8.2.6. Контроль, учет и анализ

Определение степени достижения цели осуществляется при помощи кон­троля, который представляет собою процесс установления отклонения от преду­смотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.

Контроль - одна из функций управления. Как функция, контроль имеет двоякий характер. С одной стороны, это элемент каждой функции управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой - это самостоятельная функция управления.

Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скор­ректировать деятельность организации на предотвращение кризисного положе­ния. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга.

В замкнутом цикле управленческой деятельности контроль взаимодействует с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между кон­тролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ - методом его проведения. Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи.

Объектами контроля выступают предприятия, организации. Внутри органи­заций контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные эле­менты системы.

Субъектом контроля выступает контролирующее звено. Контроль осущест­вляют как государственные органы, так и ведомственные и частные.

Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря ему, обеспечиваются единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки.

Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, называется предварительным. Он предусматривает предупреждение нарушений установлен­ных правил ведения работ. Кроме того, предварительный контроль предшествует хозяйственной операции и направлен на предупреждение нарушения законности, нецелесообразного, неэффективного использования средств и принятия необос­нованных решений. При планировании, составлении смет, заключении договоров этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность. Благодаря ему устра­няются диспропорции в финансировании.

Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, называется текущим контролем. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а осуще­ствляется он начальниками. Задачи текущего контроля - оперативное выявление и своевременное пересечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий.

Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи. Материаль­ные, финансовые и человеческие ресурсы составляют «вход» системы обратной связи, а готовая продукция, услуги - «выход». В роли регулятора системы высту­пает руководитель-менеджер, который осуществляет контроль за заданными па­раметрами. Контроль дает возможность также своевременно реагировать на изме­няющиеся внутренние и внешние факторы.

Заключительный, или последующий, контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с пре­дусмотренными. Целями этого вида контроля являются установление правильно­сти, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяй­ственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.

При заключительном контроле формируется информация для учета, если ана­логичная работа повторяется в будущем.

Функция контроля осуществляет сбор, обработку и анализ информации о полученных результатах хозяйственной деятельности всех структурных звеньев предприятия, сравнивает их с плановыми показателями и выявляет отклонения, анализирует причины этих отклонений; разрабатывает мероприятия по их устра­нению. Таким образом, контроль - это не только установление отклонений от за­планированных показателей, но и действенный рычаг повышения эффективности работы подразделений. Непосредственно проверяется и анализируется установ­ленная стандартная отчетность как предприятия в целом, так и его подразделений, т.е. функция контроля базируется на учете и отчетности.

Существуют различные формы контроля: финансовый, административный, государственный и другие. Мы рассмотрим финансовый контроль, как основу общего контроля менеджмента.

Организационно на высшем звене управления финансовый контроль осуще­ствляется специальной службой контроля. Производственные подразделения предприятия контролируются его бухгалтерией, финансовым отделом и плановы­ми органами, которые получают и обрабатывают экономическую информацию по фактическим результатам за истекший период деятельности. Особенное внимание уделяется показателю прибыли и затрат на производство. Устанавливается также степень выполнения плана и причины его отклонений. Формы отчетности и фор­мы планов идентичны. Это упрощает проведение контроля и анализа. Под посто­янным вниманием контрольных органов находятся и такие показатели как эффек­тивность капитальных вложений, обеспеченность предприятия собственными ос­новными и оборотными средствами, платежеспособность, ликвидность (финансо­вое состояние).

Роль функции финансового контроля менеджмента в последние годы значи­тельно увеличилась в связи с тем, что для него широко используются автоматизи­рованные информационные системы и электронно-вычислительная техника, ко­торые позволили оперативно обрабатывать и передавать на большие расстояния информацию и принимать своевременные меры по устранению возникших откло­нений от принятых плановых заданий.

Контроль на низовом уровне тесно связан с текущим планированием. По­этому он входит в единое понятие оперативного управления. Контроль на низо­вом уровне называют административным контролем. В то же время общий управ­ленческий контроль тесно связан с перспективным планированием и осуществля­ется за использованием ресурсов. Поэтому общий управленческий контроль цен­трализован, а административный (оперативный) - децентрализован.

Но в целом система контроля позволяет использовать преимущества обособ­ленности производственных звеньев, так и эффективного управления из центра.

Тесно связан с функцией контроля (и со всеми другими функциями) анализ хозяйственной деятельности предприятия. Посредством анализа оценивают эко­номическую эффективность производственной деятельности предприятия за от­четный период и выявляют возможности его развития на перспективу с точки зрения обеспеченности финансовыми, трудовыми и материальными ресурсами. Результатами анализа должны быть ответы на вопрос, как лучше организовать хо­зяйственно-сбытовую деятельность предприятия на предстоящий период, какие и

где его резервы.

Исходные данные для принятия управленческих решений получают также при помощи экономического анализа.

Анализу подвергается вся производственно-хозяйственная деятельность, но наибольшее внимание уделяется анализу прибыли от реализации продукции, структур себестоимости всей выпускаемой и реализуемой продукции, себестои­мости отдельных видов продукции. Устанавливаются также причины отклонений от ранее рассчитанных цен и запланированных затрат на производство и реализа­цию продукции.