КЛЮЧЕВЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ

1. Деньги. Считается, чго работа с наличностью изобилует проблемами конт­роля, что приводит к, возможно, чрезмерным мерам контроля. Хотя ниже перечислены многие потенциальные направления контроля, где следует пытаться создать такой набор мер, который сбалансирует затраты на него с достигнутым повышением его уровня контроля. Меры следующие:

• Сравнивайте реестр чеков с фактической последовательностью номе­ров чеков. Компьютерный список напечатанных чеков должен точно соответствовать чекам, которые были использованы фактически. Если нет, то это может свидетельствовать о том, что кто-то изъял чек из стопки чековых бланков в надежде, что это останется незамеченным. Это несоответствие особенно часто касается чеков, напечатанных лазерным принтером, поскольку они хранятся в виде отдельных листов, а не рулона чековых бланков, и поэтому их легче украсть.

• Проводите внезапные проверки сейфа с деньгами на мелкие расходы (petty cash). Можно в искаженном виде представить содержимое сейфа с деньгами на мелкие расходы, используя различные распис­ки и долговые обязательства. Путем внеплановых проверок иногда можно выявить такие несоответствия.

• Контролируйте бланки чеков. Чековые бланки нельзя хранить в шкафу для канцтоваров вместе карандашами и бумагой, посколь­ку любой может взять чек из стопки, и только подделка подписи отделяет его от кражи средств из компании. Вместо этого, чековые бланки следует хранить в запертом сейфе, доступ к которому имеет только уполномоченный персонал.

• Контролируйте штампы подписей.

• Делайте контрольный список в почтовой комнате. Если есть какая- либо вероятность того, что кто-то в бухгалтерии изымает клиентские чеки, прежде чем они включаются в дневной учет депозитов, то персонал почтовой комнаты можно попросить составлять отдельный список, который позднее можно сравнить со списком депозитных корешков, чтобы посмотреть, пег ли между ними расхождений.

• Ежедневно депонируйте все чеки. Если чеки не оприходуются в течение нескольких дней, то возрастает вероятность того, что кто-нибудь получит доступ к ним и обналичит их на свой собс­твенный счет. Поэтому депонирование в банке следует проводить каждый день.

• Направляйте причитающиеся деньги в банковскую ячейку. Если деньги или чеки от покупателей не проходят через компанию, то исчезает целый ворох проблем контроля, связанных с возможным неправильным использованием этих денег. В этих целях можно об­завестись банковской ячейкой, контролируемой банком компании, и попросить клиентов направлять их платежи в адрес этой ячейки.

• Заполняйте пустые места в чеках. Если графа в чеке, в которой ука­зывается выплачиваемая сумма, оставляется частично незаполнен­ной, злоумышленник может вставить дополнительные цифры или слова, что приведет к гораздо более крупному платежу чеком. Этого можно избежать, заставив программное обеспечение, печатающее чеки, вставлять в свободные места линию или серию символов.

• Заполняйте чернилами расписки за мелкие расходы. Расписки за мелкие расходы можно подправить, сделав их суммы крупнее, чем было в действительности, и таким образом правонарушитель забирает себе разницу из сейфа с деньгами. Эту проблему можно решить, попросив, чтобы все расписки заполнялись чернилами.

• Лимитируйте суммы наличности на мелкие расходы. Если в сейфе с деньгами на мелкие расходы мало денег, то существует меньше стимулов украсть ее.

• Приводите в негодность аннулированные чеки. Аннулированный чек можно восстановить и обналичить. Чтобы предотвратить это, следует использовать пружинный штамп, который пропечатывает слово «аннулировано» на поверхности чека, приводя его в полную негодность для повторного использования.

Проводите выверку банковских счетов. Это одно из важнейших направле­ний контроля всей компании, поскольку здесь обнаруживаются все возможные поступления и расходы денег. Банковский отчет о списке обналиченных чеков следует тщательно сравнить с внутренними записями компании, чтобы удос­товериться, что чеки не были изменены после того, как они покинули ком­панию, или что бухгалтерские книги не были подчищены с целью изменения суммы чеков. Необходимо также сопоставить банковский отчет о депозитах с бухгалтерскими книгами, чтобы выяснить, н« ли каких-либо расхождений, вызванных тем, что кто-то изъял чеки или деньги из бандероли банковских депозитов. Далее, следует изучить записи обо всех банковских счетах компа­нии, чтобы удостовериться, нет ли поддельных чехов. Кроме того, абсолютно основополагающим является проведение выверки банковских счетов сотруд­ником, который совершенно не связан с функциональными направлениями кредиторской задолженности, дебиторской задолженности и оборота налич­ности. Таким образом, ни у кого не будет возможности скрьггь свои прегре­шения путем изменения банковских записей. Теперь можно получать онлай­новые банковские отчеты через Интернет, поэтому выверку можно проводить каждый день. Это будет правильным подходом, поскольку несоответствия можно обнаружить и исправить намного быстрее.

