5.5. МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ СПЕЦИАЛИСТОВ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ

Именно аппарат управления, овладевающий знанием этих принципов, закономерностей и умением их использовать, целенаправ­ленно воздействует на развитие предприятия, процессы производства и использования потребляемых ресурсов и тем самым обеспечивает удовлетворение общественных потребностей в выпускаемой продук­ция, а также создание накоплений, необходимых для расширенного воспроизводства.

Любая статическая или динамическая системы строятся по особым правилам. Вместе с тем каждый элемент (деталь) или часть функционирует (работает) по особым правилам. Поэтому исходя из функционального назначения каждого элемента (детали) или части машины, а также условий, в которых они работают, к их свойствам предъявляются определенные требования. Эти детали и части уста­навливаются и функционируют в соответствии со строго определен­ными правилами.

Одним из правил (принципов) построения и функционирова­ния социально-экономических систем (типа промышленного предпри­ятия), сформулированным французским ученым А. Файолем, был принцип порядка: «Каждая вещь имеет свое место, каждая вещь на своем месте». Перефразируя его положение применительно к совре­менным понятиям, определим этот принцип следующим образом: «Каждому элементу системы свое место, каждый элемент — на своем месте». Сущность приведенного принципа порядка распространяется не только на вещественные элементы предприятия и связи между ними, но и на связи информационные, личностные, пространственные. Ис­следование показало, что в организации управления промышленны­ми предприятиями одной и той же отрасли недостаточно типичного, единообразного. Мало типичного и в организации деятельности функ­циональных подразделений: заводоуправления, аппарата управления цеха, управленческих работников, выполняющих аналогичные функ­ции и обязанности на каждом отдельно взятом предприятии.

Это обстоятельство потребовало решения задачи организаци­онного проектирования аппарата управления промышленным пред­приятиям — моделирования управляющей подсистемы. Возникла не­обходимость определения состава разделов и содержания организаци­онного проекта системы управления.

В настоящее время нет нормативных документов, которые по­зволили бы объективно и однозначно оценивать результаты и каче­ство труда работников. Как правило, никто не проверяет и не требует, чтобы применяемые формы документов соответствовали стандартам по своим размерам. Вместе с тем следует отметить, что оперативное управление работой управленческого персонала на большинстве пред­приятий находится на низком уровне. Его работа, как правило, не плани­руется, а следовательно, не учитывается. Это ведет к серьезным не­достаткам в состоянии контроля исполнения порученных работ. Отсутствие планирования и учета не позволяет анализировать каче­ство работы и давать объективную оценку результатам труда того или иного подразделения аппарата управления или же отдельных его ра­ботников.

Изучение работы специалистов аппарата управления являет­ся связующим звеном между анализом и проектированием организа­ции управления, двумя обязательными группами работ, составляющи­ми совершенствование организационной структуры управления. Значение этой работы и необходимость в методических указаниях по ее выполнению возрастают. В процессе управления каждый из глав­ных специалистов обладает значительными полномочиями в своей области, и поэтому совершенствование организации его управленче­ской деятельности существенно сказывается на результатах работы объединения.

Проектирование аппарата управления включает определение состава его подразделений, установление их соподчиненности, функ­ций, связей и отношений, а также расчет рациональной численности работающих. Решение этой задачи является сложным в научном и в прак­тическом отношениях.

Совершенствование структуры аппарата управления системы должно осуществляться на основе распределения целей и формирова­ния функций каждого самостоятельного звена, а также анализа техно­логии управления.

Каждое структурное звено системы и его аппарат управления выполняют возложенные на них функции. Эффективность функцио­нирования этих звеньев зависит от обеспечения необходимым числом работников соответствующей квалификации и организационного меха­низма их взаимодействия на основе процессов разделения и коопера­ции труда.

Организационное обеспечение процесса управления зависит от изучения и объективной оценки его количественных характеристик, к которым относятся:

— номенклатура использованной информации, систематизи­рованной по видам и способам обработки;

— пространственные по отношению к организационной струк­туре, координаты, направления и скорости перемещения информации; объемы, периодичность и трудоемкость ее обработки;

— последовательность и содержание организационных про­цедур выработки, принятия и реализации управленческих решений;

— трудоемкость каждого вида работ, выполняемых в структур­ном звене системы управления;

— возможность использования рабочего времени каждой кате­гории работников.

В основу количественного анализа должен быть положен кри­терий полного обеспечения процессов управления и производства не­обходимой информации. Этот критерий обеспечивает связь между эта­пами качественного анализа структуры системы управления.

