9.2. Управління організаційними змінами в менеджменті

Відмінності в потребах і рівнях оволодіння тими чи іншими підходами й технологіями пов'язані головним чином з об'єктами управлінських впливів у процесі управління змінами - персоналом організації, який за рівнями організаційного управління поділяють на три типи: окрему особу - індивід, групу осіб - команду, персонал організації загалом - колектив.

Перший тип - окрема особа. Індивідуальні зміни проявляються у вигляді індивідуальної реакції особи на очікувані нововведення або на неочікувані ситуації. Характер реакції особи формується під впливом таких п'яти чинників, як:

■ природа змін (еволюційні і революційні, загальні та часткові, повсякденні і разові);

■ очікувані наслідки змін (на чию користь запроваджують зміни, хто виграє від них, хто програє);

■ досвід попередніх змін в організації;

■ тип особистості індивіда, риси характеру, структура його інтересів, потреб та мотивацій;

■ індивідуальна характеристика особи (рівень освіти, досвід, стабільність життя, стадія кар'єри тощо).

Очевидно, що у процесі управління змінами щодо окремої особистості всі ці особливості слід ретельно вивчати, враховувати і прогнозувати реакцію.

Другий тип - група осіб. В сучасних організаціях більшість працівників структурно об'єднані у групи або команди, які також відповідно формують спільну реакцію на зміни. Група осіб - це детермінована кількість людей, які взаємодіють між собою, психологічно ухвалюють одне одного і відчувають себе групою. Група-команда, окрім цього, характеризується спільними цілями, діями і відповідальністю.

Слід підкреслити, що саме поняття команди має важливе значення в процесі управління організаційними змінами. Створивши команду змін - творчий колектив, який стане провідником і каталізатором змін в організації, можна успішно провести потрібні організаційні зміни. З іншого боку, в процесі імплементації запланованих змін керівники повинні прогнозувати, очікувати і реагувати на поведінку неформальних груп, які можуть чинити опір змінам.

Третій тип - персонал організації загалом. Якщо відбуваються організаційні зміни, наслідки яких змінюють внутрішнє і зовнішнє середовище функціонування організації, кому­нікативні системи, які існують, графіки роботи, децентралізують впливи, змінюють методи менеджменту, технологічні процеси, організаційну структуру тощо, то такі зміни впливають на весь персонал, а результати організаційних змін часто виходять за межі очікувань з причин неадекватної реакції у вигляді різних за інтенсивністю і формами протидіями змінам цілого колективу.

Потреба в організаційних змінах як загального характеру, так і кожного виділеного вище типу зокрема обумовлюється невідповідністю умов функціонування організації, структурних підрозділів (груп) або індивідів новим вимогам внутрішнього середовища або зовнішнього оточення організації, а потреба у змінах виникає тоді, коли таку невідповідність усвідомлює не тільки керівництво, а й усі співробітники. При цьому досвідчені керівники можуть формувати такі потреби шляхом попередньої підготовки і створення умов для потрібних змін, а працівників до сприйняття їх потреби.

Зовнішні впливові чинники пов'язані насамперед із викли­ками зовнішнього оточення: появою нових технологій, загостренням конкурентної боротьби, політичними трансфор­маціями, змінами в законодавстві тощо.

Внутрішні чинники є внутрішніми імпульсами розвитку організації, проявами ідей, небайдужого ставлення персоналу до цілей її існування. Вважають, що будь-якому організаційному утворенню внутрішньо притаманна здатність до саморозвитку, самовдосконалення.

