5.1. Общие характеристики системы информационного обеспечения управления

С точки зрения управления информации должно быть ровно столько, сколько ее необходимо для формирования эффективного решения при возникновении проблем в управлении. Однако наблюдается диспропорция в сфере управления экономическими объектами: информации, которую генерирует каждый хозяй­ствующий субъект, в масштабах ее потребления — достаточное количество, а если принять во внимание ее репродукцию во множестве источников информации, то можно утверждать о ее избытке. С другой стороны, при решении уникальных управленческих задач поиск необходимой информации, требуемой для адекватной оценки проблемы, может затянуться по времени (в связи с отсутствием требуемых данных в нужном месте и в нужное время). Это приводит к осознанию того, что информация превращается в категорию ресурса, имеющего свои стоимостные и иные характеристики, со своими особенностями, требованиями и условиями ис­пользования для целей управления.

Рассматривая информацию как категорию ресурса, следует исследовать ее тео­ретико-экономические аспекты.

Дать однозначное определение понятия «информация» представляется доста­точно сложным в связи с большим интересом к публикациям по различным ас­пектам теоретической и прикладной информации. Однако попытаемся обобщить основные подходы к информации.

С общих позиций можно выделить ряд общих признаков, позволяющих дать дефиницию понятию «информация», охарактеризовав его наиболее важные сто­роны, проявляющиеся при любом практическом использовании в целях эффек­тивного управления экономическими системами.

В самом общем понимании информация представляет собой меру неоднород­ности распределения материи и энергии в пространстве и во времени и ту меру изменений, которыми сопровождаются все протекающие в мире процессы. Ин­формация в экономике проявляется во множестве приложений:

• во-первых, производство информации как таковой — это производственная отрасль, т. е. вид экономической деятельности;

• во-вторых, информация является фактором производства, одним из фунда­ментальных ресурсов любой экономической системы;

• в-третьих, информация является объектом купли-продажи, т. е. выступает в качестве товара;

• в-четвертых, некоторая часть информации является общественным благом, потребляемым всеми членами общества;

• в-пятых, информация — это элемент рыночного механизма, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение равновесного состояния эко­номической системы;

• в-шестых, информация в современных условиях становится одним из наи­более важных факторов в конкурентной борьбе;

• в-седьмых, информация становится резервом деловых и правительственных кругов, используемым при принятии политических решений и формирова­нии общественного мнения.

В то же время, отмечая значимость информации как экономического ресурса, проявление ее некоторых особенностей дает возможность говорить о неубываю­щем характере этого ресурса и многоаспектности его проявления. Например, ин­формация, являясь товаром, с одной стороны, и ресурсом управления — с другой, показывает, что ее потребление растягивается в пространстве и времени, т. е. одну и ту же информацию могут одновременно использовать в совершенно раз­ных местах. И даже не нашедшая применения в данный момент времени инфор­мация не может считаться бесполезной, так как она может потенциально исполь­зоваться для решения других перспективных задач. Так, например, информация экономического мониторинга, не нашедшая применения в управлении в текущий момент, в соответствующее время может стать необходимой и достаточной для решения будущих задач менеджмента.

С другой стороны, информация, не использованная в текущей практической деятельности, становится знанием, являющимся всеобщим достоянием. Это го­ворит о том, что информация обладает как производственным, так и воспроиз­водственным процессом, поскольку сгенерированная один раз, она может перете­кать в знание, а затем опять в конкретную информацию, рождая новые знания. Тем самым информационный ресурс используется в экономических отношениях точно так же, как труд или капитал, и можно выявить прямую зависимость между экономическими результатами и мерой количества и качества информации, вве­денной в экономический оборот.

Вместе с тем информационный ресурс имеет ряд особенностей, отличающих его от традиционных ресурсов:

• информация воздействует на эффективность производства без физического увеличения традиционных ресурсов;

• информация воздействует на субъективный фактор производства — челове­ка, его характер и способности;

• информация ускоряет процесс воспроизводства за счет уменьшения перио­да производства и обращения.

В этой связи можно говорить о возможности влияния информационного ре­сурса, наряду с другими факторами производства, на эффективность экономиче­ского объекта.

Еще одним необычным явлением информационного рынка является то, что не всегда возможно однозначно определить оптимальный размер необходимой ин­формации и ее предельную цену исходя из привычных соотношений предельных издержек на получение информации и предельной выгоды от ее использования.

Рассматривая возможные ситуации значений предельных издержек на получе­ние информации, ее полезность, необходимый объем, можно построить модели информационного рынка при различных условиях потребления и формирования информации. Это возможно лишь в тех частных случаях, когда кривые предельной полезности от использования информации и предельных издержек на ее получе­ние пересекаются. К основным параметрам таких моделей можно отнести: полез­ность (ценность); количество; предельные издержки на приобретение информа­ции; предельную полезность от использования информации.

Наиболее простой считается ситуация, когда информация является товаром, для которого выполняется принцип убывающей предельной полезности. В этом случае можно использовать все стандартные средства определения оптимальных цен и издержек.

