10.4. Информационные технологии и коммуникации в процессах управления

Информационные потоки становятся все более широкими и динамич­ными, объем информации, необходимой для принятия грамотных реше­ний, растет, при этом время, отпускаемое на их принятие, сокращается. Без современных способов обработки, хранения и передачи информа­ции обеспечить эффективные коммуникации предприятия невозможно.

Задача, однако, не сводится лишь к внедрению компьютеров и дру­гих технических средств в производственно-хозяйственную деятельность

Рис. 10.4. Схема направлений использования интеллектуальной собственности корпораций

предприятия. Необходимо провести комплексную автоматизацию бизнес- процессов, предусматривающую интеграцию внутренней и внешней инфор­мационной среды предприятия через Интернет.

Под термином «информационные технологии в корпоративном управле­нии» традиционно понимают комплексные системы автоматизации управ­ления. Известны и другие их названия — системы масштаба предприя­тия, корпоративные информационные системы (КИС), корпоративные (или Комплексные) системы управления (КСУ), автоматизированные системы управления (АСУ).

Основное назначение информационных систем — оперативное пре­доставление непротиворечивой, достоверной и структурированной инфор­мации для принятия управленческих решений.

Комплексные системы автоматизации управления обычно представ­ляют собой универсальные решения, пригодные для различных типов пред­приятий. Они касаются управления финансами, складскими запасами, покупками и продажами. Эти системы часто имеют отраслевые решения, содержащие соответствующую нормативно-справочную базу. Например, система БАРР/З для авиационной промышленности поддерживает учет и контроль серийных заводских номеров всех деталей самолета, сроков их эксплуатации, плановой замены или ремонта, что необходимо для обес­печения надежности производства, безопасности пассажиров.

Комплексные системы управления, ориентированные в первую оче­редь на крупные многопрофильные структуры предприятия, не только предлагают развитый набор функций, но и обеспечивают надежное хра­нение и обработку больших объемов информации. Современные информа­ционные технологии, коммуникации и Интернет позволяют решать задачи удаленного доступа к единой базе данных, актуальные для корпоративно­го управления.

Комплексные системы управления имеют, как правило, следующие категории пользователей: конечные пользователи, системные админист­раторы и аналитики. На многих предприятиях такие категории пользова­телей часто объединяются в одном или нескольких лицах, что противоре­чит рациональной организации работы и в итоге увеличивает издержки. От конечного пользователя требуется четкое выполнение необходимых процедур в соответствии с его квалификацией, настройкой рабочего ме­ста и мерой ответственности.

Системный администратор отвечает за работоспособность системы, а также технических средств и программного обеспечения, занимается настройкой конкретных рабочих мест и обучением конечных пользовате­лей. От администратора требуется не только профессионализм в области информационных технологий, но и способность разбираться в специали­зации практически каждого сотрудника.

На отечественных предприятиях стали появляться и системные ана­литики, которые занимаются анализом выполнения технологических це­почек, бизнес-процессов, их оптимизацией и модификацией. Некоторые западные корпоративные системы имеют встроенные средства, позволяю­щие автоматизировать работу аналитиков при построении новых и моди­фикации используемых бизнес-процессов. Такие же средства появляются и в отечественных системах. Имеются и специализированные программ­ные средства для автономного решения задач построения бизнес-про­цессов.

Универсальность настройки и развития, функциональность корпоратив­ных систем управления требуют высококвалифицированных системных администраторов и системных аналитиков практически по всем составля­ющим бизнеса (финансы, логистика, сбыт, снабжение) для поддержания работоспособности как системы, так и пользователей.

Потребителем информации является руководство предприятия и в первую очередь его финансовый директор. Если руководители тоже осво­или «компьютерные премудрости», они меньше зависят от получения инфор­мации от подчиненных, что неизбежно приводит к ужесточению исполни­тельской дисциплины и контроля на предприятии.

Практически все программные средства, используемые в корпоратив­ном управлении, представляют собой регистрирующие факты и докумен­ты финансово-хозяйственной деятельности для построения различных отчетов и справок. В базу данных вносится структурированная информа­ция, связанная между собой справочниками, классификаторами, пара­метрами и формами типовых документов.

