18.2.10. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЛАНА ПРОЕКТА

Разработка, документирование и согласование плана проекта на­правлены на достижение следующих основных целей:

• Обеспечить понимание и одобрение целей проекта и средств их достижения.

Без плана члены проектной команды говорят на «разных языках» и могут работать по многим различным направлениям несогласованно.

Одобрение командой краткого, но глубоко проработанного плана проекта является фундаментальным средством контроля за проектом. Одобрение плана всеми участниками проекта означает понимание и согласие с целями проекта и путями их достижения.

• Обеспечить наличие формального описания требуемых ресурсов (времени, денег, штата) и вех, которые должны быть достигнуты.

План проекта гарантирует, что руководство, проектная команда и заказчик согласны с объемами работ, сроками и уровнем ресурсного обеспечения, требуемых для достижения целей проекта. Кроме того, вехи и процедуры контроля, описанные в плане, определяют процессы согласования хода работ и ресурсного обеспечения.

• Являться основанием для оценки и отображения прогресса.

Успех проектной команды в достижении запланированных целей

может быть измерен на основе сравнения фактических данных по использованию ресурсов и достигнутых дат завершения вех с заплани­рованными. Менеджер проекта отвечает за оценку величины отклоне­ний и решение возникающих спорных вопросов. Значительные отклонения и большое количество непредвиденных препятствий могут в результате вызвать изменения в плане. Таким образом, процесс пересмотра плана является важным средством сохранения контроля над ходом работ и использованием ресурсов проекта.

• Являться основанием для контроля изменений.

Изменения, которые имеют место в процессе исполнения проекта,

могут затрагивать содержание работ, стоимость, конечные результаты по контракту, а также функционирование проектной команды. Про­цесс контроля за изменениями жизненно необходим для отслеживания воздействия этих изменений на результаты, бюджет и график работ.

План проекта может включать следующие основные разделы:

• Краткий обзор проекта

• Введение

Цели и ожидаемые результаты проекта

Стратегия

Объем работ

Организационные связи

Ссылки на внешние документы

• Структура проекта

Роли и ответственности Процесс управления проектом Обзоры и утверждения

• Комплекс работ

Работы проекта, оценка объема работ и квалификации Внешние задачи

Возможные изменения

• Ресурсное обеспечение

Персонал Оборудование Средства Прочее

• График работ

График работ по этапам Список вех

• Финансирование

История финансирования подобных проектов

Бюджет

План затрат

Фонды

Предположения

• Ограничения, риски и неопределенности проекта

Зависимости от внешних проектов/событий Риски и неопределенности Процесс решения проблем

Информация, содержащаяся в плане проекта, должна быть пред­ставлена в форме, удобной для рассмотрения руководством организа­ции исполнителя. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, должны быть, по возможности, решены до утверждения плана. Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, критические вехи и ключевые риски проекта, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.

План проекта может быть неофициально обсужден с заказчиком. В зависимости от взаимоотношений с заказчиком неофициальный обзор может быть полезен с различных точек зрения, таких, как твердое соглашение, корректировка проблем и недопониманий и решение спорных вопросов по графику работ.

Менеджер проекта завершает обзор проекта, получает одобрение плана руководством организации и формирует команду проекта.