Следующим этапом обследования и анализа системы управле­ния является изучение и совершенствование процессов обработки информации. Для обработки информации необходимо начинать с по­строения документограмм отдельных управленческих работ.

Документограммы отражают содержание и последовательность всех этапов формирования и использования документов, относящих­ся к конкретной работе или функции.

Документограммы представляют собой графическую интерпре­тацию процессов составления документов по операциям как форми­рования содержащейся в них информации, так и обработки самого носителя информации.

Маршрутная карта потоков информации отражает общее со­держание работы, обусловленное ее назначением в процессе управле­ния, а документограмма — внутреннее содержание, связанное с созда­нием и использованием документов. Документограмма значительно уже маршрутной карты потоков информации, но глубже по описанию конкретных процедур, непосредственно выполняемых в структурных звеньях системы.

Построение документограмм является необходимым этапом исследования системы управления, так как позволяет систематизиро­вать содержание, упорядочить структуру и рационализировать мар­шрутную карту потоков информации. Кроме того, на их основе опре­деляются виды и объемы работ по управлению производством.

Для того чтобы объективно отразить в документограмме дви­жение документов, необходимо использовать специальную модифика­цию, в основе которой лежит классификация всех документационных работ по характеру их содержания. Совокупность всех характеристик каждого вида информации отражается в специальной форме (число­вая, графическая, смешанная).

Информационные потоки — наиболее объективная основа для количественного анализа системы управления. При анализе всех элементов системы необходимо рассматривать всю совокупность про­ходящих через них информационных потоков, которые и формируют информационную модель. Анализ информационной модели позволя­ет выявить:

— узкие места с точки зрения несоответствия плотности ин­формационных потоков, пропускной способности каналов связи и узлов переработки;

— несоответствия содержания информации профилю специали­зации функциональных звеньев управления.

При выявлении недостатков в информационной модели необ­ходимо провести глубокий анализ маршрутов важнейших видов ин­формации.

Изучение информационной модели целесообразно произ­водить по качественным характеристикам системы управления, а так­же сравнивая численные параметры маршрутов потоков информации системы в целом и каждый ее элемент, а также в организационной структуре аппарата управления.

Проектирование организационной структуры аппарата управ­ления и рационализация связей между звеньями, органами управле­ния и исполнителями не может основываться только на обобщении количественном анализе процедур переработки информации, отражен­ных в информационной модели. В современных условиях организаци­онный механизм управления процессами, разработки и принятия управленческих решений может быть разделен между звеньями и ор­ганами управления системы. Процесс такого разделения должен быть достаточно обоснован при разработке системы мер по совершенство­ванию организационной структуры управления.

Процесс разработки и принятия управленческого решения, который в информационной модели отражается в процедуре генери­рования и переработки информации, состоит из следующих организа­ционных этапов:

— анализа и оценки состояния управляемого объекта;

— определения и формирования цели управленческого решения;

— разработки альтернативных управленческих решений и оценки средств, обеспечивающих реализации управленческого ре­шения;

— оценки вариантов и выбора управленческого решения;

— корректировки возможных состояний управляемого объекта с учетом воздействия факторов, не учтенных при разработке и оценке вариантов управленческих решений.

Объем и содержание информации, перерабатываемой на каж­дом из перечисленных этапов, не поддаются регламентации и не могут быть отражены в информационной модели. Каждый из этих этапов, их различное сочетание и весь процесс разработки и принятия управ­ленческого решения могут выполняться одним исполнителем или зве­ном и органом управления.

Эффективность организации выполнения этапов процесса вы­работки и принятия управленческого решения зависит от организа­ционной структуры аппарата управления и связей, а также от процес­са регламентации прав, обязанностей и ответственности между участниками этих процессов.

Анализ и совершенствование технологии управления и инфор­мационных моделей обеспечивают возможность регламентировать трудовые процессы производства и управления по их периодичности, трудоемкости, квалификации исполнителей и техническому оснаще­нию процесса управления, а также осуществить объективный, дифферен­цированный по квалификации и выполнению функций управления расчет важнейших количественных характеристик организационной структуры аппарата управления и его численности.

Формирование организационной структуры системы управле­ния несет черты, характерные для перестроек социальной среды про­изводственных коллективов, путем воздействия на их членов, кото­рые присущи как процессу проектирования систем, так и процессу исследований действий. Это позволяет, с одной стороны, рационализи­ровать процесс проектирования, с другой — учесть слабоструктуризо- ванный характер задачи и необходимость мотивации заинтересован­ных людей к организационным изменениям.

