4.7. Учет расчетов с подотчетными лицами

Денежные авансы выдаются в подотчет на служебные командировки и мелкие хозяйственные расходы.

Служебной командировкой является поездка работника но распоряжению руководителя организации в другую ме­стность на определенный срок для выполнения служебного .шдания вне места его постоянной работы.

Направление в командировку женщин, имеющих детей и возрасте до 14 лет, работников, имеющих детей-инвали­дов или инвалидов с детства до достижения ими возраста IК лет, а также работников, осуществляющих уход за боль- пыми членами их семей согласно медицинскому заключе­нию, без их согласия не допускается.

Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней — при командировке за границу. Для лиц, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и строительных ра­бот, срок командировки не должен превышать одного года.

За пределами указанной продолжительности команди­ровки расходы работника, связанные с выполнением им трудовых обязанностей, в целях налогообложения не при­знаются командировочными расходами.

Днем выезда считаются календарные сутки, в течение которых транспортное средство отбывает из места постоян­ной работы работника, а днем приезда — календарные сут­ки, в течение которых работник прибывает к месту постоян­ной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если они находятся за чертой населенного пункта. Время болезни в период пребы­вания в командировке не включается в указанный выше срок.

На время командировки работника за ним сохраняются должность и средний заработок. Заработная плата по его просьбе может быть перечислена за счет предприятия по ад­ресу местонахождения данного работника в период коман­дировки.

За дни отъезда в командировку и прибытия из нее, если указанное время приходится на выходные дни, работник имеет право на оплату в двойном размере.

Основанием для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9). В нем указываются фамилия и инициалы, структурное под­разделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. Оформлению приказа пред­шествует составление непосредственным начальником ко­мандируемого лица документа «Служебное задание для на­правления в командировку и отчет о его выполнении» (форма № Т-10а). В нем указываются задание работника, которое он должен выполнить в период нахождения в ко­мандировке, место и срок командировки.

После выхода приказа работнику выдается командиро­вочное удостоверение (форма № Т-10). В нем должны быть отражены фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. Фактически оба указанных документа подтверждают производственный ха­рактер служебной командировки и ее продолжительность, т.е. по сути своей имеют одно и то же назначение. Поэтому организация вправе в локальном нормативном акте (напри­мер, в приказе по учетной политике) установить возможность оформления одного документа, который является основа­нием для направления работника в служебную команди­ровку.

Если работник направляется в загранкомандировку, то основанием для нее является распоряжение работодате­ля без оформления командировочного удостоверения (кро­ме командирования в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения).

Если командированное лицо хочет получить деньги под отчет, то оно должно написать заявление на имя руководи­теля организации. Сумма аванса не должна превышать пред­полагаемые расходы, исходя из действующих норм. В про­тивном случае сумма превышения должна признаваться объектом налогообложения дохода данного подотчетного лица. В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и возвращении к месту постоянной рабо­ты.

Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представ­ляемом им авансовом отчете.

Состав этих расходов включает оплату:

• суточных за время нахождения в командировке, причем день отъезда и день приезда рассматриваются как два дня. Фактическое время пребывания в командировке устанав- чмвается по отметкам в командировочном удостоверении.

С 1 января 2009 г. суточные в целях налогообложения прибыли принимаются в размере, предусмотренном коллек­тивным договором (или внутренним актом организации) (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для целей бухгалтерского учета сохраняется размер суточных 700 руб., при загранко­мандировках — 2500 руб. За пределами этих сумм размер суточных облагается НДФЛ.

Не подлежат обложению страховыми взносами суточ­ные по командировкам в размере, установленном локаль­ным нормативным актом организации (например, приказом по учетной политике). Исходя из требований налогового за­конодательства, при оплате расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами суточные в пределах норм, установленных действующим законода­тельством.

Суточные не выплачиваются, если работник выезжает в командировку на один день или имеет возможность еже­дневно возвращаться к месту своего постоянного жительства;

• найма жилого помещения;

• проезда в оба конца;

• иных расходов, которые произвел работник с разреше- иия или ведома работодателя, а также оплата сервисных ус­луг, включенных в стоимость проезда. Указанные расходы согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению нало­гом на доходы физических лиц.

Данным налогом облагается стоимость билета, при условии, что работник выехал в командировку не из пункта, где нахо­дится организация, а, например, из места его жительства.