Для модели другого типа каждая новая единица информационной совокупно­сти приносит такую же полезность, что и предыдущая, но общая полезность воз­растает из-за расширения объема знаний об увеличивающемся сегменте рынка.

Третья модель отражает ситуацию, при которой каждая новая единица инфор­мации увеличивает полезность ее использования. Но поскольку начальные из­держки меньше получаемого эффекта, постольку имеет смысл увеличивать за­траты на получение информации только до пересечения с кривой предельной полезности от использования информации.

При этом затраты до точки пересечения кривых предельных издержек на при­обретение информации не приносят конгруэнтной полезности, но могут быть воз­мещены с избытком после точки пересечения. При этом однозначно определить оптимальную цену вряд ли возможно. После точки пересечения кривых даже при росте издержек все равно приобретение информации приносит увеличивающую­ся полезность.

Однако кроме рассмотренных ситуаций возможны случаи, когда кривые пре­дельных издержек на получение информации и полезности от ее использования не пересекаются и отражают ситуации, когда любые вложения в новую информа­цию не приносят полезности, достаточной для покрытия понесенных затрат, хотя абсолютные значения полезности возрастают.

Из приведенных моделей видно, что на рынке информации возможны ситуа­ции, когда оптимум соотношений цен и размеров информации оказывается не­достижимым даже в самом благоприятном случае. Эта неопределенность возника­ет вследствие растянутости потребления информации во времени и пространстве.

Несмотря на возможность применения информации как фактора роста произ­водства, не всякая используемая информация привлекается для целей управ­ления. В настоящее время наблюдается «информационный кризис», при котором мера (количество) информации, поступающей в промышленность, управление и научный мир, увеличивается экспоненциально.

К середине 1990-х гг. на мировом рынке информации были коммерчески до­ступны услуги от 15 до 30 тыс. банков данных. Их общий торговый оборот оцени­вался к этому времени в пределах $2-3 млрд, из которых, как полагают, 80% при­ходилось на американские фирмы, около 15% мирового коммерческого оборота банка данных — на информационные услуги специализированных фирм Запад­ной Европы, деятельность которых с 1981 г. координируется Ассоциацией запад­ноевропейских стран в области информации. В США большая часть такого типа специализированных фирм, ориентированных на мировой рынок информацион­ных услуг, объединена в Ассоциацию информационной индустрии.

Опыт развития индустриальных стран показывает, что в современном обще­стве управляемость экономики и ее эффективность зависят не только и не столько от системы стимулов и частных интересов, но и от информационной обеспечен­ности принимаемых решений на уровне как производства (конъюнктура рынка), так и управления.

Отсутствие нужной информации, недостоверность, несвоевременное получе­ние необходимых данных на любом уровне управления становятся причиной за­труднений в принятии органом управления правильных и обоснованных решений. В условиях перехода к рыночной экономике проблема обеспечения информацион­ных связей между субъектами экономической и социальной деятельности стала весьма актуальной.

Так, например, в деловой сфере из-за задержек в оформлении деловых опера­ций, из-за отсутствия актуальной информации о конъюнктуре рынка, динамике цен на товары и услуги, из-за больших сроков проведения банковских расчетов и биржевых операций участники, как правило, несут существенные финансовые и экономические потери. Экономический ущерб в масштабах России составляет, по оценкам экспертов, 150 млрд руб. ежегодно.

Современные требования к организации и представлению информации для целей управления предъявляют новые требования к технике и технологии про­цессов обработки информации в самой организационной структуре. Изменяют­ся формы представления информации и структура самой информации, меняется набор показателей, характеризующих ситуацию, периодичность их представ­ления и т. д. В условиях становления рыночной экономики, нарастающего много­образия проблем, требующих оперативного решения, обоснованность и эффек­тивность решений, принимаемых органами управления, во многом зависят от качества и оперативности информационно-аналитического обслуживания проце­дур управления предприятием. Информация как ресурс развития и управления используется недостаточно. Органы управления предприятием, с одной стороны, ощущают дефицит необходимой и своевременно поставляемой информации, а с другой — объемы получаемой информации таковы, что не хватает времени ее обработать.

С другой стороны, все виды деятельности предприятия должны быть представ­лены и описаны однажды, точно, достоверно, своевременно актуализированы.

Поэтому одной из главных проблем в формировании на экономическом объек­те эффективной системы информационного обеспечения управления и принятия решений является создание необходимых предпосылок для успешного выполне­ния задач организационного и функционального менеджмента, базирующихся на следующих принципах:

• активное формирование процедур информационного обеспечения с учетом особенностей и характеристик информации как ресурса управления;

• создание и развитие современных информационных технологий и соответ­ствующего инструментария, для получения, обработки, анализа и оценки информации, требуемой для решения конкретных задач управления;

• создание собственных информационных ресурсов и технологий поддержки принятия решений.

Управление как объективно данный информационный процесс имеет свою структуру и обязательную последовательность связей, которые обеспечивают его существование в этом качестве.

