1.3 ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНИХ ПІДСИСТЕМ МЕ­НЕДЖМЕНТУ ОРГАНІЗАЦІЇ

Система менеджменту сучасного підприємства, зазвичай, скла­дається із таких підсистем (рис. 1.3).

Розглянемо основні характеристики окремих підсистем органі­зації.

Управлінська підсистема.

Система управління - це сукупність управлінських органів, під­розділів і виконавців, які виконують закріплені за ними функції й ви­рішують поставлені перед ними завдання, а також сукупність методів, за допомогою яких здійснюється управлінський вплив [9].

Рис. 1.3 - Основні підсистеми менеджменту організації

Основними структурними елементами системи управління є дві підсистеми (рис. 1.4 ): керуюча (суб'єкт управління) і керована (об'єкт управління). Керуюча підсистема представлена: вищим органом управління, виконавчим органом управління і контролюючим органом. Керована підсистема - це всі види ресурсів: людські, фінансові, мате­ріальні та інформаційні.

Основними підходами дослідження управлінської підсистеми є функціональний та структурний аналіз. Перший передбачає вивчення динаміки системи, визначення її входів, процесів (функцій) та виходів (головних цілей системи). Структурний аналіз висвітлює об'єкти сис­теми, взаємовідносини між ними, їх зміст та процедури реалізації вза­ємовідносин.

Інформаці зовнішнє

Керівний ф вплив

Зовнішнє середовище Рис. 1.4 - Структурна схема системи управління [8]

Для вивчення організацій як різновиду штучних систем та про­цесів управління на додаток до названих застосовується підхід, який спрямований на дослідження процесів прийняття рішень.

Для оцінки досконалості управлінської підсистеми, як правило, користуються поняттям ефективності її роботи. Більшість авторів про­понують визначати ефективність управлінської діяльності співвідно­шенням поставлених цілей і фактичного рівня їх досягнення. Одним із головних показників якості роботи системи управління може бути прийнято співвідношення результатів організації та витрат, які забез­печили їх отримання.

Основні характеристики та напрями оцінки ефективності управ­лінської підсистеми наведено у таблиці 1.2.

Названі характеристики притаманні будь-якій підсистемі управ­ління в цілому. Однак сама підсистема є складною конструкцією зі своїми власними об'єктами, кожен з яких може бути оцінений за зна­ченням вищенаведених характеристик.

Ці характеристики є величинами, якими вимірюються певні вла­стивості системи управління, тобто є її параметрами. Забезпечення дотримання оптимальних значень цих характеристик-параметрів реалі­зується організацією підсистеми управління.

Фінансова підсистема.

Фінансова підсистема відповідає за наявність в потрібний час і в потрібному обсязі фінансових ресурсів.

Фінансова підсистема будь-якої організації вступає у взаємовід­носини з такими елементами внутрішнього та зовнішнього середовища:

- з іншими організаціями (оплата постачання сировини, товарів, інших матеріальних цінностей, реалізація продукції, під час отримання фінансових і комерційних кредитів і вкладення капіталу тощо);

- із засновниками (при розподілі прибутку);

- з трудовим колективом (оплата праці, розподіл доходів і при­бутку, сплата дивідендів за акціями, відсотків за облігаціями тощо);

- з державними органами управління (сплата податків, обов'яз­ковий продаж частини експортної виручки тощо) [2].

Фінансова підсистема організації забезпечує виконання таких функцій:

- розробка і реалізація інвестиційної політики на підприємстві за допомогою різноманітних фінансових інструментів (складання інвес­тиційних програм, пошук джерел фінансування підприємства, розподіл та перерозподіл прибутку та ін.);

- аналіз фінансової звітності та звітування перед акціонерами за результатами фінансової діяльності;

- випуск цінних паперів;

- прогнозування грошових надходжень та видатків організації;

- отримання позичок та кредитів;

- операції з інвестиціями;

- оцінка операцій щодо злиття та поглинання організацій;

- визначення платоспроможності організацій, розрахунок осно­вних фінансових показників діяльності організації [7].