• Анализируйте неебналиченные чеки. Если чеки не были обналичены, то, возможно, что они появились на свет вследствие какого-то изъяна в системе кредиторской задолженности, в результате которой был послан чек несуществующему поставщику. Следует попытаться установить связь с этими поставщиками, чтобы посмотреть, есть ли такая про­блема.

• Обновляйте карточки подписей. Банк компании располагает списком лиц, которые уполномочены им подписывать чеки. Если кто-то из этих людей оставляет компанию по какой-либо причине, то он или она все еще сохраняет способность подписывать чеки компании. Чтобы устранить эту проблему контроля, карточки подписей банка следует обновлять сразу после того, как подписант покидает компанию.

• Проштамповывайте входящие чеки надписью «депонировано на счет М> XXX». Существует возможность, что служащие, имеющие доступ к чекам клиентов, попытаются обналичить их, так же есть вероятность, что у кого- то сохранился доступ к почтовой корреспонденции после того, как она вышла из компании. Такую ситуацию можно предотвратить, проставляя штамп на обороте чека с надписью «депонировано на счет N8 XXX». Тако­му человеку пришлось бы стереть этот штамп, чтобы обналичить чек.

2, Инвестиции. Увод инвестиционных фондов является той областью, где некая личность имеет наилучшую возможность украсть крупные суммы финансовых средств компании или разместить их в несоответствующие

инвестиции с высоким риском потерь Следующие меры контроля призваны ограничить эти риски

• Устанавливайте лимиты на инвестиции. При вложении избыточ­ных средств компания должна вести жесткую политику, инвестируя лишь определенные суммы в отдельные категории или объекты инвестиции Например, только первые 100 ООО долл на банковс­ком счете являются застрахованными, поэтому средства сверх этой суммы можно переводить в иные инструменты. Друюй пример: сове! директоров может предположить, что инвестиции в бросовые облигации несут с собой чересчур много риска, и поэтому вводит общий запрет на этот вид инвестиции. Подобные политические установки можно запрограммировать в компьютеры казначейства, чтобы система автоматически блокировала инвестиции, которые не соответствуют установленным инвестиционным параметрам компании,

• Требуйте разрешений на перевод средств с одного счета на другой. Лицо, которое пытается жульнически вывести средства со счетов компании, должно иметь разрешающую санкцию в документах инвестиционного банка компании на перевод денег на неподкон­трольный компании счет.

Кредиторская задолженность. Меры контроля необходимы в области кредиторской задолженности для того, чтобы знать, что служащие не получают плату от клиентов и затем скрывают это должностное преступление, подчищая записи о кредиторской задолженности этих клиентов. Наиболее распространенные меры контроля следующие:

• Сравнивайте полученные чеки с проводками кредиторской задолжен­ности. Работник, занимающийся кредиторской задолженностью, а также ответственный за проводку денег по счетам, может обна­личить чек на свой личный счет и затем скрывать свидетельства украденных средств, постоянно проводя последующую получен­ную наличность через самые старые счета кредиторской задол­женности. Это можно выявить, проводя периодическое сравнение чеков, указанных в списке депозитов за данный день, со счетами, на которые были переведены средства.

• Подтверждайте остатки кредиторской задолженности. Если служа­щий неправильно проводит деньги от клиентов на различные счета, чтобы скрыть недостачу части денег, которые он или она вывел из компании, то згу проблему можно обнаружить, периодически высылая бланк подтверждении клистам, удостоверяющий сумму, которую они заплатили компании.

• Требуйте разрешения на списание просроченной задолженности Ме­неджер должен санкционировать любые списания просроченных долгов из списка кредиторской задолженности. Б противном случае, некто может получить чек от покупателя, обналичить его на свой собственный счет и списать соответствующую сумму кредиторской задолженности как просроченный долг Этот контроль можно значи­тельно усилить, отделив функцию подтверждения поступления средств от функции взыскания кредиторской задолженности, что потребовало бы тайного сговора, чтобы тахой вид мошенничества работал

• Требуйте одобрения кредитов.

4. Инвентаризация. Компания может иметь так много товара, что надежная система контроля необходима просто для того, чтобы обеспечить некую степень защиты вообще. Таким образом, практически все нижеследую­щие меры контроля рекомендуются для обеспечения высокого уровня точности учета товаров:

» Проводите инвентаризацию. Если никто и никогда не проводил учет товарно-материальных запасов, то постепенно их действительное количество будет отклоняться от записей в балансовых книгах, и со временем накопленные разночтения будут нарастать. Чтобы проти­водействовать этой проблеме, можно запланировать либо полную инвентаризацию этих запасов время от времени, либо вообще ввести постоянный цикл пересчета небольших порций товаров каждый день. Какой бы метод ни использонался, важно проводить иссле­дования с целью выяснения, из-за чего происходят несоответствия, и попытаться решить лежащие в их основе проблемы.

