2.1. ОСНОВНЫЕ ПОДХОДЫ К ИССЛЕДОВАНИЮ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Тщательное изучение практики функционирования системы управления с применением научных методов позволяет правильно подойти к вопросу совершенствования системы управления в кон­кретных условиях.

Поводом для изучения системы могут быть в два случая: со­здание новой системы управления и совершенствование действующей. В первом случае проектируются системы управления, во втором — раз­рабатывается комплексная система мер по совершенствованию дей­ствующей системы управления.

Совершенствование системы управления — это постоянная, большая и сложная работа. Она должна быть хорошо организована.

Организацию управления как сложную специфическую дея­тельность по созданию (проектированию) систем управления следует рассматривать на основе анализа особой категории деятельности — процесса организации управления.

Процесс организации управления и процесс управления взаимо­зависимы и взаимоопределяемы. Результаты процесса управления будут эффективны при успешной реализации процесса организации управления. При управлении должны постоянно выявляться недостат­ки и помехи, устранение которых в процессе организации управления приведет к оптимизации системы управления. При обеспечении взаи­мосвязи и единства этих процессов система управления будет функ­ционировать эффективно.

Теоретическое и практическое обособление этих двух процес­сов, совокупное их изучение, определение взаимосвязей и взаимоза­висимостей позволяет находить правильные решения при совершен­ствовании управления — это труднейшая область человеческой дея­тельности. Труднейшая потому, что организация системы, в том числе и системы управления, никогда не является окончательной, она все­гда изменяется (вернее, должна изменяться) вместе с изменением мас­штабов системы, под влиянием внутренних и внешних факторов, с раз­витием техники и технологии.

Организация управления эффективна только тогда, когда ис­пользуется комплексный подход, т.е. она охватывает не отдельные участ­ки и стороны управления, а всю систему. Эффективность управления можно рассматривать как результативность деятельности конкретной системы управления, которая выражается в различных показателях как объекта управления, так и собственно управленческой деятельности (субъекта управления), причем эти показатели имеют как количествен­ные, так и качественные характеристики. Следует отметить, что ре­зультаты труда в системе управления проявляются не прямо, а кос­венно — в труде людей, подразделений, занятых в управляемом объекте.

Реорганизация управления не должна сводиться к субъектив­ной ломке сложившейся системы. Тщательное изучение практики функ­ционирования систем управления должно осуществляться с примене­нием научных методов исследования.

Исходная информация для исследования и разработки (про­ектирования) системы управления или исследования функциониро­вания действующей системы управления и разработки мероприятий по ее совершенствованию формируется на основе следующих источ­ников: научных рекомендаций в области организации, экономики, управления и других областей знаний; директивных и инструктивно- методических документов; анализа результатов деятельности предпри­ятия и результатов специально организуемых исследований.

Создание и обеспечение функционирования системы управле­ния нельзя рассматривать как окончание процесса организации управ­ления. Организационные системы отличаются особой динамичностью. Даже если первоначальная их конструкция безупречна, на этом нельзя успокаиваться. Системы управления стареют под воздействием раз­личных внутренних и внешних факторов.

Исследование систем управления или проблем функциониро­вания систем управления всегда должно проводиться для достижения каких-либо известных (установленных) целей.

В зависимости от поставленной цели по исследованию систе­мы управления могут использоваться следующие исследования:

— теоретические — изучение явлений и процессов системы и системы управления осуществляется на основе использования не­ких абстрактных объектов.

— прикладные — решение определенных практических про­блем с использованием фундаментальных исследований. При приклад­ных исследованиях выявляются и обосновываются на научной основе направления совершенствования систем управления и их элементов;

— теоретико-эмпирические — способствуют выявлению факти­ческого состояния организации и систем управления и их элементов, тенденций развития, важнейших причинно-следственных связей, опре­деленной направленности в разработке и реализации системы мер по их совершенствованию.

Исследования систем управления относятся к прикладным исследованиям и носят теоретическо-эмпирический характер. Они предполагают изучение с использованием научных подходов явлений и процессов, протекающих в элементах и в системе в целом. Остано­вимся на каждом из этих подходов.

При Исследовании систем управления необходимо использо­вать диалектический подход. Суть его состоит в том, что в процессе функционирования системы все ее элементы взаимосвязаны и взаимо­обусловлены. Поэтому изменения, производящиеся в одних элемен­тах, вызывают изменение других элементов системы. Следовательно, необходимо изучать: всю совокупность параметров и показателей, характеризующих результативность функционирования системы и сис­темы управления в динамике; свойства организационных процессов (адаптацию, саморегулирование и самоорганизацию).

В любом случае базовой основой процесса исследования явля­ется элемент каждой подсистемы и необходимо изучать его взаимо­связи и взаимодействие с другими элементами в пространстве и во времени.

Эмпирический подход. На основании этого подхода изучает­ся опыт функционирования системы (в прошлом и в настоящем времени).

Такой подход дает возможность применить методы исследования в конкретной ситуации функционирования системы и ее элементов.

При изучении явлений и процессов, проистекающих в органи­зации и в системе управления, необходимо внимательно относиться к использованию тех или других методов, так как какой-то метод, быв­ший эффективным в прошлом, может не соответствовать требовани­ям функционирования системы в настоящем.

