3.2. Учет кассовой наличности

Наличные денежные средства в пределах согласованного с обслуживающим банком лимита организация хранит в сво­ей кассе.

В странах с открытой экономикой организации, кроме того, могут иметь в кассе наличные денежные средства в виде гак называемого компенсационного остатка (compensating balance), которые нельзя свободно использовать. Это мини­мальная сумма по требованию банка в целях обеспечения договора о предоставлении кредита. Ее размер регламенти­руется Положением Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Пример расчета ли­мита остатка кассы приведен ниже.

РАСЧЕТ

на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу, на 2010 год

ООО «Прогресс»

(наименование (штамп) предприятия)

_______ 40702810462180402141______

(номер счета)

в АКБ «Инкомбанк»

(наименование учреждения банка)

Налично-денежная выручка за последние три месяца[8]

(фактическая)[9]................................................................. 130,0 тыс. руб.

Среднедневная выручка[10]............................................ 6^0 тыс. руб.

Среднечасовая выручка3............................................. 0,76 тыс. руб.

Выплачено наличными деньгами за последние три месяца (кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера)

(фактически)3................................................................... 117,6 тыс. руб.

Среднедневной расход3................................................ 5^6 тыс.

Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день, 1 раз

в______ дней, при образовании сверхлимитного остатка (нужное

подчеркнуть)

Часы работы предприятия с _8_ час. 00_ мин. до _17_ час. 00мин.

Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам, в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть) 18 час. 00 мин.

Испрашиваемая сумма лимита_____ 6 (шесть)_____ тыс. руб.

(сумма прописью)

11 рос им разрешить расходование выручки на

командировочные, заработную плату, хозяйственные, ГСМ, выплаты социального характера.

(указать цели расхода)

Руководитель предприятия _______________ Арутюнова А. Л.

(подпись) (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер Петрова А. К.

(подпись) (Ф.И.О.)

Решение учреждения банка

Установить лимит остатка кассы в сумме 6 (шесть) тыс. руб.

(сумма прописью)

Разрешено расходование выручки на выплату зарплаты и выплаты социального характера, ГСМ, командировочные и хозяйственные расходы.

(указать цели расхода)

Руководитель учреждения банка _____________ Иванова Т. П.

(подпись) (Ф.И.О.)

Лимит остатка кассовой наличности устанавливается для следующих организаций:

• имеющих постоянную денежную выручку (предприя­тия торговли, бытового обслуживания и др.). Эта выручка сдается в банк в конце каждого рабочего дня с оставлением необходимых денежных средств для нормальной работы в начале следующего рабочего дня (на командировки, выда­чу заработной платы, закупку тары у населения и т.п.). В от­даленных местностях по согласованию с обслуживающими банками одни организации могут передавать денежные сред­ства из выручки другим на их неотложные нужды;

• обязанных сдавать такую выручку на следующий рабо­чий день. Размер лимита устанавливается в пределах сред­недневной выручки;

• не обязанных сдавать выручку в банк ежедневно, что зависит в первую очередь от суммы выручки. Это положе­ние распространяется на отдельные предприятия общест­венного питания, заготовительной деятельности и т.п.;

• не имеющих постоянной денежной выручки.

Все операции с кассовой наличностью осуществляет кас­сир, являясь лицом с полной материальной ответственно­стью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с Порядком ведения кас­совых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

В крупных организациях, где допускается выплата зара­ботной платы в структурных подразделениях, функции кас­сира могут исполняться другими лицами — общественными кассирами. Эти полномочия оформляются приказом руко­водителя организации с распространением на них полной индивидуальной материальной ответственности. Обществен­ные кассиры получают под расписку наличные денежные средства у главного (старшего) кассира в соответствии с су­ществующей потребностью с последующим предоставлени­ем ему отчета об израсходованных суммах.

Все кассовые операции оформляются на бланках типовых межотраслевых форм первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденных Росстатом по согласованию с Банком России, Минфином России и Мин­экономразвития России. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Поступление денежных средств имеет место в результа­те оприходования выручки за реализованную продукцию, в виде платы за коммунальные услуги, перевода сумм с рас­четного счета предприятия и пр.

