12.6. Учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лица­ми организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 — активный, счет расчетов. По дебету счета отражается задолженность работни­ков организации по выданным им под отчет денежным суммам, по кредиту счета — расходы подотчетных лиц по приобретению иму­щества и другие аналогичные расходы. Сальдо по счету 71 — дебе­товое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц, т. е. сумму денежных средств, находящихся в подотчете у ра­ботников организации. Если по счету 71 возникает кредитовое саль­до, то оно означает кредиторскую задолженность организации перед подотчетными лица ми по произведенным ими расходам в оплату материально-производственных запасов, товаров, работ, услуг.

При выдаче подотчетному лицу наличных денежных средств в виде аванса для приобретения товарно-материальных ценностей, на командировочные расходы и другие хозяйственно-операционные цели, а также денежных документов, в учете делаются записи:

Дебет 71 «Расчеты с подотчет- — отражена сумма, вы- ными лицами» данная под отчет работнику

Кредит 50 «Касса» организации

Дебет 71 «Расчеты с подотчет- — отражена подотчетная ными лицами» сумма, полученная работни-

Кредит 76 «Расчеты с разными ками от других организаций в дебиторами и кредиторами» качестве оплаты за выполнен­

ные для них работы

Кредит 79 «Внутрихозяйствен- ком подразделения органи-

зации, выделенного на от­дельный баланс.

При отражении операций по командировочным расходам необ­ходимо учитывать следующее.

Служебной считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (Трудовой кодекс РФ, да­лее — ТК РФ, ст. 166).

Таким образом, командировка признается служебной при одно­временном выполнении следующих условий: по распоряжению ра­ботодателя; при определенной продолжительности; если цель поезд­ки — выполнение служебного поручения; если ехать надо за преде­лы места постоянной работы.

Не признаются служебной командировкой поездки работников, постоянная работа которых делается в пути (например, экспедиторы, водители) и чья работа носит разъездной характер (например, курье­ры).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со слу­жебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных прави­тельством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Таким образом, работодатель имеет право самостоятельно ус­тановить практически любой порядок возмещения командировоч­ных расходов.

К числу расходов на служебные командировки относятся:

• расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• расходы по найму жилого помещения, включая оплату допол­нительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расхо­дов: на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номе­ре, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

• суточные и паевое довольствие;

• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, вауче­ров, приглашений, иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право выезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользо­вание морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные возмещаются с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда считается день отправления транспорт­ного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в место его постоянной работы. Продолжительность командирования опре­деляется работодателем с учетом объема, сложности и других осо­бенностей служебного поручения^[31].

При возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить руководителю организации для утвержде­ния авансовый отчет с приложением командировочного удостове­рения и документов, подтверждающих расходы.

При расчетах с подотчетными лицами при их командировании за рубеж следует руководствоваться следующими правилами.

Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в за­гранкомандировке.

Время пребывания работника в загранкомандировке определя­ется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну.

При проезде командированного работника по территории РФ суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; при проезде и за время пребывания на иностранной терри­тории — в иностранной валюте по нормам, установленным для ра­ботников, выезжающих во временные командировки за границу. При этом при следовании работника с территории России дата пе­ресечения границы РФ включается в дни, за которые суточные вы­плачиваются в иностранной валюте. И, наоборот, при следовании на территорию России дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п.18 Положе­ния об особенностях направления работников в служебные коман­дировки).

Задолженность работника по выданной ему под отчет в качест­ве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете ор­ганизации как валютная задолженность. В связи с изменением те­кущего курса иностранной валюты по отношению к российскому рублю за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникнуть курсовые разницы, которые отражаются следующим образом:

Дебет 71 «Расчеты с подотчет- — отражена положи- ными лицами» тельная курсовая разница

Кредит 91 «Прочие доходы и (при повышении курса ино- расходы», субсчет 1 «Прочие до- странной валюты) ходы»

Дебет 91 «Прочие доходы и — отражена отрицатель- расходы», субсчет 2 «Прочие расхо- ная курсовая разница (при ды» снижении курса иностранной

Кредит 71 «Расчеты с подот- валюты).

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по креди­ту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При оплате подотчетными лицами расходов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и про­чих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись:

Дебет 08 «Вложения во вне- — отражены расходы оборотные активы» подотчетных лиц, связанные

Кредит 71 «Расчеты с подот- с приобретением внеоборот- четными лицами» ных активов.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобре­тением материально-производственных запасов, товаров, отражается в учете следующим образом:

Дебет 10 «Материалы», 15 «За­готовление и приобретение матери­альных ценностей», 41 «Товары»

Кредит 71 «Расчеты с подот­четными лицами»

Дебет 19 «Налог на добавлен­ную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит 71 «Расчеты с подот­четными лицами»

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производ­ством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается в учете записью:

Дебет 20 «Основное производст­во», 23 «Вспомогательные производ­ства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

Кредит 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами»

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием орга­низацией расходов прочего характера, отражаются в учете записью:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие рас­ходы»

Кредит 71 «Расчеты с подот­четными лицами»

Расходы подотчетного лица по командировкам отражаются в учете записями:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами»

Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами»

Сумму аванса, выданного в валюте, пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установлен­ные сроки, отражаются в учете следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подот­четными лицами»

Дебет 70 «Расчеты с персона­лом по оплате труда»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Дебет 73 «Расчеты с персона­лом по прочим операциям»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— отражены суммы, не возвращенные в установлен­ные сроки подотчетными ли­цами

— удержание из оплаты труда работников

— если эти суммы не могут быть удержаны из оп­латы труда работников.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необхо­димо проверить подотчетные суммы и порядок их документального оформления. При этом следует основное внимание обратить на со­блюдение следующих принципиальных положений: выдача денеж­ных средств производится только подотчетным лицам — работни­кам организации; список подотчетных лиц должен быть утвержден 408

приказом руководителя организации; в приказе необходимо опреде­лить размеры и сроки выдачи наличных денег под отчет на различ­ные нужды организации; расчет по выданным подотчетным суммам осуществляется не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. С этой целью подотчетные лица оформляют авансо­вый отчет, к которому прилагают оправдательные документы, под­тверждающие расчет (товарные и кассовые чеки, квитанции об оп­лате гостиницы, постельного белья, железнодорожные и авиабиле­ты, путевые листы и др.). Наличие расчетных и платежных первич­ных документов при оформлении кассовых операций, произведен­ных через подотчетных лиц, обязательно для подтверждения произ­веденных организацией расходов.