Эмпирический подход к исследованию систем управления по­зволяет обобщить результаты исследования и выявить те или иные направления эффективного функционирования организации и ее сис­темы управления как в прошлом, так и в настоящем и спрогнозиро­вать будущее развитие системы. Этот подход позволяет не повторять ошибки прошлого.

Изучение межличностных отношений. Поскольку главным элементом любой системы является человек, то изучение системы должно быть сосредоточено на межличностных отношениях, склады­вающихся в процессе ее функционирования. Изучение межличностных отношений основывается на методах социально-психологических наук. При использовании этого подхода необходимо изучать внутрилично- стные и межличностные явления и процессы, которые протекают в сис­теме, так как они охватывают весь диапазон — от индивидуума до про­изводственного коллектива во взаимосвязи с культурной средой. Особое внимание необходимо уделять изучению человеческого факто­ра, т.е. мотиваций личности, поведения, потребностей и интересов. Это изучение дает возможность выявить причины конфликтных ситуаций и социальной напряженности, возникающих в коллективе.

Изучение группового поведения. Этот подход к исследованию тесно взаимодействует с изучением межличностных отношений. В практической деятельности их часто путают. Изучение группового поведения иногда называют изучением организационного поведения.

Под термином «групповое поведение» следует понимать сис­тему отношений в системе управления, которая представляет собой комплекс элементов или организационных механизмов, подверга­ющихся воздействию воззрений, конфликтов, привычек, требований и культурной среды, окружающих производственный коллектив.

Этот подход позволяет выявить, какие факторы способствуют успехам теории и практики управления коллективом.

Социально-технический подход. На эффективность функци­онирования системы управления оказывают влияние не только соци­альные, но и технические аспекты процесса производства и труда. Практическая производственная и техническая система воздейству­ют на людей, их личное мировоззрение и поведение, поэтому необ­ходимо внимательно изучить взаимодействие людей с технико-техно­логическим окружением, в котором они работают.

Это позволяет выявить факторы, которые оказывают отрица­тельное воздействие на гармоничное взаимодействие людей в процессе производства и труда. На основании анализа полученной информа­ции разрабатывается система мер по совершенствованию технико-техно­логического уровня организации производства и труда и управления.

Подход с позиции принятия решений. Особая роль решения в эффективности функционирования организации и ее системы управ­ления определяется его функциями в процессе управления. Прежде всего необходимо отметить направления воздействия решения на всю систему управления. Определяется, как перспективные и текущие за­дачи влияют на развитие системы. При этом решение на основе вы­бора эффективного варианта реализации проблемы оптимизирует цель, приводит ее в соответствие с имеющимися ресурсами. Кроме того, решение обеспечивает координацию деятельности всех звеньев и орга­нов управления системы, участвующих в реализации решения по про­блеме, а также оказывает мобилизующее воздействие на участников процесса ее разрешения.

При изучении системы управления на основе этого подхода необходимо для выработки решения использовать методы функцио­нального и математического анализа, моделирования.

Информационный подход. Информация играет важную роль в системе управления. Эту роль она может выполнять, если сообще­ния, данные, сведения о явлениях и процессах, протекающих в систе­ме и во внешней среде, отвечают соответствующим требованиям. При совершенствовании системы управления необходимо исследовать ин­формационное обеспечение, потоки движения информации и документо­оборота в системе.

Математический подход позволяет изучить и провести коли­чественную оценку явлений и процессов, которые протекают в сис­теме. На его основе выявляется количественное влияние факторов, их взаимосвязи, и на основе полученной информации определяется при­оритетность целей и средства их достижения.

Математический подход является инструментом нахождения способов установления целей и соизмерения.средств их достижения, а также построения модели взаимосвязей и взаимодействия элемен­тов системы при выполнении поставленной задачи.

Комплексный подход — одно из условий изучения и разработ­ки системы мер по совершенствованию системы управления. Он по­зволяет в процессе изучения определить все внутренние и внешние факторы, оказывающие влияние на функционирование системы. Для комплексного изучения системы управления используются методо­логии исследования, применяемые в экономике, истории, социологии, психологии, праве и других науках, изучающих явления и процессы.

Системно-структурный подход, с одной стороны, изучает сис­тему как динамично развивающуюся целостную систему, а с другой — способствует расчленению системы на составляющие структурные элементы в их взаимосвязи и взаимодействии. В реальных условиях каждый структурный элемент воздействует как на все другие элемен­ты, так и на систему в целом. Такой подход к изучению систем управ­ления создает возможность вскрыть закономерности связей элемен­тов системы, а также их соотношения и субординацию.

Трудности изучения системы управления связаны с тем, что наряду с явлениями, поддающимися количественному измерению (на­пример, выбор пути, обеспечивающего наименьшую затрату времени для выполнения какой-либо работы), есть и такие, которые не под­даются количественной оценке. К ним относятся влияние моральных стимулов на повышение производительности труда, значение про­движения по карьерной лестнице и т.п. Оценка этих факторов требует специфических методов, основанных на массовом изучении явлений одного и того же порядка и последующей математической обработке полученной информации. Изучение массовых явлений вызывает не­обходимость проведения социологических исследований.