18.5.2. ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ ЗА РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИЗМЕНЕНИЙ

Кто-либо из участников проекта — заказчик, команда проекта или третья сторона — могут инициировать запросы на изменение. Любые

Сводная форма контроля изменения

Проект Пакет работ: Работа:

Описание изменения:

Последствия изменения:

Стоимость изменения: Экономия в результате изменения:

ФИО Подпись Дата

Инициировано:

Контроль:

Разрешено:

Рис. 18.5.1. Пример формы контроля изменения

из этих запросов на функциональную модификацию должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями. Без такого контроля менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.

В общем виде данная методика должна регламентировать прохож­дение изменения через пять основных стадий.

1. Описание.

На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.

2. Оценка.

Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.

3. Одобрение.

Рассматриваются результаты исследований и принимается реше­ние: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополни­тельные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения.

4. Реализация.

Изменение вносится в план проекта и реализуется.

5. Подтверждение исполнения.

Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.

Можно привести следующие примеры документов, регламентиру­ющих и протоколирующих прохождение изменения:

• отчет о проблеме — описание проблемы, возникшей в ходе реа­лизации проекта. Формируется на начальной стадии.

• Запрос на осуществление изменения. Формируется на начальной стадии.

• Описание предлагаемого изменения — информация об измене­нии, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за вы­полнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях.

• Сводная форма контроля изменения — содержит обобщенную информацию об изменении (см. рисунок 18.5.1).

Каждая стадия прохождения изменения предусматривает регламен­тируемое методикой распределение ролей среди участников проекта. Например, в группе управления проектом выделяется ответственный за сбор и обработку поступающих отчетов о текущих проблемах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.

Специальным документом регламентируется проведение перегово­ров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, пред­ставитель заказчика, а при необходимости — и представители заинте­ресованных организаций.

Таким образом, в идеальном случае контроль изменений представ­ляет собой комплексную технологию управления проведением изме­нения проекта с соответствующим набором документации и

распределением обязанностей, и*

…