12.1. Управління групами в організаціях

За визначенням науковця М. Шоу: «Група - це дві або більше осіб, які взаємодіють одна з одною так, що кожна особа справляє вплив на інших та водночас перебуває під впливом інших осіб».

Отже, групу можна визначити як «два або більше індивідів, які взаємодіють між собою в процесі досягнення поставлених цілей і впливають один на одного так, що створюють нову сферу спілкування».

Групи виникають в організації і функціонують як відокремлені структурні підрозділи у зв'язку з такими передумовами:

внаслідок розподілу праці визначаються окремі спеціалізовані функції, які потребують для свого виконання певної сукупності людей, які мають певну кваліфікацію, професію, готовність у спільній діяльності виконувати визначену роботу. Подібна ситуація спостерігається при формуванні груп, які розв'язують цільові завдання (ця причина появи груп в організації, зазвичай, призводить до формування формальних груп);

^ існує природна спрямованість людини до об'єднання з іншими людьми, до формування сталих форм взаємодії з ними. Група надає людині відчуття захищеності, підтримку, допомогу в розв'язанні своїх завдань. У групі людині легше досягти «винагородження» у вигляді визнання або матеріального заохочення, у групі людина вчиться, переймаючи досвід інших. Група надає людині більше впевненості в собі у зовнішніх взаємодіях;

^ група надає людині можливість проводити час у приємному оточенні. Група може слугувати джерелом розв'язання особистих проблем (щодо почуття потрібності комусь, уникнення самотності).

Групи в організації створюються за різними ознаками і різними засобами. Відповідно до цього визначають два основні типи груп:

• Формальні групи - створюють за рішенням керівництва організації для ефективного їх функціонування в процесі виконання окремих конкретних завдань і досягнення на цій підставі визначених цілей.

• Неформальні групи - створюються спонтанно на основі збігу інтересів членів групи незалежно від рішень керівництва організації.

У діяльності формальних і неформальних груп є багато спільних ознак - структурна побудова, наявність лідера тощо. Однак є і суттєві відмінності:

- формальні групи функціонують згідно з розробленим планом у процесі організаційної діяльності;

- неформальні групи створюються як реакція індивідуумів на незадоволені потреби, які є наслідком механізації соціальної взаємодії.

Порівняння формальних і неформальних груп подано в додатку З.

Процес створення груп в організації має свої особливості. Поява формальних груп тісно пов'язана з організаційним розвитком. Особливостями їхнього розвитку є:

• процес створення підрозділів і подальшого підбору персоналу - це і є фактично процес створення формальних груп;

• керівництво створює формальні групи згідно з конкретними планами;

• формальні групи можуть створювати на тимчасовій основі.

При виникненні неформальних груп їхні члени не завжди

усвідомлюють мету своєї діяльності. Головні причини виникнення неформальних груп пов'язані з бажанням задовольнити такі потреби:

- належності;

- взаємодопомоги (для нових працівників);

- захисту (опір діям вищого керівництва);

- спілкування;

- симпатії (прояв тіснішого спілкування через виконання подібної або взаємопов'язаної діяльності).

В організації можуть створювати різні типи формальних груп, які передбачають відповідні особливості управління ними.

Група керівника включає керівника і його безпосередніх підлеглих. Група керівника є ланкою організаційної структури, і її створюють для виконання визначених функцій.

Ключову роль в успішній діяльності команди відіграють стосунки між керівником і підлеглими, які за інженерною психологією^[2] можна класифікувати за чотирма напрямами, такими як:

1. Визначення обов'язків підлеглих (предмет роботи, повноваження, взаємовідносини з колегами і керівниками).

2. Правила діяльності або виконання обов'язків (формування чіткого уявлення про результати, яких очікують, знання можливих помилок, джерела цих помилок та шляхи їх усунення).

3. Оцінка, яку здійснює керівник, ділових якостей співробітника (підлеглий знає важливість свого внеску у спільну справу, керівник визначає розмір цього внеску і повідомляє про це інших членів групи, підлеглий відчуває зацікавленість до своєї особи з боку керівника; керівник турбується про просування підлеглого по службі).

4. Винагородження підлеглого за добре виконану роботу і додаткова мотивація.

Іншим типом формальної групи є робоча (цільова) група, що включає співробітників, які спільно виконують одне завдання. Характерними рисами робочих груп є тимчасовий характер їх існування (до виконання завдання), а також їхня висока самостійність. Ефективна робота таких груп значною мірою залежить від продуманої організації різних зборів і нарад, а також подолання одностайності думок.