Если предприятия выдвигают оолее жесткие и разнообразные требо­вания к средствам корпоративного управления, то появляется необходи­мость их многоуровневого построения.. Обычно центральным является ядро системы, содержащее только программные коды. Следующий концепту­ально важный элемент — встроенный инструментарий системы, позволя­ющий, не меняя коды программы, проводить ее настройку на рабочих местах, выполнять конкретные операции, вводить новые и менять имею­щиеся формы первичных и отчетных документов, задействовать прочие средства параметрической настройки. Более развитые системы имеют встроенные средства для создания различных моделей предприятия, на­пример, информационной, организационной, функциональной.

Под управлением бизнес-процессами понимают последовательность выполнения операций в различных, подразделениях компании, что опре­деляется правилами оформления соответствующих документов. Бизнес- процесс не сводится, однако, к распределению выполнения соответствую­щих операций, последовательность и совокупность которых диктуются мерой необходимости. Программа должна уметь провести анализ, оценку необходимых ресурсов, стоимости, времени, эффективности и других необходимых атрибутов бизнес-процесса. Среди отечественных систем в полном объеме этого не может сделать ни одна система. Специалисты консалтинговых фирм используют для этих целей прикладные программ­ные средства.

В практике управления сформировался определенный стандарт функ­ционального рассмотрения производственных процессов (особенно ма­шиностроительного сборочного производства), логистики и их финансо­вых результатов во взаимосвязи. Термин «стандарт» часто означает набор понятий и определений, применяемый для описания управления конкрет­ными процессами вместе с набором управленческих отчетов и правил их составления.

Наиболее известны следующие стандарты управления:

1) «Объемно-календарное планирование» — MPS (master planning scheduling);

2) «Статистическое управление запасами» — SIC (statistical inventory control);

3) «Планирование потребности в материальных ресурсах» — MRP (material requirements planning);

4) «Планирование потребности в производственных мощностях» — CRP (capacyty requirements planning);

5) «Планирование производственных ресурсов» — MRP-II (manufacturing resourse planning). Индекс II подчеркивает второй уровень методологии по сравнению с MRP;

6) «Планирование потребностей (ресурсов) предприятия в целом» — ERP (enterprise resourse planning);

7) «Планирование ресурсов в зависимости от потребностей клиентов» — CSRP (customer synchronized resourse planning).

Все стандарты в названии имеют слово планирование (planning), что отражает их сущность и цель применения. Контроль отклонений факти­ческих данных от плановых показателей позволяет руководителям быст­ро обнаружить проблемы и принять необходимые управленческие ре­шения.

Планирование деятельности предприятия, получение оперативной информации и принятие на ее основе правильного решения связано с обработкой больших объемов данных. Отчеты, формируемые в учетных корпоративных системах управления, обычно лишены гибкости. Их нельзя «развернуть» или «свернуть», чтобы получить желаемое представление данных, в том числе и графическое. Чем больше «срезов» и «разрезов» можно сделать, тем реальнее можно представить картину деятельности предприятия и принять оптимальное решение по управлению бизнес-про­цессами. Для таких задач необходимо математическое и экономическое моделирование, а также высокое быстродействие.

Аналитический модуль имеется в ряде систем. Учетные системы стро­ят справки в различных «разрезах» по информации, хранящейся в базе данных.

Кроме современного инструментария и платформ, а также системных средств развитие отечественных корпоративных систем предполагает их функциональное насыщение, особенно в сфере производства. В настоя­щее время ведущие специалисты отечественного рынка программного обеспечения занимаются разработкой отраслевых решений для различ­ных типов производств. Предприятия выдвигают требования интеграции программных продуктов, чтобы сохранить работающие, как правило, спе­циализированные, системы и информационно объединить их с вновь при­обретаемыми. Интеграция требуется и продуктам различных производи­телей для объединения комплексных решений со специализированными: бюджетированием, финансово-экономическим анализом, обслуживанием клиентов, аналитической обработкой данных.

Большое будущее принадлежит, по мнению специалистов, «электрон­ному бизнесу» (e-business) — модели взаимодействия предприятия с внеш­ней средой с использованием в качестве коммуникационного канала сети Интернет.,Ведущие разработчики «деловых» программных продуктов уже несколько лет предлагают клиентам корпоративные информационные системы со встроенными элементами, обеспечивающими эффективное дистанционное взаимодействие с различными заинтересованными груп­пами (потребителями, поставщиками, акционерами и пр.).

Наибольшее практическое развитие концепция «электронного бизне­са» получила по следующим направлениям.