Оплата найма жилого помещения осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным соответствующи­ми документами, но не более 550 руб. в сутки.

Проезд к месту командировки и обратно возмещается в сумме фактических расходов, подтвержденных докумен­тами, без ограничения лимитом, при наличии согласия ру­ководителя.

Представление документов не обязательно, когда адми­нистрации предприятия заранее известны расходы на про­езд в оба конца. Между тем данное правило применяется только с обязательного согласия командированного работ­ника. Оплате подлежат расходы на проезд всеми видами транспорта (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, стоимость услуг по предварительной прода­же проездных билетов, а также расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Работнику, направленному в загранкомандировку, до­полнительно возмещаются:

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и дру­гих выездных документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Предприятие вправе осуществлять дополнительные вы­платы работнику сверх указанных выше норм. Источником погашения расходов в таком случае является прибыль, ос­тающаяся в его распоряжении после погашения обяза­тельств перед бюджетом.

Однако НДС на стоимость услуг, оказанных работнику в период командировки, подлежит возмещению из бюджета только в пределах утвержденных законодательством норм. Суммы НДС сверх этих норм возмещаются за счет прибы­ли, остающейся в распоряжении предприятия.

Подотчетное лицо в соответствии со служебным задани­ем для направления в командировку и отчетом о его выпол­нении обязано представить авансовый отчет об израсходо­ванных суммах в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки.

Примерная форма такого графика документооборота при­ведена в табл. 4.3.

При наличии неизрасходованных сумм они подлежат обязательному возврату наличными или путем удержания из его заработной платы. В противном случае такие суммы рассматриваются как доход работника, на который должны

быть начислены страховые взносы и произведены обложе­ния налогом на доходы физических лиц.

Сумма перерасхода подлежит возмещению работнику предприятия. В то же время если сумма превышения против установленных норм касается суточных, то она подлежит включению в совокупный доход данного работника, а следо­вательно, и обложению указанным выше налогом. Данный порядок распространяется на организации, финансируемые из бюджета.

Коммерческие организации определяют нормы суточных самостоятельно в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя организации), и ограничены только минимальным размером. Если данный минимальный раз­мер превышен, то сумма превышения признается матери­альной выгодой работника и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

Расходы по оплате найма жилого помещения принима­ются к учету в сумме фактически произведенных расходов, подтвержденных документально. Тем самым признается, что нормирование таких расходов для целей налогообложения не предусмотрено. Если командированное лицо не предъяви­ло необходимых оправдательных документов, то из его сово­купного дохода подлежат исключению только суточные и рас­ходы по найму жилого помещения. Остальные выплаченные суммы включаются в его совокупный годовой доход.

Новый аванс выдается работнику только после полного расчета по предыдущему авансу. В связи с этим датой осу­ществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Если командировочные расходы выражены в иностран­ной валюте, то их следует пересчитать в рубли по курсу Банка России на дату принятия к учету.

Удержание неизрасходованных и своевременно не воз­вращенных сумм аванса при представлении работником авансового отчета за пределами трех рабочих дней с момен­та возвращения из командировки осуществляется из зара­ботной платы в месячный срок. Отсчет данного срока про­изводится со дня окончания срока, установленного для его возврата. Если данный срок просрочен, организация вправе взыскать данную сумму долга, числящегося за подотчетным лицом, только с согласия данного лица; при отсутствии та­кого согласия — через суд.

Авансовые отчеты оформляются по форме № АО-1. В бух­галтерии принятые авансовые отчеты подлежат проверке как по форме, так и по существу.

ПРИМЕР 4.19

Начальник отдела снабжения организации Пискарев А. С. направлен в командировку из Ростова-на-Дону в Москву сро­ком на четыре дня с 4 по 7 февраля 2009 г. включительно в свя­зи с производственной необходимостью.

Сумма аванса — 5500 руб. исходя из следующего расчета:

• проезд в оба конца (включая страховые платежи по госу­дарственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, плату за пользование постельными принадлежно­стями в поезде и оплату услуг по предварительной продаже би­летов) — 1600 руб.;

• проживание в гостинице — 1100 руб. (550 руб. х 2 дн.);

• суточные - 2800 руб. (700 руб. х 4 дн.).

Фактические расходы по окончании командировки соста­вили 6080 руб.