Основою фінансової підсистеми виступає фінансова стратегія і фінансова політика підприємства, яка сприяє вирішенню конкретних завдань з відповідних напрямів його фінансової діяльності.

Фінансова стратегія - це довгостроковий курс фінансової полі­тики, розрахований на перспективу, що передбачає вирішення велико­масштабних завдань, які визначаються економічною та соціальною стратегією організації. Фінансова стратегія підприємства є планом дій із забезпечення підприємства грошовими засобами, що будується на основі фінансового аналізу, а також оптимізації основних і оборотних коштів, розподілу прибутку, безготівкових розрахунків, податкової і цінової політики та ін.

Фінансова політика - це сукупність фінансових (розподільчих і перерозподільчих) заходів, які забезпечують виконання фінансової стратегії.

Фінансова підсистема організації забезпечує виконання таких завдань:

- планування та забезпечення необхідної величини і структури фінансових ресурсів та джерел їхнього фінансування;

- розподіл фінансових ресурсів підприємства;

- здійснення контролю за станом і ефективністю використання фінансових ресурсів;

- здійснення оцінки ефективності використання фінансових ре­сурсів підприємства.

До основних характеристик фінансової підсистеми менеджмен­ту організації відносять:

- показники ліквідності та платоспроможності організації;

- рівень беззбитковості діяльності;

- прибутковість діяльності підприємства;

- рентабельність продукції (послуг) та діяльності організації в цілому.

Операційна підсистема.

Операційна підсистема організації охоплює всі дії, результатом яких є товари, послуги, що пропонуються організацією на ринку. Без цієї функції, зрозуміло, ніяка організація існувати не може. Операційна система створюється та функціонує, враховуючи стратегію операцій­ної діяльності, яка, в свою чергу, є однією з функціональних стратегій організації. Стосовно промислового підприємства повна система виро­бничої діяльності називається операційною підсистемою.

Операційна підсистема включає оперативне управління: вироб­ничими процесами; виробничими потужностями; матеріально- технічним забезпеченням; трудовими ресурсами; якістю продукції.

Операційна підсистема відповідає, перш за все, за оптимальне використання виробничих потужностей, наявність новітньої техніки та технології.

Її характеристиками можуть бути:

- рівень використання виробничих потужностей;

- стан та ефективність використання основних засобів;

- достатність сучасних основних засобів;

- витрати на придбання нових технологій.

Найчастіше операційну систему уявляють як сукупність трьох взаємопов'язаних підсистем: переробної, підсистеми забезпечення та підсистеми планування і контролю (рис. 1.5) [10].

Переробна підсистема здійснює перетворення вхідних ресурсів у вихідні результати.

Підсистема забезпечення виконує функції ресурсного забезпе­

чення переробної підсистеми.

Підсистема планування та контролю отримує від переробної си­стеми інформацію про стан системи. Інформація надходить як із внут­рішнього середовища (цілі, політика, персонал тощо), так із зовніш­нього середовища (вимоги споживачів, стан конкуренції, відповідність технології та ін.).

Підсистема планування та контролю

I

Переробна система

Забезпечувальна система

Рис. 1.5 - Складові операційної підсистеми організації

Основною метою управління операційною підсистемою є виро­бництво продукції вчасно та з мінімізацією витрат. Завдання кожного виробничого підрозділу можуть бути різними, але основна управлінсь­ка мета залишається однією для всіх: виконання заданої виробничої програми і досягнення при цьому оптимального рівня витрат сирови­ни, матеріалів, праці, часу та грошових засобів.

Маркетингова підсистема.

З позиції системного підходу маркетингова підсистема - це ці­лісна динамічна соціально-економічна система, яка складається з су­купності взаємопов'язаних елементів різноманітного ступеню склад­ності та організації.

Елементами цієї підсистеми є (рис. 1.6):

- управління товарною політикою;

- управління товарним портфелем;

- управління ціновою політикою;

- управління збутовою політикою;

- управління маркетинговими комунікаціями;

- управління інноваціями у товарній та збутовій політиці.

Кожна з наведених систем структурно інтегрує в собі відповідні

підсистеми, від гармонійної взаємодії яких залежить ефективність управління маркетинговою підсистемою підприємства.