Изучение организации работы специалиста функционального подразделения имеет две взаимосвязанные цели. Во-первых, получа­ют исходные данные для комплексного совершенствования управле­ния конкретным объектом — перечень процессов управления и све­дения об их организации; сведения о загруженности работника, об организации его труда и др. Эта информация используется совместно с данными о всех других специалистах, участвующих в управлении данным объектом. Следовательно, в центре внимания находится объект управления. Во-вторых, накапливается материал, необходимый для анализа и принятия решений по комплексному совершенствованию организации работы конкретного специалиста на основе использо­вания дополнительных возможностей анализа и новых форм регламен­тирования управленческой деятельности; матрицы распределения прав и обязанностей.

Наблюдение за функционированием системы управления, а за­тем ее диагностика дают возможность найти тот участок управленче­ской работы, который следует совершенствовать в первую очередь.

Основными задачами изучения работы специалиста является установление и анализ перечня фактически выполненных работ, мето­дики организации их выполнения; оценка степени выполнения специ­алистом своей должностной инструкции; изучение основных показа­телей объекта управления.

При решении указанных задач необходимо соблюдать следу­ющие основные требования:

— полученная информация о работе специалиста должна быть полной и достоверной;

— изучение работы специалиста не должно отвлекать его от исполнения своих служебных обязанностей;

— трудоемкость и время изучения работы специалиста должны быть соизмеримы с возможностями службы организации управления.

С учетом изложенных условий предлагается организация ра­бот по изучению специалистов аппарата управления и предусматри­вающая четыре этапа:

1) изучение документов организационного регламентирования;

2) предварительное изучение работы специалиста;

3) подробное изучение работы специалиста;

4) оформление результатов обследования, разработка пред­ложений по улучшению организации работы специалиста.

Целью первого этапа является установление наличия и каче­ства регламентирующих документов и ознакомление с кругом обязан­ностей, возложенных на специалиста.

Изучение начинают с положений о дирекциях или о службах. Например, изучение работы главного механика по механизированным комплексам начинают с ознакомления с положением о дирекции по производству, рассматривания матрицы распределения прав и обязан­ностей в масштабе предприятия, объединения и изучаемой дирекции или службы. Из данных матрицы устанавливается общий перечень вопросов, решаемых специалистом, и степень его участия в каждом вопросе: какие вопросы он решает самостоятельно, по каким готовит решение, какие вопросы выносит на рассмотрение. Из этих же данных видно предписанное регламентом взаимодействие специалиста с дру­гими работниками.

При первом знакомстве со специалистом выясняют, имеются ли у него планы работы, утвержденная номенклатура дел, оператив­ные учетники и т.д. Рассмотрение этих материалов позволяет соста­вить первое представление о фактической работе специалиста.

После предварительного изучения можно переходить к следу­ющему основному и наиболее трудоемкому этапу детального изуче­ния работы специалиста.

Целью этого этапа является получение полного представления о работе специалиста и исходных материалов для составления выво­дов и предложений по ее улучшению.

Работа заключается в последовательном, подробном изучении всех документов и составлении при этом ряда аналитических таблиц, схем, диаграмм.

Чтобы наметить те области управления, которые должны быть рассмотрены при изучении документов и опросе специалиста, запол­няется таблица (табл. 6). Показатели ее должны отражать качествен­ные характеристики процессов, что позволит судить об эффективно­сти управления данным производственным объектом.

Для установления перечня систематически выполняемых специ­алистом работ, сроков их выполнения и затрачиваемого на это време­ни заполняется таблица (табл. 7). Форма ее предусматривает груп­пирование работ по периодичности выполнения: ежесуточные, еженедельные, ежемесячные работы и др.

Для обеспечения достоверности количественных данных этой таблицы составляется диаграмма использования рабочего времени специалиста.

Таблица 7 подготавливается при выполнении первого этапа изучения и содержит показатели для заполнения следующей табли­цы — о выполнении специалистом регламентированных должностных обязанностей (8).

Таблица 8

Показатели выполнения специалистом регламентированных должностных обязанностей

1.Управление произ­водством и фондами 1.3. Изъятие у про­изводственной еди­ницы излишних материальных цен­ностей, относящихся к основным и обо­ротным фондам

Вносит По мере Выявляет излишние предложе- надоб- ценности при посе- ния, под- ности щении предприятия, готавливает при переговорах

решения, с руководителями

исполняет предприятия. Под­

готавливает распо­ряжение об изъятии материальных цен­ностей. Эффект — исключение мате­риальных средств, лучшее распределе­ние ресурсов между предприятиями

* Если работа не выполнена, указывается причина. л

Кроме этой таблицы на каждую из основных работ составля­ется карта выполнения управленческой работы, в которой содержатся сведения о наименовании работы, периодичности ее выполнения, ха­рактеристика работы, мнение специалиста о работе, исходные матери­алы и способы выполнения работы, трудоемкость работы, ее результа­ты, данные об использовании этих результатов, а также предложения специалиста об изменении способа выполнения работы.