• Контролируйте доступ к учетным спецификациям сырья и то­варных запасов. Уровни охраны документов, содержащих учетные спецификации сырья и товарных запасов, должны давать доступ к ним только очень узкому кругу хорошо подготовленных служа­щих. Таким образом, будет минимизирован риск случайных или преднамеренных изменений в этих важнейших записях. Система безопасности должна также сохранять пользовательские пароли всех, кто имел доступ к этим записям, на случай, если потребуют­ся свиде!ельства, доказывающие, чго имела место мошенническая деятельность.

» Поддерживайте уровни точности спецификаций не ниже 98%. Специ­фикации очень важны для определения стоимости полуфабриката по мере того, как он проходит через стадии незавершенного производс­тва и, в конечном счете, оказывается на складе готовой продукции, поскольку они включают все возможные компоненты, из которых состоит каждое изделие. Эти записи следует регулярно сопоставлять с фактическими компонентами изделия, чтобы удостовериться в их правильности, и их точность необходимо отслеживать.

• Требуйте заполнения форм на списание в отходы и передел брака. Поразительное количество материалов и связанных с ними прямых затрат труда может быть потеряно в виде отходов производства или при исправлении брака. Обычно это трудно контролировать, поскольку отходы и передел могут иметь место аа многих этапах производственного процесса. Тем не менее производственный пер­сонал должен быть обучен заполнению передаточных форм, которые регистрируют эти действия с целью точного учета материалов.

• Ограничивайте доступ на склад. Без ограничений доступа склад компании похож на крупный магазин без цен — просто бери все, что хочешь. Это отнюдь не означает, что работники берут товары для личного пользования, но, возможно, они забирают избыточное их количество для производственных целей, что ведет к скоплениям на производственной площади. Кроме того, это ставит снабженцев перед тяжелой и почти невыполнимой задачей попытаться опреде­лить, что находится в запасах, а что нужно купить для сегодняшних производственных нужд. Следовательно, должен бьггь обязательный контроль над запасами, а также жесткий ограниченный к ним до­ступ.

• Отделяйте запасы, принадлежащие клиентам. Бели клиенты поставляют компании некоторые комплектующие, которые ис­пользуются при производстве изделий для них, очень просто перепутать эти запасы с собственными, это в результате ведет к ложному представлению о количестве запасов. Конечно, можно давать клиентским запасам специальную кодировку для того,

чтобы четко различать их, гораздо наглядным контролем является размещение этих товаров в другой части склада.

5. Авансы служащим. Служащие могут просить авансы в счег очередной за­рплаты кии для оплаты расходов в предстоящей командировке. В любом случае, легко потерять след аванса. Перечисленные ниже меры контроля необходимы ДЛЯ ТО! о, чюбы обеспечи гь в конечном счете возвращение

аванса:

• Постоянное отслеживание Всех выданных авансов. После выплаты авансов служащим необходимо постоянно отслеживать статус этих авансов Работники, попросившие авансы, часто находятся в плачев­ном финансовом состоянии, и нужно направлять им постоянные напоминания, чтобы добиться своевременного возврата средств. Простым пунктом контроля является наличие инструкции, требу­ющей автоматического вычета всех авансов из очередной зарплаты служащего, что резко сокращает работу по отслеживанию авансов.

• Требуйте разрешений на выплату всех авансов работникам. Когда работнике просят авансы по каким-либо причинам в счет очеред­ной зарплаты или для оплаты расходов в командировке, это всегда должно происходить с одобрения та непосредственных начальников. Причина в том, что аванс ото, по сути, маленький краткосрочный кредит, который тоже потребовал бы одобрения руководством. Ме­неджеру по кредиторской задолженности или его персоналу следует разрешать санкционировать лить минимальные суммы авансов.

6. Основные средства. Покупка и продажа основных средств требует особых мер контроля, при получении соответствующих разрешений на проведение сделки, а также надлежащий учет средств, связанных с основными фондами. Все нижеследующие меры контроля следует применять для достижения этих целей:

• При закупках основных средств должны иметься надлежащие пред­варительные разрешения. Компания с капиталоемкой инфраструк­турой может обнаружить, что важнеищим направлением для кон­троля является санкционирование расходов на новые капитальные проекты или замену оборудования. В зависимости от возможной сулемы требующихся средств, этот контроль может включать пол­ный анализ чистой приведенной стоимости {net present value, NPV) денежных потоков, связанных с каждым предстоящим капиталов­ложением, а также многоуровневые разрешения вплоть до совета директоров. Действительно всеобъемлющая система контроля будет также включать анализ после завершения проекта, сопоставляющий первоначальные оценки денежных потоков с фактически достигпу-

бухгалтерский учет

тыми. Это необходимо не только для того, чтобы сделать вывод об улучшении в будущем процесса прогнозирования, но и для того, чтобы увидеть, ие было ли сделано каких-либо преднамеренных искажений в первоначальных оценках.