Рис. 1.6 - Основні елементи маркетингової підсистеми менеджменту організації

Основними завданнями маркетингової підсистеми в управлінні підприємством за сучасних умов господарювання є:

1) забезпечення оптимальних пропорцій між попитом та пропо­зицією продукції певного виду та асортименту шляхом гнучкого реа­гування на його динаміку та маневрування наявними ресурсами;

2) формування системи договірних та ринкових відносин із всі­ма елементами та структурами виробництва і споживання як на внут­рішньому, так і на зовнішньому ринку;

3) вплив на виробничий процес з метою стимулювання, понов­лення та вдосконалення асортименту і поліпшення якості продукції, що випускається;

4) пошук нових ринків, ринкових сегментів та збутових ніш, до­сягнення оптимального рівня соціально-економічної ефективності та результативності організації.

Інформаційна підсистема.

З позиції системного підходу інформаційна підсистема менедж­менту організації має охоплювати планування, організацію, координа­цію та контроль інформаційної діяльності і процесів, а також комуні­кації всередині підприємства з метою поліпшення його роботи. При цьому передбачається цілеспрямоване використання інформації як ресурсу.

Основу інформаційної підсистеми менеджменту організації ста­новлять:

- сукупність правил, технічних засобів і систем, які визначають інформаційну та комунікаційну структуру підприємства;

- комплекс завдань управління на всіх етапах життєвого циклу підприємства, охоплюючи всі дії та операції, пов'язані як з інформаці­єю в усіх її формах і станах, так і з підприємством у цілому на основі даної інформації.

Характеристика цієї підсистеми здійснюється переважно в якіс­ному вигляді за такими напрямками:

- достовірність інформації;

- наявність перешкод при її передачі;

- релевантність, тобто яка частина інформації відноситься до конкретної проблеми;

- інформаційні перевантаження менеджерів, чи навпаки, недо­статність інформації для прийняття рішень;

- витрати на одержання інформації.

Основними завданнями інформаційної підсистеми є:

- аналіз інформаційної потреби та пошук можливих рішень для її задоволення;

- стратегічне планування інформаційної діяльності;

- налагодження роботи з інформацією в усіх підрозділах органі­зації;

- контроль усього інформаційного процесу.

Рівень надійності інформаційної підсистеми залежить від таких факторів [11]:

- складу та рівня надійності технічних засобів, їх взаємодії та надійної структури;

- складу та рівня надійності програмних засобів, їх можливостей і взаємозв'язку в структурі програмного забезпечення інформаційної системи;

- раціонального розподілу задач, які розв'язуються системою, між технічними засобами, програмним забезпеченням і персоналом, що обслуговує цю систему;

- рівня кваліфікації персоналу, організації робіт і рівня надійно­сті дій персоналу інформаційної системи;

- режимів, параметрів та організаційних форм експлуатації ком­плексу технічних засобів;

- ступеня використання методів і засобів технічної діагностики;

- реальних умов функціонування інформаційної системи.

Ефективність інформаційної системи визначається порівнянням

одержаних результатів від функціонування цієї системи і витрат усіх видів ресурсів, необхідних для створення, дії та розвитку цієї системи.

Підсистема логістики.

Підсистема логістики забезпечує інтеграцію всіх функціональ­них сфер, пов'язаних із проходженням матеріального потоку від виро­бника до споживача в єдиний комплекс, який називається комплексом логістики.

Логістична підсистема організації забезпечує потрібний набір послуг за максимально можливого зменшення витрат, зумовлених виконанням логістичних операцій. Через це логістична політика роз­робляється з урахуванням двох факторів - бажаного рівня логістично- го сервісу і мінімальної величини логістичних витрат на його досяг­нення, а мета логістичної підсистеми менеджменту полягає у встанов­ленні балансу між цими двома складовими, вигідного як споживачу, так і генератору матеріального потоку.

Логістична підсистема може характеризуватись наступними по­казниками:

- кількість та якість постачальників;

- витрати на збереження матеріалів, комплектуючих та готової продукції (послуг);

- ритмічність поставок ресурсів;

- ефективність політики збуту.

