или новых листах подлинника отме­чают вертикальной чертой с левой стороны текста. При этом отме­чают только последние изменения. При добавлении нового листа, ему присваивают номер предыдущего листа, ставят точку и после нее указывают текущий номер дополнительного листа (например: 5.5, 5.2 и т.д.). При аннулировании листа подлинника процедуры допускает­ся сохранность номера последующих листов. В обоих случаях на вто­ром листе процедуры изменяют общее число листов.

В случае необходимости внесения коренных изменений, выяв­ленных в результате проведения опытной или промышленной экс­плуатации ответственный отдел разрабатывает новую редакцию про­цедуры. Основанием для этого должно служить распоряжение соот­ветствующего заместителя генерального директора.

Утвержденные подлинники всех процедур и изменений к ним после размножения передаются в ответственный за процедуры отдел, проверяется их пригодность для хранения, многократного снятия копий и микрофильмирования, а также наличие в них подписей и дат. Вместе с подлинниками процедур хранится копия перечня их рассылки.

Регистрацию процедур и изменений к ним осуществляет ответ­ственное за процедуры на предприятии подразделение. Там же хранится подлинник, контрольный экземпляр и рабочая копия процедуры.

Подлинник процедуры никому не выдается. Работник, взявший рабочую копию, обязан отметить ее листом-вкладышем с указанием фамилии и даты.

Подлинники аннулированных и замененных процедур или их листов хранятся в ответственном за процедуры подразделении в те­чение 2 лет.

Ответственное за процедуры подразделение периодически (не менее чем один раз в год) проводит инвентаризацию действующих процедур.

Основные положения типовой методической инструкции по разработке и внедрению процедур управления

В процессе анализа системы управления качеством необходимо рассматривать вопросы выполнения на предприятии различного на­значения процедур управления.

При проведении анализа процедур управления на предприятии следуетустановить:

1. Имеется ли на предприятии Типовая методическая инструк­ция, устанавливающая типовой порядок и правила разработки, оформления и внедрения процедур?

2. Имеются ли процедуры управления на типовые управленческие процессы, повторяемые в течение года примерно пять и более раз?

3. Соответствуют ли имеющиеся процедуры требованиям Типо­вой методической инструкции?

4. Соответствует ли содержание процедуры целям и задачам рег­ламентированного процесса управления?

5. Насколько соответствуют избранные методы управления в регламентированном процедурой управленческом процессе его це­лям и задачам?

6. Каков уровень качества управленческого процесса, регламен­тированного процедурой управления, в целом?

7. Знают ли порядок разработки и внедрения процедур управлен­ческие работники предприятия?

Необходимо отметить, что на предприятии «Типовую методиче­скую инструкцию по разработке и внедрению процедур управления» целесообразно использовать при разработке и внедрении процедур управления. Это не только упорядочивает управленческие процессы, выполняемые работниками сферы управления, но и снижает трудо­емкость работ.

Структура «Типовой методической инструкции» обычно содер­жит следующие разделы:

Титульный

Содержание (оглавление).

1. Общие положения.

2. Структура и требования к оформлению процедур управления.

3. Внедрение процедур управления.

4. Порядок внесения изменений в процедуры управления.

5. Учет, хранение и обращение процедур управления.

Приложения.

♦ Титульный лист «Типовой методической инструкции» следует оформлять следующим образом:

Организационно-правовая форма и наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

Подпись________ И.О.Фамилия

Дата_____________________________

ТИПОВАЯ МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕДУР УПРАВЛЕНИЯ Город - год_______________________________

Процедуры разрабатывают инициативно или на основании приказов (распоряжений) руководства предприятия. Составление процедуры, как правило, производится временной рабочей груп­пой, возглавляемой сотрудником, ответственным за них в подраз­делении. Состав временной рабочей группы формируется из ра­ботников подразделений — исполнителей, назначенных распоря­жениями руководителей соответствующих подразделений (возмо­жен отрыв работника от его основной деятельности на время раз­работки процедуры).

Состояние дел по управлению на основе процедур определяется на базе анализа ответов на вопросы, указанные выше, сравнением реальных процессов управления с регламентированными в процеду­рах. Кроме того, учитывается наличие на предприятии и качество «Методической инструкции по разработке и внедрению процедур управления».

<< | >>
Источник: Мишин Виктор Михайлович. Управление качеством: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент организа­ции» (061100)/ В.М. Мишин — 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 463 с.. 2005

Еще по теме 3.3.3. Процедуры управления процессами:

  1. 4. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ ИНВЕСТИРОВАНИЯ И ФИНАНСИРОВАНИЯ НЕДВИЖИМОСТИ
  2. Методы управления процессами
  3. ГЛАВА 16. ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ ПРОИЗВОДСТВА 16.1.
  4. ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ
  5. Лекция 3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ СОЗДАНИЯ И РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
  6. Глава 21. ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ СТАБИЛИЗАЦИИ, РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ
  7. 6.1. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ КРЕДИТОВАНИЯ
  8. 3.3.1. Управление процессом маркетингового исследования
  9. Тема 7. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ 7.1.
  10. Глава 7. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ ТРАНСФЕРТА ТЕХНОЛОГИЙ