• Удостоверьтесь, что проводятся правильные расчеты амортизации. Хотя неверные расчеты амортизации не ведут к потенциальной потере активов, но они могут закончиться неприятной в будущем корректировкой финансовой отчетности представленной ранее. Меры контроля должны включать сравнение капитализируемых статей с официальным корпоративным лимитом капитализации для того, чтобы определить правильно ли, капитализируются и аморти­зируются активы. Меры контроля должны также включать анализ категорий активов, по которым учитывается каждый отдельный актив, чтобы удостовериться, правильно ли он классифицирован, и, следовательно, амортизируется.

• Удостоверьтесь, что списание основных средств надлежащим образом санкционировано. Компания не хочет, чтобы ее активы продавались в пожарном порядке, когда никто из членов правления не знает об этом. Следовательно, продажа активов должна быть надлежа­щим образом санкционирована, прежде чем будет инициирована какая-либо сделка по продаже, хотя бы только для того, чтобы удостовериться, что конечная цена, уплачиваемая покупателем, представляется обоснованной.

• Удостоверьтесь, что все платежные документы, связанные с продажей основных средств, правильно оприходованы. Служащие могут продать активы компании, положить в карман выручку и отчитаться перед компанией о том, что актив был сдан в металлолом. Эта проблема контроля может быть уменьшена требованием, чтобы накладная или расписка в получении от утилизирующей компании подшивалась к документации каждого снимаемого с баланса актива,

• Удостоверьтесь, что основные средства утшизируются, Многие основные средства пылятся в углу и не используются, и никому не приходит в голову мысль о том, чтобы их прибыльно продать. Поэтому персонал бухгалтерии должен проводить периодический анализ всех основных средств, который должен включать визуаль­ную инспекцию и беседы с работниками, чтобы определить, что активы больше не используются.

Кредиторская задолженность. Это одна из самых распространенных областей, где происходит неправильное использование активов, а также область, в которой наиболее вероятно возникновение трансакционных ошибок. Тем не менее чрезмерное использование контроля в этой об­ласти может привести к значительному ухудшению работы персонала

отдела кредиторской задолженности, поэтому следует использовать

разумный комплекс мер контроля.

• Проверяйте отчеты по кредитным картам. Когда служащим выда­ют кредн гные карт очки о I компании, будет существовать некоторый риск того, что они будут использоваться для неделовых расходов. Чтобы этою избежать, можно бегло проверять несколько линий расходов в каждом отчеге но кредитной карте, а иногда и проводить полную проверку каждого полученного отчета. В отношении тех служащих, которые имеют прецеденты совершения несоответс­твующих покупок, но которым карточка тем не менее предостав­лена, можно также анализировать их покупки в режиме онлайн (в зависимости от того, какой сервис предоставляет банк-эмитент) в тот же день, когда произведена покупка, и изменять кредитные лимиты в то же самое время, ужесточая таким образом контроль за использованием кредитной карты.

• Сравнивайте произведенные платежи с подученными накладными. За исключением оплаты услуг и периодических платежей, все пла­тежи через систему кредиторской задолженности должны иметь соответствующие учетные записи по полученным накладным. Если таковых нет, то надо провести расследование, каким образом про­изведен платеж. Такой контроль может быть трудно реализовать, если нет в наличии автоматической системы трехсторонней сверки, поскольку в противном случае может потребоваться много работы по перекрестной проверке вручную.

• Сравнивайте номера счетов, полученных от поставщиков. Когда поставщикам не платят своевременно, они, вероятно, вышлют компании копию счета-фактуры на том основании, что оригинал должно быть потерян. Если оригинал счета всего лишь находится в стадии обработки с целью оплаты, то существует вероятность, что компания оплатит как первоначальный счет, так и его копию. Следовательно, бухгалтерское программное обеспечение должно автоматически сличать номера всех полученных счетов, чтобы увидеть, нет ли дубликатов.