Можно сформулировать следующие принципы получения информации.

Первый принцип соответствует известному закону У. Эшби о необходимом разнообразии и формулируется так: чем большими потенциальными возможно­стями по пропускной способности обладает система, тем больший объем информа­цию способна она воспринимать. А чем больший объем качественной информации получает система, тем точнее будет ее реакция на изменения во внешней среде.

Состав необходимой информации на входе системы определяется ее выполня­емыми функциями и задачами. Излишняя информация создает информационный шум и затрудняет анализ и оценку задачи и соответственно функционирование системы. В этом состоит второй принцип получения необходимой для управле­ния информации — чем меньше информации требуется для перехода от одного экономического состояния к другому, тем более эффективной является система управления.

Идеальными для системы управления считают такие размеры и состав инфор­мации, которые отвечают условиям оптимального сочетания указанных принципов.

Однако необходимо помнить, что информация является ресурсом управления и имеет ценовой эквивалент. Поэтому при исследовании и анализе проблемы, сле­дует учитывать фактор стоимость-эффективность получения информации для решения необходимых задач. Если затраты на получение информации перекры­вают эффект от улучшения поведения системы, то эта информация не является рациональной.

Вместе с тем имеется мнение о том, что полная информированность (нулевая энтропия) ограничивает творческую фантазию ЛПР, подстегиваемую стремле­нием познать неизвестное. При этом не следует забывать, что, с одной стороны, ЛПР в данном случае решает задачи производственной необходимости, а не свои личные, познавательные, а с другой — обычно полная информация характеризует класс управленческих задач, относящихся к строго формализованным задачам оперативного регулирования.

Время, затрачиваемое на поиск необходимой информации, занимает у ЛПР в среднем до 30% рабочего времени. Эффективность управления зависит также от уровня качества информационного обеспечения и определяется спецификой процесса принятия решения, этапы которого представлены на рис. 5.1.

С точки зрения информационного обеспечения важнейшим этапом является подготовка информации для принятия решений. При этом на предприятии в про­цессе управления обычно кроме официальной информации используется и не­формальная информация. Первая представляет собой организованный и заранее определенный информационный поток, ориентированный на действующую вер­тикальную и горизонтальную структуру управления. В отличие от нее нефор­мальная система не связана структурными ограничениями, а также последова­тельностью отдельных операций. Благодаря чему этап выбора решения иногда делится на два параллельных взаимосвязанных подэтапа.

По А. А. Модину, процесс управления в самом общем виде сводится к опреде­ленному предоставлению закономерностей развития производства и выбору таких воздействий на производственный процесс, которые бы обеспечивали достиже­ние наилучших результатов. Другими словами, управление прежде всего пред­ставляет собой моделирование следующих процессов:

• во-первых, выбора наилучших или желаемых вариантов развития производ­ства;

• во-вторых, поддержания должного уровня деятельности, т. е. управляющих воздействий.

Таким образом, реализация процесса управления нуждается в:

• модели, описывающей протекание производственных процессов и характе­ризующей его закономерности;

• информации, отражающей состояние и закономерности поведения всех эле­ментов производственного процесса;

• знании рычагов воздействия на производственный процесс в те или иные моменты (механизм управления);

• стимулах управления.

Происходящие сейчас изменения условий вызывают необходимость усовер­шенствования системы управления с переключением основного внимания с опе­ративного на стратегическое управление, ориентированное на будущее.

Эту проблему можно решить путем изменения организационной структуры, в частности, сокращения количества уровней управления. При этом уменьшается не только число звеньев системы, но и объем утраченной и неправильно истолко­ванной информации, численность участвующих в работе и допускающих ошибки исполнителей, количество связей между данными. В результате повышается эф­фективность управления в целом. Рост объема информации не обязательно дол­жен вести к увеличению количества уровней управления.

Если подходить к информации как к ресурсу, то в процедурном отношении обычно выделяют три фазы — поиск, обработку и распределение информации, которые должны быть ориентированы на конкретные потребности. Эти частные процессы в зависимости от объема, содержания и качества данного ресурса реа­лизуются на оперативном, тактическом и стратегическом уровнях.

Исследования проблемы, прежде всего, необходимо начинать с уяснения, ка­кую информацию следует искать, в какой форме ее обрабатывать, кому она нужна на предприятии и имеется ли реальная возможность эффективного информаци­онного обеспечения. Анализ информационной потребности и поиски возможных решений по ее удовлетворению составляют одну из задач информационной тех­нологии управления. При этом оценка потенциала внутренних и внешних ин­формационных источников должна рассматриваться как стратегическая задача, обеспечение рабочего инструментария информационного процесса — как такти­ческая, а его организация по всем внутрипроизводственным подразделениям — как оперативная. Класс рабочего инструментария определяет технологию обра­ботки данных в подобной системе.

Однако прежде чем определять методологию формирования оптимального информационного обеспечения, следует выяснить возможные подходы к модель­ному представлению информации и оценке качества и эффективности информа­ции в процессах управления.