2.2. Учет кассовых операций

Для приема, хранения наличных денег и денежных документов и расче­тов наличными организация должна иметь кассу и вести кассовые операции. Правила работы организаций с наличными деньгами и учета кассовых опе­раций установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Фе­дерации, утвержденным Советом директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. (№ 40).

Наличные деньги из касс банков выдаются организациям с их счетов по денежным чекам в случаях, предусмотренных законодательством и бан­ковскими правилами. Наличные деньги, полученные в кассу из банка, расхо­дуются только на цели, указанные в чеке, на которые они получены (на зара­ботную плату, операционные или хозяйственные нужды, командировочные расходы и т.д.).

Порядок предписывает наличие кассы и ведение кассовой книги по уста­новленной форме. Помещение кассы должно быть специально оборудован­ным, изолированным. Руководители организации обязаны обеспечить со­хранность денег в помещениях кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк.

68 Бухгалтерский финансовый учет

Организации могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах ли­мита остатка наличных денег в кассе. Такие лимиты устанавливаются бан­ками по согласованию с руководителями этих организаций. Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк. Исключение составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, которые могут храниться в кассе только во время выплаты в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — не свыше пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходо­вать из кассы наличную выручку и страховые премии на заработную плату и другие выплаты работникам; командировочные расходы, оплату товаров (кроме ценных бумаг, работ и услуг), стипендии и др.

Наличные деньги принимают в кассы организаций по приходным кассо­вым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномочен­ным на это письменным распоряжением руководителя организации. При­ходный кассовый ордер состоит из собственно ордера и отрывной квитан­ции, которая выдается лицу, внесшему деньги в кассу, и заверяется подпи­сями главного бухгалтера и кассира, печатью (штампом) кассира или оттис­ком кассового аппарата. Ордер остается в кассе и записывается в кассо­вую книгу.

Наличные деньги выдают из кассы по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заяв­лениям на выдачу денег, счетам и проч.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ор­дер) с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу де­нег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером орга­низации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым орде­рам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере она не обязательна.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их докумен­ты немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надпи­сью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера должны быть заполнены чет­ко и ясно чернилами (пастой шариковой ручки) или на компьютере. В кассо­вых ордерах и заменяющих их документах подчистки, помарки и исправле­ния не допускаются.

Кассовые ордера отражаются в журнале регистрации приходных и рас­ходных кассовых документов.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипен­дий осуществляются кассиром по платежным (расчетно-платежным) ве­домостям.

а) в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произве­дены указанные выплаты, поставить штамп или сделать пометку от руки «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выпла­ченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньга выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № ».

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы состав­ляется один общий расходный кассовый ордер.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитываются в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, кото­рая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Допускается ведение кассовой книги автоматизирован­ным способом. Правила ведения кассовой книги установлены Порядком ве­дения кассовых операций в Российской Федерации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или пас­той шариковой ручки. Оба экземпляра помечаются одним и тем же номером. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Кассир назначается на работу приказом руководителя; с ним заключа­ется договор о полной материальной ответственности.

70 Бухгалтерский финансовый учет

В организациях с небольшой численностью сотрудников обязанности касси­ра могут выполнять главный бухгалтер или другие работники по письменному распоряжению руководителя при условии заключения с ними договора о полной материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации возлагается на руководителей, главных бухгалтеров и кассиров.

Наличие и движение денежных средств в кассе учитывают на счете 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»; основанием для записей на счете являются отчеты кассира (второй экземпляр листов кассовой книги). По де­бету счета 50 отражается поступление денег в кассу, по кредиту — выдача денег из кассы.

