18.4. КОНТРОЛЬ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРОЕКТА 18.4.1. ЦЕЛИ И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА

Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окру­жения проекта и непредвиденных внутренних обстоятельств дли­тельность выполнения проекта и фактическая стоимость отличаются от запланированных.

Таким образом, все основные элементы проекта должны контро­лироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные ин­тервалы времени, производить анализ полученных данных, анализи­ровать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение ос­тавшихся объемов работ.

Требования к системе контроля, включающие состав анализируе­мой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений, вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон. Система руководства проектом должна обеспечивать корректирующие воздей­ствия там и тогда, где и когда они необходимы. Например, если происходит задержка окончания отдельных работ, то, возможно, ус­корить их выполнение можно за счет перераспределения трудовых ресурсов и оборудования. Если же задерживается поставка проектной документации, увеличиваются затраты на материалы и оборудование, субподрядчики срывают директивные сроки, то необходимо пересмот­реть план проекта.

Основные принципы построения эффективной системы контроля

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают:

• наличие четких планов.

Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур кон­троля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян;

• наличие ясной системы отчетности.

Отчеты должны отображать состояние проекта относительно ис­ходных планов на основании единых подходов и критериев.

Процедуры подготовки и получения отчетов должны быть четко определены и достаточно просты.

Четкие временные интервалы должны быть определены для всех видов отчетов.

Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях;

• наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций.

В результате анализа собранных данных руководство проекта дол­жно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями прогресса являются время и сто­имость. Специальные отчеты должны использоваться для предсказания тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта. В наиболее простом случае предсказания могут указывать на увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов;

• наличие эффективной системы реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, пред­принимаемые руководством и направленные на преодоление отклоне­ний в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тен­денций в рамках проекта.

Рис. 18.4.1. Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта

Процесс контроля проекта

В рамках функции контроля и оперативного управления реализа­цией проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики — время, объем работ и стоимость. Кроме того, руко­водство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.

Важным для анализа хода работ параметром является текущая дата (пороговая дата), которая представляет собой как бы момент времени, относительно которого производится анализ. Состояние работ по проекту оценивается относительно пороговой даты.

Основные методы анализа состояния работ, используемые менед­жером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Руководство должно установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ получен­ных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на затраты по оставшемуся объему работ.

Таким образом, в процессе контроля можно выделить три основных шага:

1. Отслеживание фактического состояния работ — сбор и докумен­тирование фактических данных;

2. Анализ результатов и измерение прогресса — оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланирован­ными;

3. Корректирующие действия—планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию несоответствий.

Обобщенная схема процесса управления исполнением проекта представлена на рисунке 18.4.1. Методы, применяемые на каждом из шагов контрольного цикла, рассматриваются далее.