11.4. Состав и особенности работ на основных этапах исследова­ния систем управления

Конкретный состав этапов работ каждой из стадий исследования систем управления определяется условиями, в которых они осуще­ствляются.

2

Согласование и утверждение ТЗ

Исследо-

вательско-

проектная

Разработка и выбор направле­ний иссле­дования (разработ­ка ТП) СУ

Сбор и изучение НТИ (НТД, НМД, ТД и др.

Формулирование исходных гипотез (на основе рабочих) по разработке стратегического видения и миссии предприятия и решения других задач СУ, обоснование и установление целей, разработка стратегии разви­тия предприятия, определение на­правлений исследования, способов достижения целей и решения по­ставленных в ТЗ задач, сравнитель­ные исследования, разработка ос­новных положений СУ, унификация и стандартизация документов управ­ления, разработка методики прове­дения исследовательско-проектных работ и ТЗ для программированных задач управления, оценка эффектив­ности

Банк данных и комплект источников НТИ

Отчет, пояс­нительная записка, ме­тодика, фор­мы докумен­тов, ТЗ на программи­рованные задачи (про­ект ТП)

Рассмотрение и утверждение на­правлений исследования (ТП) СУ

Разработка рабочих гипотез, по­строение моделей СУ, проведение теоретических и экспериментальных исследований, обработка данных, сопоставление исследований, про­верка исходных гипотез, типизация управленческих процессов и доку­ментации, разработка рабочей доку­ментации для решения программи­рованных задач, процедур управле­ния и других документов СУ

Пояснитель­ная записка, комплект ра­бочей доку­ментации

Апробация, корректировка модели СУ, проведение дополнительных исследований (при необходимости), формулирование новых закономер­ностей, прогнозов и т.п., корректи­ровка рабочей документации СУ

Оценка готовности организации к реализации (внедрению) рабочей документации СУ

Разработка планов мероприятий по реализации рабочей документации СУ

Оценка эффективности исследований и проектных работ

Оформление отчета о проведении исследований и проектных работ (проекта РП) СУ, его рассмотрение и утверждение.

Организация и проведение эксперти­зы исследований и проектных работ (РП) СУ. Корректировка документа­ции (РП) СУ по результатам экспер­тизы

Утвержден­ный отчет (РП)

Акты, свод­ки замечаний Откорректи­рованная документа­ция (РП), протокол согласования

Реализа­ции (вне­дрения) и совершен­ствования

Выполне­ние планов реализа­ции рабо­чей доку­ментации (РП) СУ

Подготовка и издание приказа о вве­дении в действие утвержденной ра­бочей документации СУ и выполне­ние планов мероприятий по ее реали­зации

Организация выполнения планов мероприятий по реализации рабочей документации СУ

Приказ

Приказы, распоряже­ния, акты, отзывы

Контроль реализации рабочей доку­ментации (РП) СУ

Корректировка хода реализации ра­бочей документации (РП) СУ по ре­зультатам контроля

Акты, кон­трольные карты

Приказы, распоряже­ния, допол­нения, изме- нения и т.п.

Анализ реализации рабочей доку­ментации (РП) СУ

СОДЕРЖАНИЕ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТ НА ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЙ СТАДИИ

Подготовительную стадию исследования СУ в случаях, преду­сматривающих внедрение его результатов, т.е. включающих выпол­нение работ по проектированию систем и реализации всех проект­ных решений, не без оснований можно называть пред проектной. Это наиболее значимая стадия создания подобных систем.

Применительно к СУ, использующим принципы системного управления, необходимо учитывать многие особенности этой стадии что требует выработки соответствующих методических положений по ее проведению. Как показывает имеющийся опыт, в большинстве случаев основными здесь являются этапы, связанные с проведением диагностики, детального анализа действующих на предприятии сис­тем и разработкой ТЗ на создание проекта такого вида систем. Это наиболее трудоемкая часть всей работы.

От глубины проведения анализа, обоснованности выводов и пра­вильности заложенных в ТЗ решений во многом изначально зависит эффективность всего исследовательского проекта прикладного ха­рактера.

Перед подготовкой и изданием приказа о проведении исследо­вания СУ целесообразно провести предварительные работы, обосно­вывающие необходимость выполнения таких исследовательских ра­бот. Достаточной объективностью на первом этапе работ, исключи­тельно малой трудоемкостью и простотой отмечается обоснование, базирующееся на экспресс-опросе (ответах) менеджерского состава предприятия (см.

К опросу желательно привлекать всех менеджеров высшего звена и ряд менеджеров среднего и низового звеньев, в том числе произ­водственных. Вопросы экспресс-обоснования целесообразно предста­вить каждому из участников опроса в табличном виде, где можно бы­ло бы дать однозначный ответ «да» или «нет». Такая таблица и вопро­сы в ней представляют собой разновидность анкеты (табл. 11.2).

Таблица 11.2 Форма опросной анкеты экспресс-обоснования

Методически опрос можно проводить как в письменной, так и в устной форме.

В зависимости от числа положительных ответов «да» на вопросы можно дать такие, например, рекомендации, какие представлены в табл. 11.3.

Таблица 11.3

Примерные диапазоны положительных ответов и рекомендации

Пользуясь результатами, полученными после опроса, и рекомен­дациями, можно выяснить следует ли на данном предприятии со­вершенствовать СУ.

Анкетирование наиболее часто используется в практике исследо­ваний, так как оно позволяет с меньшими трудозатратами собрать мнения и точки зрения опрашиваемых. Очень важно при анкетиро­вании правильно, просто и однозначно, кратко и в то же время с необ­ходимой полнотой сформулировать вопросы в анкетах.