Комітети (комісії, ради, команди) - група, якій делеговано повноваження для виконання конкретного завдання або комплексу завдань.

Особливості комітетів:

• до їхнього складу залучають співробітників різних підрозділів організації;

• комітет не завжди ухвалює рішення і виконує дії;

• частіше така група готує пропозиції і рекомендації керівництву з тих чи інших питань.

Комітети доцільно використовувати при виникненні складних ситуацій, коли потрібно враховувати різні погляди, ідеї або коли слід підняти дух організації і скоординувати діяльність різних підрозділів.

Управління неформальними групами повинно враховувати особливості неформальних груп і фактори, які впливають на їхню діяльність.

Соціальний контроль полягає в тому, що група встановлює еталони прийнятної і неприпустимої поведінки для своїх членів (щоб група прийняла особу та повинна дотримуватись цих норм). На порушників еталонів чекають санкції, які зводяться, як правило, до відчуження.

Зміни погрожують самому існуванню неформальної групи, і тому опір змінам є невід'ємною характеристикою будь-якої неформальної групи. Подолати опір можна шляхом заохочення підлеглих до ухвалення рішень.

Наявність неформальних лідерів - керівники неформальних груп виконують ті самі функції, що й керівники формальних груп, однак із перерозподілом влади. Так, неформальний лідер не має законної влади (саме в цьому його велика перевага), натомість має особливу владу винагородження і володіє набагато більшою експертною й еталонною владою. Водночас керівники неформальних груп застосовують свою владу до членів групи аналогічно тому, як це робить лідер формальної групи.

Серед факторів, що впливають на діяльність неформальних груп, розрізняють такі, як розмір і склад групи, групові норми, згуртованість членів групи, конфліктність, статус і ролі членів групи, а також розподіл ролей між ними. Розгляньмо ці фактори детальніше.

Розмір групи. Багато досліджень у цьому напрямі не дало однозначних результатів. У різних випадках ефективними були групи чисельністю від чотирьох до 11-ти осіб. У таких групах люди відчувають більшу задоволеність, ніж у групах більшого або меншого розміру. Із збільшенням розмірів групи важче досягти згоди, ускладнюється спілкування. На практиці використовують рекомендацію 7±2. Зменшення кількості членів групи згуртовує її, призводить до підвищення персональної відповідальності. Надмірне збільшення складу групи призводить до її розпаду на підгрупи зі своїми особливими інтересами.

Склад групи відображає ступінь єдності поглядів і інтересів її членів, кутів зору, підходів, які використовують у розв'язанні проблем.

Групові норми - це правила поведінки, яких очікує група від кожного її учасника, дотримання яких дозволяє учасникові належати до групи і розраховувати на її підтримку. Групові норми визначають напрями діяльності групи - «за» чи «проти» цілей організації. Норми встановлюють відносно досягнення цілей, якості роботи, стосунків із замовниками, кваліфікації персоналу, внутрішньогрупових стосунків тощо.

Наслідком високого ступеня згуртованості як міри тяжіння членів групи один до одного і до групи загалом є групова одностайність. Групова однодумність відображає тенденцію пристосування і придушення індивідуальних поглядів і дій членів групи на користь групової гармонії.

Статус членів групи пов'язаний із старшинством у посадовій або неформальній ієрархії, назвою посади, розміщенням та облаштуванням службового приміщення, наявністю секретаря й іншого обслуговувального персоналу, освітою, поінформо­ваністю про стан організації. Що вищий статус, то вищий ступінь впливу.

Критичним фактором ефективності роботи групи є ролі членів групи. З одного боку, в кожній групі потрібно виконувати визначені ролі. З другого, ролі неможливо нав'язувати, тому що це може призвести до міжособових конфліктів. Ролі мають обирати члени групи добровільно. Тільки збіг бажаних і потрібних ролей дозволяє групі досягти ефективної роботи. Одним із ключових елементів процесу управління групами є розподіл ролей між членами групи.

На практиці для цього використовують два підходи - функціонально-цільовий і соціально-психологічний. Відповідно до функціонально-цільового підходу визначають два типи ролей:

• цільові ролі розподілено так, щоб мати можливість підбирати групові завдання і виконувати їх (ініціювання діяльності, пошук інформації, збір думок, надання інформації, виказування думок, опрацювання, координування, узагальнення);

• підтримувальні ролі повинні сформувати таку поведінку, яка сприяє підтримці й активізації життєдіяльності групи (заохочення, забезпечення участі, встановлення критеріїв, виконуваність, відбиття почуттів групи).