Організаційні зміни можна класифікувати за такими напрямами, як:

- зміни в меті й завданнях діяльності - наприклад, розширення асортименту послуг;

- зміни в застосовуваних технологіях - впровадження електронного документообігу в державних установах, вико­ристання технологій прозорого електронного самоврядування тощо;

- зміни в організаційних структурах і управлінських процесах - розподіл і перерозподіл функцій, нові технології ухвалення і підтримки рішень, впровадження інформаційних систем тощо;

- зміни в організаційній культурі - цінності, традиції, поведінкові норми і стереотипи, неформальні відносини, мотиви і процеси, стилі керівництва;

- зміни в людях - керівництво й персонал, їхня компетентність, відносини, мотивація, належна робоча поведінка, результативність і ефективність роботи;

- зміни в ефективності роботи організації - фінансові, економічні, соціальні показники, які спрямовані на навколишнє середовище, виконання організацією її місії і завдань з використанням нових можливостей;

- зміни в престижі і репутації організації, в ділових колах, у громаді й у суспільстві загалом.

Як показує досвід, більшість змін торкаються, як правило, організаційної структури, дизайну продукції, продукту, технології або персоналу. При цьому:

- зміни організаційної структури можуть стосуватися як окремих базових компонентів, так і структури організації загалом. Зміни в стратегії і структурі організації відносяться до адміністративної сфери, тобто контролю і керівництва. В цьому випадку зміни відбуваються в структурі організації, її стратегічному менеджменті, політиці, системах мотивації, взаємозв'язків, контролю та інформації, фінансової звітності та плануванні бюджету;

- зміни стратегії й структури зазвичай відбуваються зверху донизу, тобто за розпорядженням вищого керівництва. Зменшення розмірів організації, реформування, реструк­туризація - все це приклади структурних змін;

- зміни технології та виробництва - це зміни в процесі виробництва, методах роботи, організації робочого процесу, технологій, устаткування, зокрема в основних навичках і знаннях персоналу організації, які дають йому можливість придбати особливу, унікальну, лише для нього характерну компетентність;

- зміни у сфері персоналу - третя з основних сфер організаційних змін.

Важливо наголосити на тому, що зміни можуть бути заздалегідь сплановані, а інші є ніщо інше як реакція на неочікувані і непередбачені події. Отже, можна виділити два основні види організаційних змін - планові (стратегічні) та ситуаційні (динамічні).

Планові (стратегічні) зміни - це такі, які попередньо розробляють і впроваджують з передбаченою метою, конкретними цілями, у певному порядку й у встановлений час. Планові зміни - це глибокі середньо- та довгострокові зміни, які містять у собі бачення і місію організації, а також такі аспекти її корпоративного життя, як розвиток, якість, інновації і цінності стосовно персоналу, потреб споживачів і застосовуваних технологій. Стратегічні зміни здійснюють в контексті зовнішнього конкурентного, економічного, соціального і політичного оточення та внутрішніх ресурсів організації, можливостей, культури, структури й систем.

Ситуаційні (динамічні) зміни - часткове реагування на події в процесі їх здійснення. Кожна організація є об'єктом багатьох еволюційних, природних змін. Типовий приклад - старіння обладнання і людей, що має як негативні проблематичні наслідки (для прикладу, потреба ремонтувати, модернізувати або заміняти обладнання, зміщувати керівників, які втратили динамізм і напористість, мають проблеми з довірою персоналу, досягли пенсійного віку тощо), так і позитивні сторони (техніко- технологічна й управлінська кваліфікація, досвід, які здобувають роками практичної діяльності). Такі зміни відбуваються незалежно від бажання чи небажання керівництва, їх не планують, але їх можна і потрібно враховувати, визначаючи майбутнє організації.

Слід вказати, що чимало ситуаційних, незапланованих змін носить нееволюційний характер і відбувається тому, що організації повинні реагувати на нові ситуації і виклики оточення. Оскільки ситуаційні зміни зазвичай поспішні, то можливість ухвалення неефективних рішень щодо них підвищується. Планові зміни майже завжди мають перевагу над ситуаційними, оскільки надають час для підготовки. Справжнім управлінським мистецтвом слід вважати вихід із незапланованих ситуацій з позитивними наслідками і найменшими витратами внаслідок належного управління ними.