Для проверки достоверности данных табл. 8 и карт выполне­ния управленческих работ составляется схема «Взаимосвязи работ, выполняемых специалистом». Схема является графической моделью работы специалиста. На такой схеме особенно наглядно отражаются назначение и место каждой работы. Этим путем могут быть выявлены работы, дублирующие друг друга и не доведенные до конечного ре­зультата.

После составления схемы и карт выполнения основных работ можно сделать окончательные выводы о выполнении специалистом обязанностей, указанных в матрице.

Результат обследования оформляется в виде докладной запис­ки «Предложения по улучшению организации работы специалиста» с приложением к ней подготовленных аналитических материалов. Записка содержит следующие разделы: основание для обследования, период обследования; показатели работы объекта управления; суще­ствующая организация работы; предложения по улучшению органи­зации работы.

В последнем разделе формируются предложения по устра­нению тех недостатков, которые были выявлены анализом. Это в пер­вую очередь прекращение выполнения работ, которые не исполь­зуются в конкретных управленческих решениях, или разработка способа активного использования результатов в практике управления. Затем формируются предложения по дальнейшей специализации и централизации работ, связанных со сбором и упорядочением инфор­мации.

Далее даются предложения по выполнению конкретных работ. Это могут быть предложения по изменению их периодичности либо по совершенствованию методики. Возможно, требуется привлечение исследовательских организаций для совершенствования определенной методики. В таком случае следует давать предложения по улучшению организации труда. Например, главный инженер по механизирован­ным комплексам практически постоянно решает вопросы перемеще­ния между цехами оборудования, запасных частей, материалов. Эта работа может быть существенно облегчена, если снабдить его удобной

картотекой наличия на предприятиях перераспределяемых им ре­сурсов.

Исследования показывают, что нормальное функционирование любого подразделения аппарата управления может быть обеспечено лишь в том случае, когда подразделение обладает определенной само­стоятельностью в общей системе управления и имеет внешние связи, а выполняемые им элементарные функции не дублируются смежны­ми подразделениями аппарата управления на предприятии.

Поэтому при формировании организационной структуры управления предприятием целесообразно учитывать следующее. Во-пер­вых, при выделении самостоятельных подразделений аппарата управ­ления для выполнения специализированных функций необходимо руководствоваться значимостью роли производственных подразделе­ний и важностью выделяемых конкретных процессов производственно- хозяйственной деятельности в общей системе функционирования про­мышленного предприятия.

Практика показывает, что специализированные функции явля­ются основными для выбора системы организации управления в про­изводственных подразделениях внутри предприятия (цеха, участка). Только самые важные из них находят отражение в структуре аппарата управления предприятием. На базе специфических функций управ­ления, как правило, должны формироваться подразделения, занятые управлением определенными условиями производства.

Основу структуры аппарата управления составляют главные функции управления. Они же наряду со специфическими функциями составляют базу для выделения соответствующих заместителей и по­мощников руководителей предприятий по направлениям производ­ственно-хозяйственной деятельности предприятия. Предлагаются но­вые дирекции, обязанности, задачи. В соответствии с предлагаемым изменением функций, обязанностей вносятся предложения по уточ­нению документов, организационного регламентирования матриц и распределения прав, обязанностей и ответственности, должностных инструкций. Здесь необходимо добиваться конкретности. Должностная инструкция должна отвечать матрице и быть ее дальнейшей конкрети­зацией применительно к специфике каждого специалиста.

Совокупность всех описанных выше материалов служит пред­посылкой для качественного выполнения задач управления. Анализ загрузки аппарата управления является основанием для построения матриц распределения управленческих работ в соответствии со сло­жившейся специализацией и квалификацией работников и для обо­снования индивидуальных должностных инструкций.

Как видим, при системном анализе и разработке мер по совер­шенствованию организационной структуры аппарата управления количественные характеристики играют не только обеспечивающую роль по отношению к качественным критериям. Они служат не­посредственным основанием для разработки положений об отделах и должностных инструкциях, документов, регламентирующих харак­тер и содержание взаимосвязей между элементами системы управ­ления.