Примерный состав вопросов при использовании экспресс-метода обоснования целесообразности проведения прикладного исследования СУ может быть различным. Его качественный и количественный со­став зависит от предназначения, целей и задач исследования, масштаба организации и других факторов. Однако вопросов должно быть не ме­нее 25.

Обычно процесс разработки анкеты включает:

• определение формы и содержания обращения к опрашиваемому;

• выбор типа вопросов;

• формулирование вопросов;

• изложение необходимой для опрашиваемого информации;

• разработку формы анкеты.

Далее следует разработать шкалу диапазонов, позволяющих на ос­нове числа положительных ответов на вопросы анкеты однозначно давать рекомендации о необходимости проведения прикладного ис­следования СУ. Объективность таких рекомендаций обеспечивается максимально искренними и правильными ответами.

Методически анкетный опрос предпочтительнее проводить в письменной форме.

По результатам опроса и полученным рекомендациям можно вы­явить основные проблемы и выяснить следует ли на данном предпри­ятии проводить прикладное исследование СУ. По ответам на вопросы можно также определить положительные (сильные) и отрицательные («узкие») места в СУ, а также установить некоторые причины нега­тивных сторон системы, обусловивших низкий уровень управления.

Разработка и содержание программы исследования СУ во многом определяется моделью системы. Однако независимо от модели при составлении программы следует предпочесть системный подход. Это обусловливает необходимость формирования перед составлением про­граммы прежде всего целей исследования. Ключевым направлением всей программы при этом должны стать вопросы сравни­тельного анализа исследуемой СУ с современными требованиями управления. В программе в первую очередь должны быть преду­смотрены вопросы анализа сравнительного соответствия элементов СУ предъявляемым к ним требованиям. В основном целью исследо­вания должны стать определение не только негативных расхождений, но и поиск конкретных путей по их ликвидации и приведение СУ в соответствие с требованиями современных систем, целями и задача­ми, стоящими перед организацией.

При анализе, например, планируемых (нормируемых) показателей в программе можно предусмотреть использование таблиц опре­деленного вида (табл. 11.4).

Таблица 11.4

Матрица анализа выполнения плановых (нормируемых) показа-

При системном подходе в программу следует также включать та­кие вопросы: сравнение качественных сторон элементов производ­ственной системы (продукции, экономических результатов в области качества, производственных функций, производственной структуры и др.); сравнение элементов управляющей системы (элементов входа, общих и специальных функций управления качеством, оргструктуры, методов управления и др.). Наряду с указанным в программе необхо­димо также учитывать передовой опыт исследовательских работ ана­логичных систем.

На подготовительной стадии по результатам детального анализа составляется отчет или аналитическая справка, где указываются:

• результаты сопоставления различных элементов;

• оценка эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания более совершенной

СУ;

• предложения по совершенствованию действующей системы и преобразованию ее в современную СУ, удовлетворяющую современ­ным требованиям управления и потребителей.

Разработку ТЗ на исследование СУ осуществляют на основе ре­зультатов анализа. В нем устанавливаются требования к СУ и порядку ее создания. Здесь также желательно предусмотреть такие разделы:

• основание для разработки проекта систем — на основании ка­кого распорядительного документа или другого решения проводится исследование;

• цели проведения исследовательских и проектных работ сис­темы;

• результаты исследования на подготовительной стадии — да­ются краткая характеристика предприятия и основные результаты про­веденного анализа; отчет или аналитическая справка об анализе выно­сится в приложение к ТЗ;

• общие требования к построению СУ — формулируются прин­ципы, правила построения и требования к системе в целом и ее от­дельным подсистемам, элементам с учетом дополнений со стороны потребителя;

• сроки разработки проекта систем — с указанием сроков разра­ботки проекта систем для каждого элемента и подсистемы и их оче­редности с указанием ответственных исполнителей-подразделений;

• требования (задания) к объектам исследования систем — ука­зываются все необходимые конкретные разработки, изменения и до­полнения к действующей СУ, в том числе целевые программы, обеспе­чивающие достижение целей проекта, а также проектные формы их представления, причем по каждой форме представления проектируемому документу — дается дата начала и окончания работ, указывается исполнитель (требования-задания, например при сис­темном подходе, целесообразно группировать обобщенно: сначала для построения СУ в целом и совершенствования элементов произ­водственной системы, а затем для построения проектов каждой из под­систем, а к каждому заданию целесообразно, исходя из материалов анализа и имеющегося опыта у разработчиков ТЗ, давать предложения и рекомендации по их выполнению);

• объемы и источники финансирования всех работ;

• состав, содержание и организация работ по внедрению разра­ботанных предложений — содержит перечень этапов и состав работ и мероприятий по подготовке и внедрению проектных документов, сро­ков выполнения, исполнителей, форм их завершения;

• технико-экономическое обоснование предложений — опреде­ляется величина экономического эффекта по условиям использования за установленный расчетный период времени на основе стоимостных оценок результатов и затрат на разработку и внедрение проекта;

• порядок приемки СУ - включает информацию о порядке прие­мо-сдаточных работ, предъявления потребителям, при необходимости аттестации и сертификации систем и т.п.;

• нормативно-технические и методические источники проектиро­вания ~ определяются и перечисляются НТД и НМД и другая доку­ментация, справочные и авторитетные литературные источники, кото­рые могут быть использованы для разработки проекта (в перечне мо­гут указываться также проекты-аналоги подобных систем, типовые проекты, монографии и т.п.;

• перспектива продолжения работ - излагаются направления раз­вития и совершенствования систем;

• приложения - перечень подразделений и должностных лиц, со­гласовывающих основные документы систем, отчет или аналитиче­ская справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.