• Устанавливайте ограничения на покупки по кредитным картам. Когда служащим выдаются кредитные карты, в распоряжении компании имеется ряд возможных ограничительных мер, которые она может ввести для кредитных карт с целью удержать расходы служащих в определенных, заранее установленных пределах. Напри­мер, если карта эмитирована конкретным магазином, то покупки могут ограничиваться только этим местом. Однако, поскольку это может привести к большому числу разнообразных кредитных карт, более популярной альтернативой является снабженческая

(или закупочная) карта. Это кредитная карта, для которой уста­новлен ряд дополнительных ограничений. Они могут включать максимальную сумму для отдельных покупок, максимальную сумму дневных расходов или быть ограничены определенными магазинами. В зависимости от уровня услуг, предлагаемых по снабженческой карте, ежемесячный отчет о расходах может также содержать список основных категорий закупленных товаров.

• Требуйте разрешений на оплату всех счетов, не имеющих соответс­твующего ордера на покупку. Если отдел снабжения не санкциониро­вал оплату счета, то персонал бухгалтерии должен отправить его руководителю подразделения, которое будет оплачивать его, чтобы „угот руководитель мог изучить и разрешить данную покупку.

• Требуйте, чтобы руководители просматривали и утверждали отчеты по кредитным картам. Даже при наличии ограничений, только что упомянутых в отношении снабженческих карт, все еще сохраняется возможность совершения несанкционированных поку­пок. Если представляется необходимым проверять покупательские действия служащих, то копии отчетов по кредитным картам могут направляться их начальникам для просмотра. Это не обязательно должно делаться с целью утверждения покупок, но, по крайней мере, для того, чтобы убедиться, что руководители знают о типах совершаемых расходов.

• Проверяйте наличие разрешений трехсторонней выверкой. Хотя -)то крайне трудоемко, важно сличать счет-фактуру поставщика с разрешающим закупочным ордером, чтобы удостовериться, что реквизиты обоих документов совпадают. Одновременно сличают объем, на который выставлен счет, с приходной документацией, что­бы убедиться, что компания платит только за полученные товары. Некоторые компьютерные системы могут автоматизировать этот процесс сверки. Альтернативой является процедура утверждения приемщиками объемов, полученных от поставщиков, путем срав­нения их с закупочными ордерами, что в дальнейшем позволяет персоналу бухгалтерии платить поставщикам по разретающему закупочному ордеру, а не по счету-фактуре поставщика.

Долговые ценные бумаги. Размещение нового займа обычно является крупным событием, которое находится под пристальным вниманием финансового директора и поэтому не требует особого контроля. Тем не менее следующие пункты проверки рекомендуются как часть общей корпоративной политики.

проверять все предполагаемые долговые инструменты, чтобы убедиться, что процентные ставки, обеспечение и другие Требова­ния не являются слишком обременительными или противоречат условиям имеющихся кредитных соглашений. Кроме того, может быть полезно время от времени посмотреть, не имеет ли кредиту­ющая организация неприемлемых связей с компанией, например, частичное или полное владение ее акциями лицом, ответственным в компании за заключение кредитных соглашений.

• Требуйте одобрения руководством всех заимствований и погашений долга. Как и в предыдущем пункте проверки, одобрение высшего руководства требуется для всех долговых инструментов, за исклю­чением того, если речь идет об окончательном одобрении каждого долгового обязательства. Если планируемый кредит является очень крупным, то имеет смысл разработать инструкцию, в которой будет оговорено, что для таких случаев необходимы санкции совета ди­ректоров, чтобы быть полностью уверенным, что на всех уровнях организации имеется полное согласие относительно характеристик данного долгового обязательства. Требование визирующей подписи можно сделать еще более полезной мерой контроля, если довести его до сведения кредитора, чтобы он случайно не санкционировал кредитное соглашение, которое пе было подписано уполномочен­ным должностным лицом.

9. Выручка. Основной проблемой контроля, связанной с выручкой, являет­ся обеспечение того, чтобы все отгрузки сопровождались своевременной отправкой счетов. Сбой контроля в этой области может привести к крупной недостаче выручки и угрозе общей ликвидности компании.

• Сравнивайте все выставленные счета с реестром отгрузок. Следует проводить непрерывное сравнение счетов с реестром отгрузок, не только для того, чтобы знать, что на все отгруженные товары вы­ставлены счета, но и в целях защиты от незаконных отгрузок в ре­зультате тайного сговора между внешними сторонами и персоналом отдела продаж. Некто, забирающий товар с отгрузочной площадки, не всегда будет брать на себя обязательства занести эту трансакцию в реестр отгрузок. Поэтому следует тщательно отслеживать коли­чество запасов готовой продукции, физически пересчитывать их и контролировать все сделки по каждой товарной позиции для того, чтобы определить, где может иметь место утечка запасов.