Логістична підсистема підприємства об'єднує стадії закупівлі, виробництва і збуту у єдиний процес та включає: логістику ресурсного забезпечення, інтегровану та стратегічну логістику (рис. 1.7).

Ефективність логістичної підсистеми - це показник (або систе­ма показників), який характеризує рівень якості функціонування логіс­тичної системи за заданого рівня загальних логістичних витрат.

З точки зору споживача, який є кінцевою ланкою логістичного ланцюга, ефективність логістичної системи визначається рівнем якості та вчасності обслуговування його замовлення. Зростаюча зацікавленість у підвищенні ефективності всього логістичного ланцюга висуває підви­щені вимоги і до системи оціночних показників, яка у даному випадку повинна забезпечувати інтегральну оцінку логістичних процесів.

Завданнями оцінки економічної ефективності логістичної під­системи є:

- формування концепції економічної ефективності логістичної підсистеми на основі системного підходу;

- виявлення ефектоформуюючих чинників;

- формування системи показників та кількісна оцінка економіч­ної ефективності логістичної підсистеми;

- визначення та розподіл економічного ефекту між учасниками логістичного ланцюжка;

- виявлення і мобілізація резервів підвищення економічного ефекту логістичної підсистеми.

ЛОГІСТИКА РЕСУРСНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ Управління логістичнимп потоками по всій траєкторії руху

ІНТЕГРОВАНА ЛОГІСТИКА

Інтегроване управління всіма елементами підсистеми: закупівля, виробництво, зберігання, транспортування, розподіл

СТРАТЕГІЧНА ЛОГІСТИКА

Управління взаємодією між споживачами та виробниками

Рис. 1.7 - Модель функціонування логістичної підсистеми організації

Інноваційна підсистема.

В умовах ринкової економіки єдиним способом забезпечення конкурентоспроможності підприємств є реалізація інноваційних стра­тегій розвитку.

Основними цілями інноваційної підсистеми є:

- зниження собівартості готової продукції (послуг);

- зниження ціни готової продукції (послуг);

- підвищення якості готової продукції (послуг);

- створення нових видів продукції (послуг);

- розроблення нових або удосконалення існуючих технологій виробництва продукції (послуг);

- розроблення нових або удосконалення існуючих технологій управління.

Основними властивостями інноваційної підсистеми з позицій системного підходу є динамічність та адаптивність.

Динамічність виявляється в постійних змінах ролі і значення її елементів залежно від стану зовнішнього середовища, цілей підприєм­ства, спонукальних мотивів (стимулів) діяльності підприємства (у тому рахунку його власників, менеджерів, фахівців, працівників).

Адаптивність полягає в самопідтримці обміну ресурсами (інфо­рмаційними, матеріальними, фінансовими) між елементами інновацій­ної системи підприємства, а також між підприємством і зовнішнім середовищем; коригуванні системи управління інноваційною діяльніс­тю підприємства відповідно до змін умов функціонування; самовдос­коналенні з метою забезпечення умов тривалого виживання підприєм­ства відповідно до його місії і прийнятої мотивації діяльності.

Вхідні параметри інноваційної підсистеми - це матеріальні, енергетичні, інформаційні та когнітивні потоки. Вихідні параметри - це нові чи модернізовані високоефективні конкурентоспроможні про­цеси, продукти, послуги тощо. Результатами трансформації вхідних параметрів у вихідні є прибуток, зростання виробництва, освоєння нових ринків, нові знання працівників, соціальна відповідальність, ступінь задоволеності працівників та споживачів [12].

Характеристиками інноваційної підсистеми можуть бути:

- витрати на інноваційні процеси;

- проведення організаційних змін;

- наявність інноваційних технологій у функціях менеджменту;

- реалізація інноваційних програм та проектів;

- форми і методи здійснення трансферу технологій.

