Контроль за деятельностью

Критерии оценки эффективности в систе­ме контроля

А В процессе управления страной, отраслью, регионом, пред­приятием или отдельным структурным подразделением возни­кает множество не предусмотренных процедурой управления ситуаций и неопределенностей.

Контроль — процесс обеспечения достижения организаци­ей своих целей, который заключается в сопоставлении факти­ческого состояния фирмы с определенными критериями. Конт­роль призван обеспечить правильную оценку реальной ситуа­ции и тем самым создать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подраз­делений, так и всей фирмы.

Без данной функции управления не могут быть организова­ны все другие функции: планирование, организация и мотива­ция.

Контроль в управлении объективно необходим для успеш­ного функпионирования системы, так как его отсутствие приво­дит к самым непредвиденным социально-экономическим послед­ствиям.

Контроль входит в обязанности руководителя любого уров­ня. Правильная организация контроля очень важна и во многом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответствен­ность за свои действия и решения. В то же время по-настоягце- му умный менеджер знает, что непрерывно контролировать своих подчиненных вредно — это мешает их самостоятельности, н они начинают верить, что без менеджера действительно не могут сделать ни шагу.

А Устранение возникающих ситуаций во многом зависит от системы контроля. Именно она пает основание судить о пра­вильности принятого руководством решения по конкретной про­блеме. И насколько необходима была корректировка ранее при­нятого решения.

Деятельность руководителей прежде всего направлена на то, чтобы предупредить возникновение возможных неопределенно­стей и критических ситуаций.

Для эффективного контроля в структурном подразделении разрабатываются свои системы контроля применительно к пе- лям и задачам, решаемым предприятием с учетом специфики его функционирования. Система контроля управления произ­водством на предприятии разрабатывается таким образом, что­бы обеспечить оптимальный ритм производства продукции, ее сбыта, правильного формирования запасов сырья, готовых из­делий, незавершенного производства.

Однако контроль затрагивает не только производственный процесс, но всю многообразную деятельность предприятия: — информационную систему, включающую в себя создание вычислительного сектора или сети персональных компь­ютеров, программное обеспечение;

— финансы и бухгалтерский учет (дебиторы, кредиторы, учет основных средств производства, налоги, страховка, пра­вовые вопросы и т.д.);

— внутренние расчеты по предприятию (расчет расходов и стоимость, выручка, рентабельность, анализ отклонений);

— планирование и доклады (бюджет, отчеты, статистика, капитальные вложения, анализ отклонений, контроль плановых целей и их результатов).

Систему контроля за принятым решением можно подразде­лить на несколько видов контроля;

— предварительный;

— текущий;

— заключительный:

— с обратной связью;

— по стандартам:

— по показателям результативности;

— по показателям допустимых отклонений.

Система контроля не может функционировать изолирован­но, она прежде всего направлена на выполнение конкретных функций управления (планирование, производство, маркетин­говая деятельность) и должна предусматривать интеграцию всех видов контроля.

• В соответствии с указанным выше делением системы конт­роля на отдельные виды, направленность и целесообразность проведения предварительного контроля продиктована следу­ющими обстоятельствами:

Основными функциями предварительного контроля можно считать разработку процедур и правил поведения работников в процессе реализации принятых планов.

Предварительный контроль в управлении живым трудом (людьми) состоит в анализе деловых качеств работников, их про­фессионально-квалификационных качеств, необходимых для вы­полнения конкретных функциональных обязанностей.

Предварительный контроль в области управления мате- риально-сырьевыми ресурсами предусматривает предваритель­ный входной контроль всех материально-сырьевых ресурсов, поступающих на предприятие для производственной деятель­ности как внутри страны, так и за рубежом по действующим

стандартам.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа финансового состояния через бюд­жет, который предусматривает предельные ассигнования по ста­тьям затрат.

• Текущий контроль осуществляется в процессе производ­ственно-хозяйственной деятельности по всей цепи иерархии управления и направлен на предупреждение возможных откло­нений в производственном процессе и возможных трудностей.

• В системе контроля важное место занимает система обрат­ной связи, которая позволяет менеджерам всех уровней управ­ления своевременно выявить непредвиденные ситуации и кор­ректировать свои действия, чтобы максимально избежать неже­лательные отклонения.

По мнению М. Мескона, все системы контроля обратной связи состоят из 5 главных элементов:

— имеют пели;

— используют внешние ресурсы;

— преобразуют внешние ресурсы для внутреннего исполь­зования;

— следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

— корректируют эти отклонения.

• Заключительный контроль, в отличие от текущего, при­меняется по результатам производственной деятельности, ког­да продукция уже изготовлена и нужно только сравнить полу­ченные результаты с требуемыми.

А В процессе контроля есть три четко различимых этапа: вы­работка стандартов и критериев, сопоставление с ними реаль­ных результатов и принятие необходимых корректирующих дей­ствий.

• Первый этап процесса контроля — это установка стандар­тов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имею­щих временные границы. Для управления необходимы стандар­ты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

• На втором этапе сравнения показателей функционирова­ния с заданными стандартами определяется масштаб допусти­мых отклонений. В соответствии с принципом исключения, толь­ко существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

• Следующий этап — измерение результатов — является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая изме­ренные результаты с заданными стандартами, менеджер полу­чает возможность определить, какие действия необходимо пред­принимать. Такими действиями могут быть изменения некото­рых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

А Эффективность контроля зависит от многих факторов, но прежде всего — от временного аспекта, на стадии которого осу­ществляется предварительный, текущий и заключительный кон­троль, и диапазона контроля, предполагающего организацию контроля по всем фазам управленческой системы контроля (пла­нирование, разработка оргструктур, мотивация и т.д.).

Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели, ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов ком­мерческой деятельности контроль направлен на оценку страте­гических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения, прежде всего в разрезе года. Это оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен на результаты как коммер­ческой, так и вспомогательной деятельности.

Оценка эффективности системы контроля производится по следующим фазам:

— стратегический контроль;

— контроль с ориентацией на результаты;

— контроль за соответствием контролируемому виду дея­тельности;

— справедливость; " — гибкость;

— простота;

— экономичность.

• Стратегический контроль осуществляется исходя из раз­работанной предприятием концепции на перспективу и являет­ся достаточно сложным по отношению к предприятию. Может применяться к отдельным стратегическим областям деятельно­сти.

• Контроль с ориентацией на результаты. Суть этого вида контроля состоит в том, чтобы своевременно реагировать на ре­шение стоящих перед предприятием задач на основе собранной информации и действующих стандартов по всем функциям уп­равления.

• Контроль на соответствие делу. Данный вид контроля нацелен на объективную оценку и измерение наиболее важных действий менеджера по отдельным областям его деятельности.

• Регулярность и своевременность контроля. Данный вид контроля может быть эффективным при условии, что он прово­дится регулярно и своевременно, в зависимости от явлений, про­исходящих в управлении предприятием. Основной задачей кон­троля является устранение возникших частных проблем, преж­де чем возникнут более серьезные проблемы общего характера.

• Гибкость контроля. Данный вид контроля может осуще­ствляться применительно к происходящим в управлении реаль­ным изменениям.

• Простота контроля. Каждый из рассмотренных видов кон­троля должен быть максимально простым, так как простейшие методы контроля требуют меньших усилий но количеству при­влекаемых специалистов для проведения контроля, а следова­тельно, более экономичны по затратам.