Соціально-психологічний підхід має за мету створення міцного командного духу, забезпечення згуртованості групи, а самі цілі буде визначено і досягнуто пізніше. Відповідно до соціально- психологічного підходу визначають такі ролі: координатор, локомотив, мислитель, критик, скрупульозний виконавець, душа колективу, реалізатор. Один член групи може одночасно грати декілька ролей, і навпаки, хоча друга ситуація часто призводить до конфліктів. Кожна група, як формальна, так і неформальна, проходить певні етапи формування. Процес формування груп включає шість стадій. Перехід до кожної наступної стадії означає підвищення рівня зрілості групи і характеризується більшою продуктивністю. Нижче наведено опис кожної із стадій формування груп.

1. Орієнтація. Завдання цієї стадії - «зламати кригу». Високого рівня міжособового спілкування досягають в умовах невизначеності цілей і влади. Члени групи готові прийняти будь-яке лідерство.

2. Конфлікт і виклик. На цій стадії з'являються альтернативні варіанти дій, складається уявлення про розподіл робіт і влади в групі. Значна частина груп на цій стадії завершує своє існування через емоційну та політичну боротьбу.

3. Спілкування - настає внаслідок появи нового оригіналь­ного лідера або консенсусу влади. Цей етап відносно нетривалий.

4. Ілюзія. Успішне подолання попередньої стадії формує у членів групи уявлення, що всі труднощі подолано, і виникає ілюзорне відчуття гармонії, можливості простого розв'язання всіх проблем.

5. Розчарування. Нереалістичні очікування попереднього етапу вимагають від членів групи пошуку кращих дій, зіставлення сильних та слабких сторін кожного члена групи.

6. Сприйняття. Між членами групи виникає довіра у стосунках, взаємодопомога в конфліктах, віра в майбутню діяльність. Ролі у групі поділяють усвідомлено. Досягають більшої продуктивності.

При управлінні групами також важливо розуміти особливості групової поведінки. Головна відмінність між індивідуальною і груповою поведінкою полягає в тому, що в групі людина усвідомлює, що її особиста поведінка впливає на поведінку інших членів групи й поведінку групи загалом, а поведінка інших членів групи й поведінка групи загалом впливає на неї особисто. Вихідним пунктом моделі групової поведінки є визнання впливу факторів зовнішнього середовища на групову поведінку. Це означає, що групи не функціонують ізольовано, вони тісно пов'язані зі своїм зовнішнім середовищем. До факторів зовнішнього середовища відносяться всі ті об'єкти, процеси та події, які перебувають за межами групи, але впливають на неї. Найвагомішими факторами середовища є організаційна культура, робочі завдання, технологія, система оплати праці тощо. Модель групової поведінки, яку запропонував Дж. Хоманс, визначає фактори середовища: поведінку, якої очікують від групи, тобто сукупність:

взаємодіють частіше, так само як і частіші взаємовідносини виникають між членами групи, які симпатизують один одному. Несприятливі емоції виникають щодо членів групи, які порушують прийняті у групі норми. В подальшому несприятливі емоції часто призводять до дій, пов'язаних із «покаранням» порушника.

Характер поведінки групи, що реально склалася, впливає на результати її діяльності, на те, як група виконує завдання, на отримання внутрішнього задоволення та відчуття особистого росту. Ці результати можуть або підтримувати поведінку, якої очікують, і підвищувати подальші результати, або вступати в суперечність з поставленими міжособовими завданнями і знижувати результативність діяльності групи.

Знання особливостей моделі групової поведінки Дж. Хоманса веде до таких висновків щодо управління групами:

^ менеджер повинен чітко визначити ролі кожного члена групи. Рольові конфлікти можна мінімізувати через встановлення ієрархії влади;

менеджер повинен постійно відстежувати групові норми, оскільки вони можуть сприяти або перешкоджати резуль­тативній діяльності групи;

^ невідповідність статусів може негативно вплинути на результати діяльності і задоволеність працівників. Для мінімізації цієї невідповідності менеджер повинен брати до уваги і формальний ієрархічний ранг працівника, і його неформальний груповий статус.

Отже, можна стверджувати, що організація являє собою систему взаємодіючих груп. Формальні групи об'єднуються і взаємодіють у рамках організаційної структури. Неформальні групи спроможні проникати одна в одну й у формальні групи. Що краще керівництво усвідомлює цей взаємозв'язок, то ефективніше може бути ця система управління організацією.

Соціальні і психологічні фактори впливають на продуктивність праці більше за умови ефективної організації робіт, оскільки важливими є поведінкові фактори, стосунки з керівниками, інтерес до експерименту, що призводять до позитивних результатів.