• Сравнивайте использованные скидки с разрешенным возвратом това­ров. При оплате счетов, выставленных компанией, покупатели иног­да будут использовать предоставляемые скидки на том основании, что они вернули компании некоторые товары. Проблема в том, что компания могла не санкционировать возврат, д то и не получить его вовсе. Сравнение реестра разрешении на возврат товаров со списком использованных скидок в журнале учета денежных поступлений обнаружит свидетельства того, что покупатель не платит по своим обязательствам

• Выявляйте отгрузки товарных образцов в реестре отгрузок. Товары, которые отправлены без выставления счета та них, вероятно, явля­ются товарными образцами, посланными возможному покупателю или маркетинговому агентству. Они должны быть помечены как то­варные образцы в реестре отгрузок, и внутренние аудиторы должны удостовериться в том, что каждый из них был надлежащим образом санкционирован, предпочтительно подписанным документом.

10. Себестоимость проданных товаров. У компании есть много способов потерять контроль над своими издержками в области себестоимости проданных товаров, поскольку она имеет многочисленный персонал и самую крупную часть издержек компании. Применение предлагаемых тоже мер контроля в производственной сфере будет сильно зависеть от предполагаемых выгод, которые будут получены от их использова­ния, по сравнению с теми масштабами, в которых они будут мешать плавной работе производственного подразделения.

• Сравнивайте стоимость всех выполненных работ с плановыми за­тратами. Компания может пострадать от крупных сокращений валовой прибыли, если она пристальным оком не следит за затра­тами, связанными с выполненными работами. Для этого финан­совому директору нужно сравнивать полный перечень всех изде­ржек по данной работе с первоначальным бюджетом или квотой, и точно определять, какие фактические затраты оказались выше ожидавшихся. Этот анализ должен завершиться списком проблем, обусловивших перерасход средств, на которые, в свою очередь, мо­жет обратить внимание команда менеджеров с тем, чтобы они не возникали впредь. Эту процедуру следует проводить и параллель­но с выполняемыми работами (особенно, если эти работы имеют долговременный характер), и, таким образом, указанные проблемы могут быть обнаружены и решены до завершения работ.

• Сравнивайте плановую потребность в рабочей силе с фактическим производственным персоналом. Производственный руководитель, если он единолично отвечает за выполнение производственного плана, будет иметь тенденцию к укомплектованию производствен­ных участков в избытке, надеясь на то, что при больших трудовых ресурсах продукция появится в срок. Эту тенденцию можно выявить и количественно измерить, используя схему трудозатрат, чтобы

определить объем трудозатрат, которые следовало произвести, и затем сравнить с этой нормой фактические трудозатраты.

• Выдача со склада согласно спецификациям. Надежным видом контроля над материальными издержками являегся требование использования спецификации сырья и материалов для каждого производимого изделия, а также требование выдавагь ресурсы из сырьевых запа­сов, предназначенных для производства этих изделий, исходя из количеств, указанных в спецификациях сырья и материалов. Таким образом, проверяющий можсг выражать недовольство теми выдача­ми со склада, которые не были утверждены посредством сырьевой спецификации, и объективного обоснования для них не имеегся.

• Делайте закупки на основе рамочных закупочных ордеров и связанных с ними поставок. Снабженцы уже выполняют свою работу, если все покупки санкционируются посредством закупочных ордеров. Однако они будут делать эту работу более эффективно, если пов­торяющиеся закупочные ордера объединить в рамочные закупоч­ные ордера, на основе которых время от времени осуществля­ются поставки. Внутренний аудитор должен периодически оп­ределять, существуют ли возможности для использования до­полнительных рамочных закупочных ордеров, используются ли надлежащим образом имеющиеся ордера, выбраны ли минималь­ные количественные объемы, указанные в 9'ществующнх рамоч­ных ордерах, что освобождает компанию от уплаты штрафов за невыбранные минимальные объемы по ордерам.

• Отклоняйте все покупки, которые не были заранее одобрены. Круп­ным изъяном в закупочных системах многих компаний является то, что на грузоприемиой площадке принимаются все отгрузки поставщиков, независимо от наличия разрешающей документа­ции. Многие из этих грузов поступают по устным распоряжениям служащих из разных частей компании, многие из которых не уполномочены делать такие покупки, либо они не осведомлены о том, что покупают товары по высоким ценам. Эту проблему можно устранить, введя правило, что все полученные грузы должны иметь в документации соответствующий закупочный ордер, утвержден­ный отделом снабжения. Таким образом, снабженцы смогут удосто­вериться, что существует потребность в каждом заявленном товаре и что он закупается по обоснованной цепе и у сертифицированного поставщика.