Поступление в кассу и оприходование наличных денеж­ных средств, из каких бы источников они ни поступили, оформляется в организации, независимо от ее организаци- имио-нравовой формы, приходным кассовым ордером (фор­ма № КО-1), состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйст­венной операции, а по строке «В том числе» — сумма НДС цифрами. Если операция не предусматривает обложение какого-либо наименования продукции (работ, услуг) дан­ным налогом, то по указанной выше строке делается запись «без налога (НДС)». По строке «Приложение» указывают­ся прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления.

Вторая часть приходного кассового ордера — квитан­ция — является его отрывной частью и служит оправдатель­ным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. 11оэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером или лицом, имеющим право второй подписи, заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассо- ного аппарата и зарегистрирована в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашен­ным штампом «Оплачено» прилагается к документу, явив­шемуся основанием для хозяйственной операции по опри­ходованию денежных средств.

Прием наличных денег организациями при осуществле­нии расчетов с населением должен осуществляться с обяза­тельным применением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Не обязаны применять ККТ плательщики единого нало­га на вмененный доход (ЕНВД). Одновременно введен но­вый вид контроля, согласно которому налоговые органы должны проверять выдачу продавцом покупателю докумен­тов в виде бланков строгой отчетности об оплате товаров (работ, услуг).

Не требуется применение ККТ в расчетах с населением для отдельных категорий организаций, предприятий, учреж­дений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предприни­мательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг) в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения. К таким видам деятельно­сти отнесены:

• мелкорозничная торговля с ручных тележек, из цис­терн;

• торговля сельскохозяйственной продукцией на кол­хозных, муниципальных и других приравненных к ним рынках (за исключением расположенных в них магазинов, киосков и т.п.);

• продажа газет, журналов и прочих сопутствующих то­варов в газетно-журнальных киосках при условии, что доля продаж газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50%. При этом надо иметь в виду, что ассортимент таких товаров должен быть утверж­ден органом исполнительной власти субъекта РФ.

Исключение применения ККТ в указанных случаях, тем не менее, требует использования платежных карт при усло­вии выдачи организациями и индивидуальными предпри­нимателями соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам.

Порядок утверждения этих форм бланков, их учета, хра­нения и уничтожения устанавливается Правительством РФ.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следу­ющие цели:

• на выплату заработной платы;

• под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

• на командировочные расходы;

• в связи с оказанием материальной помощи работни­кам;

• в порядке возмещения расходов отдельным работни­кам, произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя);

• на выплату пособий по временной нетрудоспособности;

• на выдачу ссуд;

• на другие цели, оговоренные действующим законода­тельством.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расход­ным кассовым ордером (форма № КО-2) с учетом тех же тре­бований, которые предъявляются к выписке приходного кассового ордера.

Для учета денежных средств, выданных кассиром из кас- гы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврата этих средств и кассовых до­кументов по произведенным операциям ведется книга уче­та принятых и выданных кассиром денежных средств (фор­ма № КО-5). Эту книгу заполняет старший кассир.

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег и;* кассы по заработной плате. Основным документом на их выплату является платежная (расчетно-платежная) ведо­мость. На первом (титульном) листе ее делается разреши­тельная надпись на выплату денежных средств за подпися­ми руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ма это уполномоченных.

В платежной (расчетно-платежной) ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Если вы­дача заработной платы осуществляется другому работнику, он должен предъявить кассиру доверенность, оформленную надлежащим образом. В таком случае в графе 5 «Расписка и получении» платежной ведомости или в графе 44 такого же содержания расчетно-платежной ведомости работник дол­жен записать: «По доверенности» с указанием даты и своей подписи. Доверенность кассир прилагает к ведомости в ка­честве оправдательного документа.

Операция по выплате заработной платы должна быть за­кончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Де­понировано». Эта запись может быть сделана и от руки. На указанные суммы составляется реестр депонированных сумм.

В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассо­вую книгу записывается фактически выплаченная сумма.

Фактически выплаченная сумма подтверждается касси­ром путем проставления на ведомости штампа: «Расходный кассовый ордер № ».

Эта же сумма указывается в кассовой книге. Депониро­ванные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.

