5.1. Сутність функції організації та базові передумови побудови структур управління

Структура організації - це сукупність стійких зв'язків елементів, що забезпечують її цілісність і впорядкованість. Структура управління повинна відображати мету і завдання організації, а отже, бути підпорядкованою структурі самої організації і змінюватися разом з перетворенням організаційних форм. Це означає, що з проходженням організацією різних стадій життєвого циклу в структурі управління потрібно проводити зміни. Структура управління повинна відображати функціональний розподіл завдань і обсяг повноважень працівників управління. Останні визначаються стратегією, політикою, процедурами, правилами і посадовими інструкціями і розширюються в напрямку вищих рівнів управління. Тому одним з найважливіших принципів побудови структури управління є дотримання масштабу керованості, тобто кількості ланок, підлеглих керівникові. Повноваження керівника будь- якого рівня обмежуються не тільки внутрішніми факторами розвитку організації, але й умовами зовнішнього середовища, рівнем культури та ціннісними орієнтаціями суспільства. Іншими словами, структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищу, і при її побудові треба враховувати умови, в яких їй належить функціонувати. Саме тому для виконання функції організації важливою є організація взаємодії, а саме процес створення структури управління підприємством.

Організація взаємодії має два аспекти:

• поділ організацій на підрозділи відповідно до цілей і масштабів діяльності;

• встановлення повноважень, які пов'язують вищі рівні з нижчими і забезпечують можливість розподілу та координації завдань.

Основним процесом, за допомогою якого керівництво встановлює формальні взаємини персоналу в організації, є делегування повноважень. Сутність цього управлінського процесу можна розглядати як:

- передачу завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання;

- спосіб домогтися виконання роботи за допомогою інших людей.

У свою чергу відповідальність - це обов'язок виконувати поставлені завдання і забезпечувати їх задовільне виконання.

Відповідальність не можна делегувати. Менеджер несе повну відповідальність за делеговані повноваження (наприклад, начальник відділу делегував менеджерові зі збуту товарів повноваження вести переговори й укладати угоди з посередниками з продажу товарів. Проте відповідальним за результати залишається начальник відділу). Навіть у великих організаціях, де часто відбувається делегування повноважень, за виконання завдань відповідає менеджер, вищий за посадою.

Повноваження - це обмежене право використовувати ресурси підприємства і спрямовувати зусилля підлеглих співробітників на виконання певних завдань.

Повноваження делегують посаді, а не особі. Наприклад, при зміні роботи змінюються і повноваження. У теорії менеджменту виділено дві концепції процесу передачі повноважень:

1. Класичну концепція, коли повноваження передають від вищого до нижчого рівня. Наприклад, керівник фінансового відділу отримує повноваження від керівника економічного департаменту.

2. Концепцію обмежених повноважень (рис. 13). Відповідно до цієї концепції підлеглий має можливість відхиляти вимогу керівника.

Рис. 13. Теоретична модель концепції обмежених повноважень

Повноваження визначаються політикою, процедурами, правилами і мають властивість розширюватися в напрямі вищих рівнів управління. Повноваження залежать від традицій, моралі, культури, звичок.

У менеджменті розрізняють лінійні та функціональні повноваження.

Лінійні повноваження передають безпосередньо від керівника до інших підлеглих. Вони дають узаконену владу. Керівник у межах лінійних повноважень може розв'язувати проблеми без погодження з керівниками вищого рівня, виходячи при цьому з настанов, законів та наказів.

Функціональні (штабні) повноваження делегує менеджер вищого рівня управління, який керує певною функцією менеджменту, менеджерові нижнього рівня управління, який керує аналогічною функцією.

Успішність виконання функції організації управління залежить від обґрунтованого та своєчасного делегування повноважень. Недоліки в менеджменті часто визначаються, з одного боку, небажанням керівників делегувати свої повноваження, з другого - небажанням підлеглих брати на себе відповідальність. Теоретики менеджменту виділили:

причини небажання керівників делегувати повноваження, а саме:

• перебільшення власних можливостей;

• відсутність здатності керувати;

• відсутність довіри до підлеглих;

• ризик втратити посаду;

причини відмови підлеглих брати відповідальність:

• відсутність ініціативи щодо самостійного розв'язання проблем;

• ризик критики;

• відсутність потрібної інформації та ресурсів;

• перевантаження обов'язками;

• невпевненість у собі.

• відсутність додаткових стимулів і мотивації.

Усі функції менеджменту (планування, організація, мотивація і контроль) є взаємозалежними. Тому неефективне делегування завдань і повноважень створює значні проблеми для кожної з функцій управління і впливає на продуктивність робочого процесу.

Відповідно можна зазначити, що базовою передумовою побудови ефективної структури управління, яка дозволяє організації взаємодіяти з зовнішнім середовищем, обґрунтовано розподіляти і спрямовувати всі види ресурсів для досягнення цілей, а також задовольняти потреби клієнтів і досягати своїх цілей з високою результативністю, є її спроможність відображати функціональний розподіл завдань та обсяг повноважень менеджерів.