1. В2С — «business-to-consumer» (предприятие — потребитель). По этой схеме реализуется виртуальный контакт между предприятием и конеч­ным (розничным) потребителем продукции. В развитых странах, особен­но в США, эти системы уже весьма широко распространены. Особенно популярны продажи через Интернет книг, компакт-дисков, игрушек и ком­пьютеров.

2. В2В — «business-to-business» (предприятие—-предприятие). В рам­ках этой схемы предприятие создает «электронную торговую площадку» для продажи продукции другим предприятиям и (или) оптовым покупателям, размещает заявки на покупку сырья, материалов, комплектующих и т.д. Поступающие заявки автоматически обрабатываются, и на их основе вно­сятся соответствующие коррективы в оперативный план производства и сбыта.

3. B2G — «business-to-government» (предприятие — государство). Системы этого класса переносят в виртуальное пространство контакты предприятия с государственными органами, особенно с налоговой инспек­цией. Передача бухгалтерской отчетности и перечисление средств проис­ходят в режиме on-line.

4. B2S — «business-to-shareholders» (предприятие — акционеры). Раз­витие корпоративной культуры предполагает прежде всего цивилизован­ное общение менеджмента компании с акционерами. Сегодня интернет- сайты многих западных корпораций обеспечивают «закрытый доступ» акционеров к свежей финансовой отчетности предприятия, дистанцион­ное общение с менеджерами компании, комментарии специалистов по интересующим проблемам. В перспективе даже выплата дивидендов мо­жет быть организована в режиме оП-Нпе.

Разумеется, подобные Интернет-решения не являются гарантией эффек­тивности бизнеса. При отсутствии жизнеспособной, коммерчески обоснован­ной бизнес-модели такая автоматизация может только ускорить гибель предприятия. Например, при развитии систем В2С предприятие может столкнуться со шквалом клиентских заявок, которые окажется не в состоя­нии удовлетворить.

Более перспективны не сами системы управления, а простой и уни­версальный инструмент их создания, предназначенный для квалифициро­ванных посредников между разработчиком и конечным пользователем. Сейчас эти функции выполняют системные администраторы и аналитики. При наличии такого инструмента будут востребованы готовые типовые решения для предприятий всех отраслей.

Интернет как дополнительный инструмент развития бизнеса может эффективно использоваться только при наличии, комплексной системы управления. Хотя современные информационные и коммуникационные технологии, в том числе Интернет, и позволяют организовать сдачу в аренду программного обеспечения, говорить о ближайшей перспективе исполь­зования таких возможностей преждевременно из-за отсутствия надеж­ных средств связи.

Попытки внедрения и использования, даже не в полном объеме, инфор­мационных технологий на отечественных предприятиях на практике доказа­ли, что необходимо предварительно реорганизовать бизнес и само предприя­тие, а также построить регламенты (инструкции) управления. Справиться самостоятельно с такой работой сотрудникам предприятия сложно, по­этому повсеместно развивается практика взаимодействия с консалтинго­выми компаниями, которые помогают предприятиям «расшивать узкие места», налаживать основной бизнес-процесс, отрабатывать технологию, строить информационные потоки и т.д.

Автоматизировать налаженный процесс легче, проще, дешевле, быст­рее. Бухгалтер, кладовщик, менеджер по продажам и другие специалисты не должны совершенствовать форму бланков документов в связи с изме­нением законодательства или схем ведения бизнеса. Поэтому рынок про­граммного обеспечения постепенно из «продуктового» превращается в «обслуживающий». Начинает развиваться аутсорсинг — передача неко­торых функций предприятия специалистам привлеченных компаний, ко­торые занимаются обслуживанием техники, системного программного обеспечения, модификацией прикладной (функциональной) части систем. Наиболее важным и актуальным в использовании корпоративных систем управления становится информационно-технологическое и методическое обслуживание их пользователей и потребителей.

Внедрение информационных технологий — длительный процесс, со­стоящий из ряда функций, наиболее важной из которых является обсле­дование или диагностика состояния предприятия.

Использование программного обеспечения на любом предприятии нёизбежно влечет в той или иной степени реорганизацию его деятельно­сти. Нельзя слепо подчинять имеющиеся программные и системные воз­можности руководителю того или иного уровня процесса управления, так же как и буквально следовать заложенным в систему принципам и мето­дам выполнения процедур, обработки и представления информации.