1.1. Система управления как объект и предмет исследования

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотре­нии организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, ме­тоды и приемы, обеспечивающие эффективную совместную дея­тельность работников всех структурных подразделений.

Любая организация, вне зависимости от ее конкретного на­значения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются:

• цели организации;

• ее организационная структура;

• внешняя и внутренняя среда;

• совокупность ресурсов;

• нормативная и правовая основа;

• специфика процесса функционирования;

• система социальных и экономических отношений;

• организационная культура.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать сис­тему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

Прежде всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

Любой вид управленческой деятельности связан с управле­нием людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая дея­тельность — это прежде всего управление социальными коллек­тивами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой сис­темы может рассматриваться организация любого уровня: мини­стерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной, созданной для сбора, анализа и переработки информации с це­лью получения максимального конечного результата при опре­деленных ограничениях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предпри­ятием, мы употребляем термин «система», например: производ­ственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему же мы используем данный термин? Прежде всего потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зре­ния кибернетики и тем самым пытаемся понять, каковы его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует, и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие, как систему.

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В настоящее время можно выделить по крайней мере пять типов системных представлений: микроскопическое, функцио­нальное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное. Каждое из них отражает определенную группу характеристик системы.

Микроскопическое представление системы основано на пони­мании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов).

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выпол­нять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представ­ляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересую­щие нас объекты. Следовательно, система может быть представ­лена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсис­тема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И наконец, процессуальное представление характеризует состоя­ние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; сама она является единым и нераз­рывным целым, т.е. целостной системой для нижестоящих ие­рархических уровней; имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Предметом исследования выступают конкретные проблемы, стороны деятельности организации, познание и разрешение ко­торых требует проведения исследования.

Изучая систему управления как объект исследования, необ­ходимо выделять требования, предъявляемые к системам управ­ления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

• детерминированность элементов системы;

• динамичность системы;

• наличие в ней управляющего параметра;

• наличие контролирующего параметра;

• наличие каналов обратной связи (по крайней мере одного).

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия

эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управле­ния, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других. Если в организационной струк­туре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лиш­ним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамич­ность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неиз­мененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнут­ри». Например, в организации нет достаточного количества ква­лифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внеш­ним возмущениям следует отнести указы вышестоящих органи­заций, изменения ситуаций на рынке, экономические и полити­ческие факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

Чтобы обеспечить быстрое перестроение системы (организа­ции) в условиях изменения среды, система управления должна: иметь элемент, фиксирующий факт появления возмущения; обла­дать минимально допустимой инерционностью для своевременного принятия управленческих решений; иметь элемент, фиксирую­щий факт упорядочения состояния системы в соответствии с из­менившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел со­вершенствования структуры управления.

Третье требование в системе управления — наличие управ­ляющего параметра, посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами.

При этом руководитель должен обладать необходимой ком­петенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего па­раметра можно считать выполненным, если внешнюю инфор­мацию воспринимает руководитель организации, который орга­низует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии ус­ловий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляю­щего параметра, приводит к принятию субъективных управлен­ческих решений и так называемому волевому стилю руково­дства. Это требует четкой организационной структуры и распре­деления обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регла­ментирующих их деятельность.

Четвертым требованием, предъявленным к системам управ­ления, является наличие контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на лю­бой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в сис­теме управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по опре­деленным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в сис­теме обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппара­та управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявляемые к системе управления как объекту исследования. Что это нам дает в смыс­ле методологии процесса управления?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект иссле­дования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее сис­темные характеристики. Это позволяет лучше понять организа­цию и определить, к какому классу сложности она относится.

2. Чтобы совершенствовать систему управления с использо­ванием компьютерной техники, организационное проектирова­ние требуется доводить до такого уровня, при котором обеспе­чивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нуж­но четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима информационная проработка системы на уров­не управленческих решений.

5. Исследование и проектирование должно быть непрерыв­ным процессом. В системе управления следует предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно про­рабатывать технологию подготовки новых решений, обуслов­ленных новыми целями.

6. Должна существовать четкая документация, регламенти­рующая деятельность организации. Зачастую Положения об от­делах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечи­вают персональной ответственности при принятии управленче­ских решений.

Как же обеспечить данные требования? Выше отмечалось, что это возможно только на основании общей концепции ис­следования систем управления как систем принятия решений, поскольку конечным продуктом станет именно управленческое решение (см. главу 3).