Расходы на поездки и развлекательные мероприятия. Отчеты служащих о расходах могут включать десятки позиций, но которым они просят возместить затраты, причем некоторые из них могут противоречить политике компании в отношении компенсации затрат. Чтобы выяснить,

что эти статьи «серых расходов» выявлены, многие бухгалтеры затра­чивают необоснованно много рабочего времени на детальное изучение отчетов о расходах Необходимость в таком уровне контроля будет зависеть от оценки финансовым директором той суммы расходов, которая будет ассигнована на эти цели. В действительности, чтобы сделать эти отчеты «честными», в целом будет достаточно несколько меньшей формы контроля, например, аудита отчетов о расходах.

• Выборочно проверяйте отчеты о расходах. Служащие могут быть склонны включать в свои отчеты статьи расходов в надежде на то, что компания не просматривает их расходы. Эту проблему можно решить весьма недорогим способом, проводя немногочисленные выборочные проверки отчетов о расходах и принимая меры к на­рушителям в отношении любых неразрешенных статей расходов. Слухи об этих проверках получат распространение и приведут к лучшему самоконтролю служащих при подготовке отчетов о расходах. Кроме того, если существуют свидетельства повторных нарушений, то выборочный аудит можно сделать не выборочным, а ввести повторяющуюся проверку для конкретных служащих.

• Издайте инструкцию, касающуюся разрешенных расходов. Служащие могут просить возмещения несоответствующих расходов просто потому, что им не было сказано о том, что эти расходы не являются разрешенными. Эту проблему можно решить, выпустив детальную инструкцию, касающуюся правил и процедур в отношении коман­дировок. Эта концепция будет более доступной для служащих, если разместить информацию на сайте внутрикорпоративной сети. Кроме того, если имеется онлайновая система заполнения отчетов о расходах, эти правила можно встроить непосредственно в программное обес­печение, и таким образом система будет предупреждать служащих о неразрешенных к возмещению расходах.

• Требуйте визирования руководителями всех отчетов о расходах. Если существуют постоянные проблемы с включением служащими нераз­решенных к возмещению расходов, может оказаться необходимым требовать визирования руководителями всех отчетов о расходах. Преимущество этого состоит в том, что включает в процесс человека, который, как предполагается, знает, почему служащий заполняет фор­му на возмещение расходов, и который может сказать, что компании следует оплатить юс. Недостаток в том, что отчеты о расходах обычно покоятся на столах начальников долгое время, что увеличивает время, по прошествии которого служащий получит возврат.

12. Расходы на заработную плату. Меры контроля, используемые в отно­шении заработной платы, охватывают две области — предотвращение

переплат служащим и предотвращение мошенничества, связанного с выпиской платежных чеков на не9'щесгвующих работников. Ниже рассмотрены оба вида контроля.

• Требуйте одобрения (кех сверхурочных часов, отработанных персоналом с ноВременной оплатой. Одной из простейших форм мошенничества является возвращение в компанию после окончания рабочего дня и отметка об уходе через некоторое время, либо другой служащий делает это за кого-то, создавая тем самым ложные сверхурочные часы Это можно решить, потребовав одобрения руководством всех отработанных сверхурочных часов. Более передовым мето­дом является компьютеризованная простановка времени, которая относит каждого служащего к определенной категории рабочего времени, и таким образом любые часы, отработанные после его или ее стандартного рабочего времени, будут автоматически выделяться компьютером для одобрения начальством. Система может даже не выдавать служащему отметку об уходе после указанного времени су­ток без предварительного ввода в компьютер кода руководителя.

• Требуйте одобрения всех изменений в оплате. В системе заработной платы можно довольно легко сделать изменение начисляемых сумм, если существует тайный сговор между бухгалтером по зарплате и другим служащим. Это можно обнаружить путем регулярных срав­нений выплаченных ставок зарплаты с утвержденными ставками, хранящимися в досье служащих. Лучше всего требовать одобрения высокопоставленным руководителем всех изменений в заработной плате, что должно включать подпись этого лица на стандартной форме об изменении зарплаты. Полезно также проверять вычеты, произведенные из начисленных сумм заработной платы служащих, поскольку их можно подправить в сторону уменьшения, чтобы получить по сути более высокую ставку заработной платы. Та­кой аудит должен включать просмотр сумм и времени выплат по исполнительным листам, чтобы удостовериться, что эти вычеты производятся в соответствии с судебными постановлениями.

• Выдавайте чеки непосредственно получателям. Обычным видом мо­шенничества является создание персоналом по зарплате «мертвых душ» в системе заработной платы, либо продолжение начислений служащим, покинувшим компанию, с последующим присвоением выписанных чеков. Такую деятельность можно остановить, если каждый чек по зарплате выдавать служащему, который может подтвердить свою личность.