Выдача наличных денег из кассы может производиться и по другим надлежаще оформленным документам: счетам, заявлениям на выдачу денег и т.п. В таких случаях докумен­ты, явившиеся основанием для выдачи денег, должны быть погашены путем наложения на них штампа «Оплачено» или «Погашено» с указанием реквизитов расходного кассо­вого ордера на общую сумму платежа по каждому докумен­ту. Такая процедура необходима в целях исключения по­вторного использования платежных документов.

Разовые выплаты денег из кассы отдельным лицам, как правило, осуществляются по расходным кассовым ордерам.

Расчет между юридическими лицами может осуществ­ляться наличными денежными средствами по каждой отдель­ной сделке в размере не свыше 100 ООО руб. Вышеуказанное ограничение наличия денежных расчетов распространяется также и на предпринимателей, осуществляющих свою дея­тельность без образования юридического лица с привлече­нием наемного труда.

В целях осуществления обязательного контроля над движением денежных потоков в стране законодательством определено, что к операциям с денежными средствами в на­личной форме, подлежащим такому контролю, относятся:

• снятие со счета или зачисление на счет организации денежных средств в наличной форме, когда такая опе­рация не обусловлена уставной деятельностью орга­низации;

• покупка или продажа наличной иностранной валюты независимо от ее суммы;

• получение физическим лицом денежных средств по чеку на предъявителя, выданному резидентом;

• внесение физическим лицом в уставный (складоч­ный) капитал организации денежных средств в на­личной форме;

• обмен банкнот одного достоинства на банкноты дру­гого достоинства физическим и (или) юридическим лицом.

За нарушение порядка осуществления операций с налич­ностью и ведения кассовых операций установлен админис­тративный штраф на виновных должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ и от 400 до 500 МРОТ — для юридичес­ких лиц.

Первичными учетными документами, подтверждающи­ми расход кассовой наличности, являются копия товарного чека, счет, отчеты подотчетных лиц о расходовании полу­ченных наличных денег, договор (контракт) на отдельные сделки между юридическими лицами.

Свободные денежные средства сверх установленного ли­мита организация обязана сдать в банк в порядке и сроки, согласованные с ней в договоре на расчетно-кассовое обслу­живание. В противном случае кредитные организации не смогут осуществлять надлежащий контроль в сфере денеж­ного обращения, в том числе и в части целевого использова­ния денежных средств.

Наличные денежные средства могут быть сданы в днев­ные и вечерние кассы обслуживающих банков, инкассато­рам и в объединенные кассы, находящиеся на предприятиях, для последующей сдачи в банк. Предприятия могут сдавать наличные деньги в отделения связи, с последующим пере­иодом на счета в банках на основе заключенных с ними до­говоров.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам осуществля­ются только в день их составления. В этот же день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой на­личности за текущий рабочий день.

Все приходные и расходные кассовые ордера после их ныписки должны быть зарегистрированы в журнале регист­рации приходных и расходных кассовых документов, кото­рый ведется в хронологическом порядке.

После записи в журнал регистрации приходных и рас­ходных кассовых документов указанные документы или за­меняющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы исполь­зуются для заполнения кассовой книги (форма № КО-4).

Кассовая книга является учетным регистром строгой от­четности. Поэтому она должна быть пронумерована и про­шнурована. Последняя ее страница заверяется печатью организации, делается следующая запись: «В этой книге про­нумеровано и прошнуровано листов», которая подтверж­дается подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги, состоящий из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется чернилами или шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кас­сиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается в кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенными к ней оправдательными докумен­тами по приходу и расходу денежных средств передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку бух­галтера в первом экземпляре с указанием количества при­ходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеру­ются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой сторо­не неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Затем осуществляются записи по приходу денежных средств с указанием номера документа, на основании кото­рого делается запись, и от кого получено с указанием номе­ра корреспондирующего счета, субсчета. Последняя графа заполняется бухгалтером, принимающим отчет кассира. После указания всех сумм по приходу за отчетный день при­водятся номера расходных документов со ссылкой, кому выдано, с заполнением графы 5 «Расход, руб. коп.». Подсчи- тываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляет­ся остаток на конец рабочего дня с указанием «В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».

В условиях обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизиро­ванным способом. Ее листы при этом формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одно­временно печатается машинограмма «Отчет кассира». Оба документа печатаются с одинаковой нумерацией автомати­чески в порядке возрастания с начала года. Обе машино­граммы должны включать все реквизиты, предусмотрен­ные формой кассовой книги, иметь одинаковое содержание и быть составленными к началу следующего рабочего дня. Другими словами, к ним предъявляются те же требования, что и при составлении отчета кассира в условиях ручной подготовки.

