7.2.4. Определение порядка функционирования системы управления (регламентация)

• уточняются характеристики и процедуры деятельности организа­ции;

• уточняется состав подразделений, аппаратов управления, распре­деляются задачи, обязанности, права и ответственность между конкретны­ми исполнителями;

• определяется трудоемкость основных видов работ, квалификаци­онный состав работников, рассчитывается численность работников каждо­го из подразделений;

• разрабатываются штатные расписания;

• определяется порядок взаимодействия подразделений и конкрет­ных должностей при выполнении взаимосвязанных комплексов работ, раз­рабатываются процедуры выполнения основных видов работ;

• проектируются организационная, информационная, социальная, экономическая и технологическая структуры;

• проектируются процессы документирования и потоки информации;

• проводится организация документооборота в целях наиболее пол­ного и своевременного информационного обеспечения процесса функцио­нирования подразделений, органов управления и управления ими;

• в органах управления и подразделениях формируется благоприят­ный социально-психологический климат;

• уточняется положение об организации;

• разрабатываются положения о структурных подразделениях;

• разрабатываются должностные инструкции;

• проводятся расчеты эффективности проектируемой структуры.

Другими словами, на этом этапе проводится чёткая регламентация

усовершенствованной организации.

На основе результатов проведённых работ уточняются проектные ре­шения по основным направлениям совершенствования существующей структуры и разрабатываются документы, регламентирующие процессы функционирования организации и управления ею.

В процессе оргпроектирования следует обязательно учитывать, что каждое подразделение, каждый аппарат управления, организация, кроме организационной, имеют также отраслевую, технологическую, экономиче­скую, социальную и информационную структуры, которые взаимосвязаны и взаимозависимы.

Отраслевая структура представляет собой форму упорядочения соот­ношений подразделений, аппаратов управления в организации.

Технологическая структура определяется составом и соотношением техники, оборудования, приборов и других видов технических средств, ис­пользуемых в процессе функционирования подразделений. Она определя­ется приемами использования технических средств в процессе выполнения организацией своих задач.

Экономическая структура характеризуется экономическими отноше­ниями как между подразделениями организации, так и между организаци­ей и внешней средой.

Социальная структура - это распределение работников по профессио­нальному, квалификационному, половозрастному, национальному составу, уровню образования, семейному положению.

Информационная структура представляет собой относительное распо­ложение источников и получателей информации. Она характеризуется также направленностью, интенсивностью и конфигурацией информацион­ных потоков.

Перечисленные виды структур организации, подразделений, аппарата управления в комплексе должны обеспечивать реализацию стратегии её деятельности.

Следует помнить, что с течением времени под воздействием внешних и внутренних условий главные цели деятельности организации изменяются. Поэтому должна изменяться их стратегия и, соответственно, организацион­ная, информационная и другие виды структур и параметры организации.