• Направляйте списки выданных чеков по зарплате руководителям подразделений. Полезно время от времени давать руководителям списки чеков по зарплате, выданных з их подразделении, поскольку

они могут обнаружить платежи служащим, которые там уже не работают. Это является особой проблемой в крупных компаниях, где любая задержка в обработке документов на увольнение может обернуться продолжением выплат бывшим служащим. Это та клее хороший контроль над любым бухгалтером по зарплате, который может попытаться обмануть компанию, задерживая документы на увольнение и затем какое-то время присваивая выписанные чеки.

• Сличайте адреса на чеках по зарплате служащих. Если персонал по зарплате создает «мертвые души» и отсылает их чеки по своим до­машним адресам, тогда простая проверка адресов всех получателей чеков обнаружит дублирующие адреса. (Чтобы служащие не могли обойти эту проблему, посылая чеки на почтовые ячейки, должна быть подготовлена инструкция, запрещающая выписывать чеки на ячейки в почтовых отделениях.)

13. Расходы на офис, мебель. Хотя это относительно небольшая статья, сле­дующий вид контроля призван выяснить, что служащие благоразумны в своих приобретениях обстановки для офисных помещений:

• Сравнивайте стоимость мебели служащих с нормами компании. Слу­жащие могут приобрести мебель по цене, намного превышающей ту, по которой ее можег купить благоразумный менеджер. Эту про­блему можно решить, издав инструкцию, устанавливающую макси­мальную стоимость мебели для одного служащего, и проводя ее в жизнь посредством периодических внутренних аудитов фактических затрат. Другим средством ее реализации является санкционирование стандартного набора мебели, приобретаемого снабженцами, причем любая мебель вне этого списка требует специального разрешения.

14. Главное. Некоторые регулярные платежи поставщикам базируются на долгосрочных контрактах. Большинство следующих мер контроля свя­зано с наличием полного представления об условиях этих контрактов, чтобы компания не делала неправильных по размеру платежей:

• Отслеживайте изменения в контрактных издержках. Это крупный источник возможных сокращений расходов. Поставщики могут в своих счетах, выставляемых компании, изменять цены по сравнению с указанными в закупочных ордерах, рамочных ордерах или долго­срочных контрактах, в надежде, что никто в компании-получателе не заметит изменения цен. Особое внимание следует уделять ценам, которые поставщик может по контракту изменить в соответствии с некоей базой затрат, например, ценой нефти или индексом потреби­тельских цен. Поставщики будут незамедлительно повышать цены, основанные на этих повышающих условиях, но будут гораздо менее

оперативными в снижении цен в соответствии с теми же базовыми факторами. Группа внутреннего аудита может время от времени про­сматривать эти цены, либо бухгалтерская компьютерная программа может автоматически сравнивать цены счетов-фактур с базой данных по условиям контрактов. Альтернативой являются платежи постав­щикам только исходя из цены, указанной в закупочном ордере, что полностью отменяет необходимость в этом контроле.

• Отслеживайте время возобновления контрактов. Компания может быть вынуждена временно платить поставщику намного более высокие иены, если она по небрежности позволит истечь долго­срочному контракту, содержащему выгодные ценовые условии. Чтобы избежать этого затруднительного положения, хорошей мерой контроля является создание общей документации на все контракты, включающую дату истечения контракта. Таким образом, будет за­благовременное предупреждение о том, когда нужно инициировать переговоры о продлении контракта.

• Требуйте одобрения для различных уровней денежных обязательств, вытекающих их контракта. Должна существовать политика компа­нии, устанавливающая уровни денежных обязательств, для которых требуются санкции руководителей более высоких уровней. Хотя это, возможно, и не поможет компании дезавуировать подписанные кон­тракты, это полезный предохранительный инструмент для удержа­ния менеджеров от подписания контрактов, которые представляют собой крупные или долгосрочные денежные обязательства.

• Оформите ипотеку на служащих, занимающих рискованные в фи­нансовом отношении должности. Если, несмотря на все вышепе­речисленные меры контроля, все же сохраняется некоторый риск того, что корпоративные активы могут быть потеряны в результате деятельности служащих, то полезно оформить закладные на иму­щество либо конкретных служащих, либо всего персонала подраз­деления, чтобы компания могла получить компенсацию в случае мошеннических действий.

Предыдущий набор рекомендуемых мер контроля охватывает только наиболее распространенные из них. Их следует дополнять, анализируя про­цедуры, используемые компанией, чтобы увидеть, есть ли необходимость в дополнительных мерах контроля (или в их сокращении), в зависимости от того, как структурированы эти процедуры. Меры контроля будут также зна­чительно различаться по отраслям: например, казино устанавливают много­уровневый контроль за обработкой наличности, поскольку это денежный бизнес. Таким образом, представленные меры контроля следует рассматривать только как основу для всеобъемлющего комплекса мер контроля, которые должны удовлетворять специфическим нуждам каждой компании.