Учитывая ходатайство Пискарева А. С. об увеличении раз­мера суточных в связи с более высоким уровнем цен в Москве, в соответствии с решением генерального директора суточные были установлены в размере 820 руб. в день, а всего на 3280 руб. (820 руб. х 4 дн.). Кроме того, Пискарев представил в бухгал­терию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сум­му 1200 руб. (600руб. х 2 дн.).

Произведенные расходы в пределах действующих норм со­ставили 5500 руб. (700 руб. х 4 дн. + 550 руб. х 2 дн. + 1600 руб.); сверх норм - 580 руб. (6080 - 5500).

Согласно гл. 25 части второй НК РФ в себестоимость для целей налогообложения можно включать всю сумму произве­денных расходов по найму жилых помещений, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, сумма превы­шения платы за проживание в размере 100 руб. (1200 - 1100) не должна учитываться как доход работника.

Сумма командировочных расходов сверх установленных норм (580 руб.) также не должна рассматриваться как доход работника. Она не включается в его совокупный годовой до­ход, с которого должен быть исчислен налог на доходы физи­ческих лиц.

В соответствии с действующим законодательством вся сум­ма расходов по командировке — 6080 руб. в данной ситуации подлежит отнесению в состав текущих издержек предприятия.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ве­дется в журнале-ордере № 7 на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В данном учетном регист­ре осуществляется также аналитический учет расчетов по каж­дому подотчетному лицу.

В соответствии с приведенными выше операциями в учете были сделаны следующие записи:

1. Выдан аванс начальнику отдела снабжения Пискаре- ву А. С. в сумме 5500 руб.:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50 «Касса» -

5500 руб.

2. Согласно авансовому отчету произведенные Пискаре- вым А. С. расходы в сумме 6080 руб. включены в состав теку­щих расходов организации:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» —

5653 руб. (в том числе проездные — 1356 руб.; квартир­ные — 1017 руб., суточные — 3280 руб.);

ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобре­тенным ценностям»

КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» —

427 руб. (в том числе на проездные — 244 руб., квартир­ные - 183 руб.)[13].

3. Сумма НДС предъявлена к вычету:

ДЕБЕТ 68 «Расчеты по налогам и сборам» КРЕДИТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приоб­ретенным ценностям» —

427 руб.

4. Сумма перерасхода по командировке возмещена Писка- реву А. С.:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50 «Касса» -

580 руб. (6080 - 5500).

Если какие-либо расходы документально не подтверж­дены (например, оплата проезда), то они согласно заявле­нию командированного лица принимаются к возмещению по запросу по минимальной сумме, подтвержденной транс­портной организацией.

При заболевании работника в период нахождения в слу­жебной командировке ему выплачиваются суточные в тече­ние всего времени болезни, но не свыше двух месяцев, а так­же возмещаются расходы по найму жилья (исключая время

нахождения на стационарном лечении). Пособие выплачи- иастся по месту работы командированного лица и включа- г гея в его совокупный доход.

11иже приведен пример заполнения авансового отчета по унифицированной форме № АО-1.

Унифицированная форма № АО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55

Кол

ЗАО «Авангард»

(наименование организации)

Две тысячи восемьсот

Приложение: 2 документа на 3 листах.

Отчет проверен. К утверждению в сумме две тысячи восемьсот руб. 00 коп. ( 2800 руб. 00 коп.)

(сумма прописью)

Главный бухгалтер ________________________________________ ___________________ Лебедева И. Н._____________

(подписії) (ішсишфровка молнией)

бухгалтер ___________________ Краснова А. В.______________

(полнись) (расшифроика полпиги)

Остаток внесен

-------------------------- всуї

Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир)_________________________________________ Ширшова Л. С._________ < 5 » марта 20 10 г.

(полнись) (расшифровка полписи)

2000 руб- 00 коп, по кассовому ордеру № 4 от« 5 » марта 20 10 г.

Расписка. Принят к проверке от___________ Иванова А. Н.________ авансовый отчет № 5 от « 5 » марта 20 10 Г.

на сумму_______________ Две тысячи восемьсот____________ руб. 00 коп., количество документов 2 на 3 листах.

(сумма прописью)

Бухгалтер (кассир)__________________________________________ Краснова А. В.__________ « 5 » марта 20 10 г.

(полнись) (іисиїифронка полписи)

Организации должны вести учет командированных со­трудников. В этих целях открываются два журнала:

• для учета работников, выбывающих в служебные ко­мандировки (журнал выбытия);

• для учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).