Контроль над правильным ведением кассовой книги должен обеспечивать главный бухгалтер организации.

Учет наличия и движения кассовой наличности в бух­галтерии ведется на счете 50 «Касса», к которому в соответ­ствии с отраслевой спецификой (транспорт, связь и т.п.) могут быть открыты субсчета: «Касса организации», «Опе­рационная касса», «Денежные документы». На субсчете «Операционная касса» формируется информация о нали­чии и движении денежных средств в кассах товарных кон­тор (пристаней), вокзалов и пр. На субсчете 50-3 «Денеж­ные документы» формируется информация о наличии и движении в кассе различных проездных билетов на от­дельные виды транспорта, почтовые марки и другие денеж­ные документы.

Нсли в организации имеют место операции с наличной иностранной валютой, к счету 50 «Касса» могут быть допол­нительно открыты субсчета «Касса в рублях», «Касса в ино­странной валюте», «Касса в иностранной валюте за грани­цей».

Приход денежных средств осуществляется в ведомости № 1 по дебету счета 50 «Касса». В журнале-ордере № 1 на­капливаются записи по кредиту счета 50 «Касса». В услови­ях автоматизированного учета учет кассовых операций про­изводится в соответствующих машинограммах.

По дебету счет 50 «Касса» корреспондирует с кредитом следующих счетов:

51 «Расчетные счета» — на сумму поступивших из банка денег;

90 «Продажи», субсчет 90-1 «Выручка» — на сумму вы­ручки от продажи продукции, выполненных работ или ока­занных услуг;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму воз­врата в кассу подотчетным лицом не израсходованного ра­нее полученного аванса;

75 «Расчеты с учредителями» — на сумму взноса налич­ными, внесенного учредителями в счет их вкладов в устав­ный капитал организации, и др.

Использование наличности отражается в учете по креди­ту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счетов:

10 «Материалы» — в оплату приобретенных материалов через кассу (без использования счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»);

97 «Расходы будущих периодов» — в сумме подписки на периодическую печать и т.д.

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы.

На день инвентаризации кассир должен оформить все при­ходные и расходные денежные документы и сдать их в бух­галтерию, подтверждая это подписью в расписке, форма кото­рой приведена в акте инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15). Комиссия сверяет сальдо по ведомости № 1 с данными кассовой книги и фактической кассовой наличностью. Результаты инвентаризации оформ­ляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остает­ся у кассира. В случае смены материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается прежнему кассиру; второй — материально ответ­ственному лицу, вступившему в должность кассира; третий экземпляр — в бухгалтерию. Информацию о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя орга­низации, который принимает соответствующее решение.

Выявленный излишек кассовой наличности приходует­ся следующей проводкой:

ДЕБЕТ 50 «Касса»

КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы».

Обнаруженная сумма недостачи предъявляется кассиру при установлении его вины:

ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 50 «Касса».

Одновременно в учете производится запись:

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суб­счет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если будут установлены обстоятельства, не дающие ос­нования рассматривать выявленную недостачу как матери­альный ущерб по вине кассира, то сумма недостачи списы­вается на финансовые результаты организации как прочие расходы:

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы»

КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Банк не реже одного раза в квартал должен проверять со­стояние кассовой дисциплины клиента. При выявлении на­рушений он направляет в налоговый орган представление с приложением копий справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответствен­ности. При несоблюдении кассовой дисциплины руководите­лем организации на него налагается штраф в сумме 50 МРОТ. Имущественная ответственность организации включает: • штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа в случае выявления фактов расчетов налич­ными денежными средствами с другими экономичес­кими субъектами, включая предпринимателей без об­разования юридического лица, в размерах, превыша­ющих установленный лимит;

• штраф в трехкратном размере неоприходованной сум­мы за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности — несоблюдение дейст­вующего порядка хранения свободных денежных средств;

• штраф в трехкратном размере выявленной сверхли­митной кассовой наличности за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов.

Сверхлимитная кассовая наличность — это средняя ве­личина, рассчитанная с учетом суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.