Ефективність інноваційної підсистеми слід визначати за та­кими напрямами:

- економічний ефект, який проявляється через зниження трудо­місткості, зменшення витрат, отримання (зростання) прибутку;

- науково-технічний ефект, який характеризується підвищенням науково-технічного та організаційного рівня виробництва; підвищен­ням рівня механізації та автоматизації; підвищенням конкурентоспро­можності підприємства тощо;

- соціальний ефект, який характеризується покращенням умов праці; підвищення кваліфікації працівників; зростання доходів персо­налу;

- екологічний ефект, який полягає у зменшенні негативних нас­лідків для навколишнього середовища, зменшення викидів, забезпе­ченні природоохоронності.

Інвестиційна підсистема.

Інвестиційна підсистема організації визначає джерела фінансу­вання інвестицій; здійснює оцінку ефективності інвестиційних проек­тів, управління фінансовими інвестиціями та формування портфеля фінансових інвестицій.

Основними функціями інвестиційної підсистеми є:

- розробка інвестиційної стратегії підприємства;

- управління формуванням інвестиційних ресурсів;

- оцінка ефективності альтернативних інвестиційних проектів;

- здійснення ефективного контролю за реалізацією прийнятих

управлінських рішень у сфері інвестиційної діяльності;

- оцінка ризиків інвестиційної діяльності.

Інвестиційна підсистема організації характеризується певними особливостями:

1.Вона є головною формою забезпечення зростання операційної діяльності організації і по відношенню до її цілей і завдань носить підпорядкований характер. Інвестиційна діяльність підприємства пок­ликана забезпечувати зростання його операційного прибутку в перспе­ктивному періоді за такими напрямами:

- шляхом забезпечення зростання операційних доходів (розши­рення обсягу реалізації за рахунок освоєння нових видів продукції (послуг); відкриття нових представництв та філій);

- шляхом забезпечення зниження операційних витрат (своєчас­на заміна фізично та морально зношеного обладнання та устаткування; оновлення матеріально-технічної бази).

2.Обсяг інвестиційної діяльності підприємства є нерівномірним за окремими періодами. Циклічність масштабів цієї діяльності визна­чається низкою умов - необхідністю накопичення фінансових коштів, можливістю формування внутрішніх умов (вичерпання резервів під­вищення продуктивності використання наявних оборотних активів).

3.Формування інвестиційного прибутку у віддаленій перспекти­ві. Це означає, що між витратами інвестиційних ресурсів і отриманням інвестиційного прибутку проходить звичайно тривалий період часу, що характеризує довгостроковий характер цих витрат.

4.Інвестиційна діяльність формує самостійні види грошових по­токів підприємства, які суттєво відрізняються в окремі періоди часу за своєю спрямованістю. Протягом окремих періодів сума негативного грошового потоку по інвестиційній діяльності значно перевищує суму позитивного. На першому етапі завжди спостерігається лише відтік грошових коштів.

5.Інвестиційна діяльність характеризується наявністю ризику, рівень якого значно перевищує рівень операційного або комерційного ризику. Це пов'язано з тим, що у процесі інвестиційної діяльності ризик втрати капіталу має більшу ймовірність виникнення, ніж в про­цесі операційної діяльності. Для успішного вирішення проблем залу­чення та реалізації інвестицій потрібні, зокрема, надійні методи визна­чення економічної ефективності інвестиційних проектів.

При визначенні ефективності інвестиційної підсистеми найпо­ширенішими у економічній літературі є розрахунок економічного та соціального ефекту. Сутнісна характеристика економічної ефективнос­ті визначається вартісними показниками реалізації інвестиційних про­ектів, тобто абсолютним розміром одержаного додаткового чистого доходу чи прибутку, або економію певних інвестиційних ресурсів, чи відносними показниками, які характеризують питому вагу ефекту в сумі авансованих ресурсів.

Найпоширенішими вимірниками соціального ефекту є скоро­чення тривалості робочого дня (тижня), збільшення кількості робочих місць, рівня зайнятості, поліпшення умов праці, які визначаються у порівнянні з витратами, спрямованими на досягнення цих результатів.

Отже, вище зазначений склад системи менеджменту дає можли­вість оцінити систему менеджменту підприємства за системним підхо­дом, а також побудувати її оптимально, з точки зору ефективності.