2.1. Учет кассовых операций

Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативным актом ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 993 г.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира. Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется в качестве оправдательного документа для вносящего денежные средства в кассу организации.

В приходном кассовом ордере, кроме указанных выше реквизитов, необходимо отразить корреспондирующее счета в зависимости от основания поступлений денежных средств в кассу. Например, основанием может быть выручка от продажи продукции и услуг; взнос остатка неиспользованного аванса, полученного под отчет работником организации; покрытие материально ответственным лицом недостачи, выявленной по результатам инвентаризации имущества; и другие факты хозяйственной деятельности. Так, при поступлении в кассу выручки от продажи продукции корреспондирующими счетами являются дебет счета 50 «Касса», кредит счета 90, субсчет 1 «Выручка».

Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, при поступлении денежных средств в кассу за проданную продукцию указываются номер накладной на отпуск продукции со склада покупателю, а также номер счета-фактуры и дата их составления; при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованных подотчетных сумм - номер авансового отчета; при погашении задолженности по недостачам - номер акта о недостачах и распоряжения руководителя организации и т. д.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе, оформленными надлежащим образом и содержащими отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы из кассы"организации; заявления на вьщачу денег; счета и др. Кроме того, в аналогичном порядке могут оформляться разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выдачей пособия по временной нетрудоспособности, а также с выда1-чей неполученной своевременно заработной платой - депонированных сумм, с получением денег под отчет на командировочные расходы. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

Обязательными реквизитами расходного кассового ордера являются: номер и дата составления документа; наименование организации; корреспондирующие счета; сумма цифрами и прописью; наименование юридического или физического лица, которому выданы денежные средства; основание выдачи денег, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись, а также подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.

Деньги из кассы выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера. Поэтому кассир должен проверить наличие такого распоряжения. Так, при выдаче денег под отчет работнику организации должно быть распоряжение ее руководителя произвести данную хозяйственную операцию с обязательным указанием суммы денежных средств, выдаваемых из кассы организации, и срока, на который они выдаются. В расходных кассовых ордерах необходимо указывать наименование документов и другие их реквизиты, которые являются ованием для расходования денежных средств из кассы. Если гокументах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам (за- •ениях, счетах и др.), имеется разрешительная надпись руково- теля организации, то подпись его на расходных кассовых орде-дх не обязательна.

При оформлении кассовых документов должны соблюдаться /становленные требования. В частности, в кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления, а все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполнены четко и ясно. Вьщача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и вьщача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности, обязан проверить: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего их оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяются полнота и своевременность произведенных кассиром операций. Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые — остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В кассовой книге фиксируются остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день. При

этом приход денежных средств в течение дня отражается согласно приходным кассовым документам, определяется общая сумма поступления задень, расход денежных средств задень отражается на основании расходных кассовых документов, подсчитывает-ся общая сумма расхода денежных средств из кассы за день.

В организациях в условиях автоматизированной обработки учетной информации кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором формируется ведомость «Вкладной лист кассовой книги» с указанием всех обязательных реквизитов, характерных для данного учетного регистра. Одновременно с ней составляется ведомость «Отчет кассира» с прилагаемыми к нему первичными кассовыми документами. Обе названные ведомости по существу имеют одинаковое содержание и назначение, аналогичное кассовой книге. Нумерация листов кассовой книги в этих ведомостях осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала отчетного года. По истечении месяца в ведомости «Вкладной лист кассовой книги» автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в конце отчетного периода — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения ведомостей «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства пользования ведомости «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти ведомости брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга сдается в архив на соответствующее хранение.

Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчета итогов операций за день и остатка на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляются номера корреспондирующих счетов в специальных графах, отведенных для этой цели.

Если в расходных кассовых ордерах нет расписки получателя денежных средств, то оформленная таким образом выдача денег из кассы считается неправомерной, а сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены приходными кассовыми ордерами, то они рассматриваются как излишек кассы и относятся на прибыль организации.

В кассе организации в соответствии с действующим законодательством может храниться иностранная валюта, использование которой предусматривается только на оплату командировочных расходов за пределами Российской Федерации. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. При этом иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (долларах, евро и т. д.).

В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или вьщачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.

В результате изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за период нахождения валюты в кассе возникают курсовые разницы. Если имеют место положительные их значения, то оформляется бухгалтерская запись:

Д-т счета 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

при отрицательном значении курсовых разниц:

Д-т счета 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т счета 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте».

В целях контроля за использованием иностранной валюты в кассе организации ведется аналитический учет по каждому ее виду в карточках, ведомостях и др.

Организация может держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию с обслуживающим ее банком. Размер лимита обусловливается влиянием таких факторов, как: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег, особенности деятельности организации, режим работы. Лимит денежных средств )рганизации может изменяться по согласованию с обслуживаю-цим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. хли организация не согласовала с обслуживающим ее банком 1имит остатка наличных денежных средств в кассе, то в подобных случаях любой остаток в кассе считается сверхлимитным и на него накладываются штрафные санкции.

При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере пятидесяти минимальных месячных размеров оплаты труда. Сверхлимитная кассовая наличность определяется как средняя величина, нечисленная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.

Таким образом, организации всю денежную наличность сверх лимита должны сдавать в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда.

Кроме того, при учете кассовых операций следует руководствоваться действующими нормативными актами, предусматривающими для организаций ограничение при расчетах наличными

денежными средствами с другими юридическими лицами. В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб. Все платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день, не должны превышать установленного лимита, Если платеж оформлен одному и тому же юридическому лицу разными расходными ордерами в течение одного дня, то такая операция рассматривается как один платеж, величина которого не должна превышать установленного лимита. При нарушении данного правила расчетов наличными денежными средствами с организации-покупателя в одностороннем порядке взыскиваются штрафные санкции в двукратном размере от суммы произведенного платежа. Кроме того, на руководителя организации, допустившего подобное нарушение, может быть наложен штраф в пятидесятикратном размере минимальной месячной оплаты труда.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.

Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы». Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.

Выделение субсчетов к счету 50 «Касса» объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения,

железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты

за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми, в противном случае выявляется излишек или недостача денежных средств в операционной кассе. При этом книга кассира- операциониста не заменяет кассового отчета организации. Обобщение сведений о поступлении денежных средств за день (разница между показаниями счетчиков на начало и конец дня - выручка от продажи товаров) производится старшим кассиром. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму. Сведения составленного отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используются для аналитического учета, в качестве регистров которого может быть книга учета движения денежных документов по отдельным их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом разных счетов. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом различных счетов.

В процессе хозяйственной деятельности у каждой организации возникает множество оснований, по которым фиксируются поступление и расходование наличных денежных средств. При всем многообразии хозяйственных фактов, связанных с.движе-пием денежных средств в кассе организации, целесообразно произвести их фуппировку в соответствии со структурой и содержанием бухгалтерского баланса.

Поступления денежных средств и денежных документов в кассу оформляются бухгалтерскими записями:

при получении денежных средств по чекам с расчетных, валютных

и специальных счетов в кредитных организациях —

Д-т сч, 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55

«Специальные счета в банках»;

при получении иностранной валюты в кассу организации согласно заявке по установленной форме оформляется бухгалтерская запись

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте» К-т сч. 52 «Валютные счета»;

при оплате денежных документов за счет денежных средств в кассе организации или с расчетных и других счетов в кредитных организациях —

Д-т сч. 5й «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

К-т счетов 50, субсчет 1 «Касса организации», 51 «Расчетные

счета», 55 «Специальные счета в банках»;

при получении денежных средств в результате погашения

дебиторской задолженности покупателями и заказчиками,

подотчетными лицами, учредителями, разными дебиторами и

отдельными структурными подразделениями организации -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,

71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

75 «Расчеты с учредителями»,

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;

при получении денежных средств в результате предоставленных кредитов и займов -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» К-т счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,

стр. 90

67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»,

при получении в кассу организации вкладов от участников

простого товарищества в уставный капитал —

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 80 «Уставный капитал» («Вклады товарищей»),

при получении средств целевого назначения, используемых в

качестве источников финансирования конкретных мероприятий, -

Д-тсч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т сч. 86 «Целевое финансирование»,

при получении в кассу организации выручки от продажи товаров, работ и услуг, а также при отражении операционных и внереализационных доходов, при оприходовании излишков денежных средств, выявленных при их инвентаризации, — Д-тсч. 50«Касса», субсчет 1 «Кассаорганизации» К-т счетов 90 «Продажа», субсчет 1 «Выручка», 91- «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы», 99 «Прибыли и убытки».

Расходование денежных средств и денежных документов из хаосы оформляется бухгалтерскими записями:

при сдаче на расчетные и другие счета в банках выручки от родажи продукции и товаров; взносе своевременно неполученной заработной платы работниками организации, а также сверхлимитной денежной наличности, образовавшейся в результате различных хозяйственных операций, — Д-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», субсчет 2 «Операционная касса»;

при осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств организации К таким операциям относятся погашение кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам; кредитным организациям и другим заимодавцам по краткосрочным кредитам и займам; по налогам и сборам в бюджеты всех уровней, по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды; по заработной плате персоналу предприятия; разным кредиторам; структурным подразделениям предприятия - ~~~ стр. 91 ~~~

Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

67 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,

68 «Расчеты по налогам и сборам»,

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»,

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

79 «Внутрихозяйственные расчеты»

К-т сч 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»;

при осуществлении расчетных операций, следствием которых является возникновение дебиторской задолженности (выдача авансов и предварительная оплата поставщикам и подрядчикам, выдача предоставленного работнику организации займа на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство и другие цели), —

Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 73 «Расчеты с персоналом по оплате труда», субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам»

К-т сч, 50 «Касса», субсчет «Касса организации»,

при выявлении недостачи денежных средств и денежных документов в результате инвентаризации кассы — Д-т сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т счетов 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»;

при расходовании денежных средств по прочим операциям (выплата начисленных сумм доходов от участия в организации учредителям (кроме работников организации); возврат имущества участникам простого товарищества в связи с прекращением его деятельности; выкуп акционерным обществом акций,

принадлежащих акционерам, списание потерь денежных средств в кассе, возникших в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности) —

Д-т счетов 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 2 «Расчеты по выплате доходов»,

80 «Уставный капитал» («Вклады товарищей»),

81 «Собственные акции (доли)», 99 «Прибыли и убытки» К-т сч. 50 «Касса»;

при выдаче денежных документов из кассы; оплаченных авиабилетов, марок государственной пошлины и других денежных документов - стр. 92

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»;

путевок в санатории и дома отдыха работникам организации на

условиях 100%-ной оплаты их стоимости —

Д-тсч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-тсч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»;

выдача путевок в санатории и дома отдыха на условиях частичной оплаты работниками организации, величина которой определяется как разность между стоимостью путевки и суммой, возмещаемой фондом социального страхования (420 руб. в день, умноженные на число дней путевки), отражается:

Д-т счетов 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет

1 «Расчеты по социальному страхованию»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

Синтетический учет кассовых операций в условиях компьютерной обработки информации ведется в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляются по окончании учетного периода на ос-ювании первичных документов. Кроме того, в настоящее время ! организациях возникает необходимость обобщения информа-щи о денежном обороте средств в кассе по ее основной, инвестиционной и финансовой деятельности, что объясняется действующей структурой отчета о движении денежных средств»