6.3. Проектирование организационных структур

Процесс проектирования оргструктуры состоит из трех основных этапов:

1) анализа оргструктур;

2) проектирования;

3) оценки эффективности.

Первый этап — анализ оргструктур. Анализ действующей орг­структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации, т.е. определяют, насколько структура управления рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оценочным кри­териям относятся:

а) принципы управления — соотношение между централизацией и де­централизацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уров­не, каковы их последствия, какой объем контрольных функций лежит на каждом уровне управления?);

б) аппарат управления — перегруппировка подразделений, измене­ние взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответствен-

ности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изме­нение характера межфирменных связей, создание в аппарате управле­ния необходимых промежуточных звеньев и т.д.;

в) функции управления — усиление стратегического планирования (корректировка бизнес-плана), усиление контроля за качеством продук­ции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.;

г) хозяйственная деятельность — изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое пере­оснащение организации и т.п.

В результате анализа организационной структуры можно выявить «узкие» места в деятельности организации. Это может быть большая звенность управления, параллелизм в работе, отставание в развитии орг­структуры, от происходящих изменений внешней среды.

Второй этап — проектирование оргструктур. Прежде чем опре­делить структуру управления, следует проанализировать все виды дея­тельности, необходимые для функционирования предприятия; выделить из них ключевые, от которых прежде всего зависит успех дела, и затем распределить их по блокам.

Проектируя структурные элементы новой организации, нужно от­ветить на четыре вопроса;

1) каковы основные компоненты организации;

2) какие компоненты нужно соединить, а какие — обособить;

3) какого размера и формы должны быть компоненты;

4) как их разместить и какие должны быть между ними отношения?

Основное правило, которое необходимо соблюдать при проектиро­вании структуры управления,— это вовлекать наименьшее число уров­ней управления и создавать кратчайшую цепь команд.

Специалисты считают, что не существует единой идеальной модели управления, поскольку каждая фирма уникальна и ей необходимо найти свою форму. Данный процесс является непрерывным, так как меняется сама фирма и ее среда.

Современная система управления должна быть простой и гибкой. Ее главным критерием является обеспечение эффективности и кон­курентоспособности работы предприятия. Выбор организационной струк­туры управления, в наибольшей степени отвечающей целям предприятия и учитывающей конкретные условия его деятельности, осуществляется на основе тщательного анализа всех факторов, оказывающих на нее влия­ние, а также оценки преимуществ и недостатков различных типов органи­зационных структур.

Методические подходы к проектированию оргструктуры управле­ния в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых мето­дов можно условно объединить в четыре группы:

1 )по аналогии — этот подход предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;

2) экспертный — базируется на изучении предложений экспертов- специалистов.

3) структуризации целей — данный подход предусматривает вы­работку системы целей организации и ее последующее совмещение с раз­рабатываемой структурой. В этом случае оргструктура управления стро­ится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количествен­ным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функциони­рования;

4) организационное моделирование — позволяет четко сформулиро­вать критерии оценки степени рациональности организационных реше­ний. Его суть состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и от­ветственности в организации.

В процессе проектирования оргструктур управления организацией, как правило, решаются следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; определение численности административно-управленче­ского персонала; характер соподчиненности между звеньями организа­ции; расчет затрат на содержание аппарата управления. В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников. Вместе с тем, проектируя новую организационную структуру управле­ния, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к оргструктурам, и принципах их построения.

Требования к организационной структуре:

1. Оптимальность. Структура управления признается оптималь­ной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях уста­навливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления. Чем больше ступеней управления, тем менее эффективно управление.

2. Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе

не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность. Структура аппарата управления должна гаранти­ровать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бес­перебойность связи в системе управления.

4. Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом. Достигается это требование путем оптимального разделения управленческого труда.

5. Гибкость. Суть данного требования заключается в способности оргструктуры изменяться в соответствии с изменениями внешней среды и стратегии развития предприятия.

6. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основ­ных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функци­онирования системы управления и ее элементов.

При построении организационных структур управления учитыва­ются следующие принципы:

— соответствие структуры управления целям бизнеса;

— единство структуры и функции управления;

— первичность функции и вторичность органа управления;

— рациональное сочетание в структуре управления централизации, специализации и интеграции функций управления;

— соотносимость структуры управления с производственной и органи­зационной структурами предприятия;

— комплексная увязка в структуре управления всех видов деятель­ности;

— соответствие системы сбора и обработки информации организа­ционной структуре управления.

Третий этап — оценка эффективности оргструктур. Степень со­вершенства оргструктур проявляется в четкости системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реали­зации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

В конечном счете вся работа по проектированию структуры управле­ния сводится к выработке направлений по совершенствованию действу­ющей организационной структуры, повышению эффективности работы аппарата управления.