В кассе организации может находиться иностранная валюта, выданная банком и используемая строго на определенные цели, установленные зако­нодательством и нормативными актами Банка России (например, на коман­дировочные расходы). Учет наличной иностранной валюты осуществляется на субсчете «Касса в иностранной валюте» в двух оценках: в рублях и по ви­дам валют. Пересчет иностранной валюты в рубли при кассовых операциях с иностранной валютой осуществляется по курсу Банка России на дату опри­ходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Остатки кас­совой наличности в иностранной валюте на конец отчетного периода пере­оцениваются с зачислением курсовой разницы в прибыль или убыток органи­зации. Порядок учета курсовых разниц рассмотрен в п. 2.4.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных кон­тор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов, кассах хранения билетов, кас­сах отделения связи и других подобных кассах организации могут открыть к счету 50 субсчет 2 «Операционная касса».

В кассе должны также храниться денежные документы, которые учиты­ваются на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 и сумме фактиче­ских затрат на приобретение. По дебету субсчета 50-3 отражается поступ­ление денежных документов в кассу, по кредиту — их выбытие.

Переводы в пути — денежные средства (преимущественно торговая вы­ручка), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетные или иные счета организаций, но еще не зачисленные по назначе­нию.

При расчетах через кассу необходимо руководствоваться следующим:

а) наличные денежные расчеты должны проводиться в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контроль- но-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и нормативными акта­ми Правительства РФ, Банка России, Минфина России, регулирующими его применение;

б) расчеты между юридическими лицами наличными деньгами через кассу ограничены предельными размерами, устанавливаемыми решением Банка России.

Согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У предель­ный размер расчетов наличными между юридическими лицами, а также меж­ду юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между инди­видуальными предпринимателями (в связи с предпринимательской дея­тельностью) в рамках одного договора, заключенного между ними, не дол­жен превышать 100 тыс. руб.

Законодательными и нормативными актами, регулирующими расчеты наличными денежными средствами, устанавливается, что наличные денеж­ные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при про­даже товаров, выполнении работ и оказании услуг должны осуществляться всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ), которая подлежит регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации. К ККТ относятся контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, ЭВМ (в том числе персональные), про­граммно-технические комплексы. При работе на всех ККТ в обязательном порядке в момент оплаты выдаются покупателям (клиентам) отпечатанные кассовые чеки.

На каждую контрольно-кассовую машину заводят книгу кассира- операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспек­тора и печатью организации.

Порядок ведения книги кассира-операциониста, снятие показаний счет­чика кассовой машины и учета выручки установлен действующими норма­тивными актами.

Наличные денежные расчеты без применения ККТ допускаются в случаях оказания услуг населению с выдачей квитанций, билетов, проездных доку­ментов, путевок, талонов или других приравненных к кассовых чекам блан­ков строгой отчетности. Порядок утверждения форм бланков строгой от­четности, их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительст­вом РФ; формы бланков утверждаются Минфином России.

В сроки, определенные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится ревизия кассы с полным пересчетом денежной налич­ности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Кроме случаев обязательной инвентаризации, ревизия кассы возможна и по решению учре­дителей, вышестоящей организации, в ходе аудиторской проверки.

Типовые операции по кассе с соответствующей корреспонденцией сче­тов приведены в табл. 2.1.

Пример 2.1. По данным бухгалтерского учета в кассе должны находить­ся: денежная сумма — 42 500 руб. и 25 почтовых марок (номиналом 10 руб. 1 марка) на сумму 250 руб. По результатам ревизии фактическое наличие денег составило 38 400 руб., почтовых марок — 30 шт. По решению руководителя недостача отнесена на кассира. Кассир внес деньги в кассу.

Будут сделаны следующие бухгалтерские проводки.

Контрольные вопросы и задания

1. Какими нормативными актами регулируется наличное денежное обращение в России?

2. Как происходит выдача наличных денег из кассы организации?

3. Опишите порядок депонирования денежных средств.

4. Что такое переводы в пути?

5. Каковы правила работы с ККТ?

6. Кратко охарактеризуйте порядок ведения кассовой книга.

7. Какие субсчета могут быть открыты к счету 50 «Касса» и для чего?