11.1. Основные термины и задачи бюджетирования как метода финансового планирования в организации

Бюджетирование является основным направлением для оператив­ного планирования и финансового анализа в организации и относится к числу наиболее сложных и ответственных функций менеджмента.

В самом общем случае бюджет организации — это финансовый план, т.е. запланированное на будущее финансовое состояние, выражен­ное в цифрах, или же количественно определенное выражение результа­тов маркетинговых исследований и производственных планов на опре­деленный период:

■ по использованию капитальных, товарно-материальных, финан­совых ресурсов;

■ по привлечению источников финансирования текущей и инве­стиционной деятельности;

■ по доходам и расходам;

■ по движению денежных средств;

■ по инвестициям (капитальным и финансовым вложениям).

В экономически развитых странах бюджеты организаций отчасти соответствуют таким документам, принятым в отечественной практике, как техпромфинплан, смета затрат. Они охватывают все сферы финан­сово-хозяйственной деятельности: производство, реализацию продук­ции, деятельность вспомогательных подразделений, управление финан­совыми потоками.

В широком смысле бюджетирование понимается как система тотального планирования и контроля целей, планирования потенциала, мероприятий и ресурсов, необходимых для их достижения.

Определяющими характеристиками бюджета являются формализа­ция (количественное выражение), централизация и сквозной характер (системность).

Формализация означает, что бюджет — это набор цифр. План же, помимо бюджетных цифровых показателей, как правило, включает в себя перечень конкретных мероприятий по достижению данных пока­зателей.

Централизация означает то, что бюджет охватывает только цент­рализованно устанавливаемые аппаратом управления (директивные) показатели для отдельных подразделений (центров ответственности). Независимо от того, какая методология составления бюджетов исполь­зуется в организации («снизу вверх» или «сверху вниз») утверждение бюджетных показателей происходит по линии «директивный орган (аппарат управления) — подразделение (центр ответственности за испол­нение утвержденных бюджетных показателей)». Исключением явля­ется индикативный бюджет, устанавливающий целевые ориентиры стратегии развития организации на долгосрочный период, он носит ре­комендательный характер для подразделений организации.

Сквозной характер бюджетирования подразумевает, что в бюджет­ном процессе сводный бюджет организации в целом должен формиро­ваться на основе совокупности бюджетов отдельных центров ответ­ственности. То есть объектом бюджетирования выступает весь бизнес организации в целом, а бюджетные показатели для отдельных подраз­делений и по отдельным сегментам хозяйственной деятельности уста­навливаются исходя из критерия максимизации конечных финансовых результатов организации в целом, а не повышения эффективности дан­ного отдельного сегмента.

Бюджет организации разрабатывается на определенный времен­ной интервал, который называется бюджетным периодом. Одновремен­но в организации может составляться несколько бюджетов, различа­ющихся по продолжительности бюджетного периода (текущий квартальный, среднесрочный годовой и долгосрочный бюджет разви­тия на 3—5 лет и т.д.). Его правильный выбор является одной из важ­ных предпосылок эффективности бюджетного планирования.

Необходимо различать понятия «бюджет» и «бюджетирование». Бюджет — это насыщенный количественными показателями документ, в соответствии с которым организация ведет свою хозяйственную деятельность.

Таким образом, бюджетный цикл — это период времени от состав­ления сводного бюджета до завершения анализа «план —факт» испол­нения сводного бюджета. В идеале в организации бюджетный процесс должен быть непрерывным, т.е. завершение анализа исполнения бюд­жета отчетного периода должно совпадать по времени с разработкой бюджета следующего периода.

Главным условием обеспечения непрерывности бюджетного про­цесса является правильная методология проведения «сквозного» анали­за «план — факт» исполнения бюджета, на базе которого формируются бюджетные показатели следующего периода, т.е. анализ «план — факт» — это одновременно и отправная, и завершающая стадия бюд­жетного цикла.

Целью разработки и внедрения системы бюджетирования явля­ется совершенствование системы финансового управления и экономи­ческого анализа деятельности организации. Фрагмент дерева целей бюджетирования показан на рис.

Основной задачей бюджетирования является получение своевре­менной и полной информации, необходимой:

■ для управления денежными средствами;

■ для формирования необходимого объема финансовых ресурсов;

■ для рассмотрения альтернативных финансовых стратегий;

■ для контроля и коррекции финансово-хозяйственной деятель­ности;

■ для оптимизации документооборота;

■ для формирования учетной политики организации;

■ для разработки концепции ведения бизнеса;

■ для планирования финансово-хозяйственной деятельности организации на определенный период;

Обеспечение устой­чивости бизнеса

Повышение эффек­тивности управления

- Информационная открытость

- Упрощенное составление бизнес-планов

■ Внутренняя прозрачность

Оптимизация затрат и прибыли предприятия

■ Согласование деятельности различных подразделений

- Выявление потребностей в денежных ресурсах

и оптимизация

финансовых

потоков

- Планирование

и контроль финан­сово-хозяйствен- ной деятельности

- Количественная оценка отдельных видов бизнеса

Оптимизация структуры активов предприятия

■ Выявление неэффективных, неработающих активов

- Реструктуризация активов

— Рационализация документооборота

■ Контроль и оценка эффективности работы руководи­телей

• Оптимизация структуры управления

Рис.

■ для оптимизации затрат и прибыли организации;

■ для координации — согласования деятельности различных под­разделений организации;

■ для коммуникации — доведение планов до сведения руководи­телей разных уровней;

■ для мотивации руководителей на местах на достижение целей организации;

■ для контроля и оценки эффективности работы руководителей £ на местах путем сравнения фактических затрат с нормативом; ,

1

■ для выявления потребностей в денежных ресурсах и оптимиза­ции финансовых потоков;

ш для постановки плановых целей;

■ для контроля достижения плановых целей путем своевремен­ного сопоставления фактических и запланированных результатов;

■ для анализа причин, вызвавших отклонения;

■ для корректировки планов [32].

Бюджетирование охватывает все сферы деятельности организа­ции: производство, реализацию продукции, деятельность вспомогатель­ных подразделений, управление финансовыми потоками; включает в себя текущий сбор и обработку информации для принятия управлен­ческих решений, осуществление функций контроля отклонений факти­ческих показателей деятельности от запланированных. Таким образом, бюджетирование занимает особое место в системе управления органи­зацией, осуществляя не только информационное обеспечение приня­тия решений в целях оптимального использования имеющихся возмож­ностей, но одновременно являясь отправным пунктом в организации всей ее деятельности.

Однако бюджетирование имеет свои сильные и слабые стороны. Воспользовавшись аппаратом Б\¥ОТ-анал иза, выделим сильные и сла­бые стороны бюджетирования, его достоинства и недостатки (рис. 11.3).

Следует отметить, что отрицательные стороны в большей степени имеют краткосрочный характер, что в основном связано с введением и поддержанием на должном уровне эффективного функционирования системы, с подготовкой и внедрением технологии бюджетирования, с организационным, техническим и информационным оснащением рабочих мест.

Бюджет формируется на базе одного из альтернативных вариан­тов плана. Например, возможны следующие варианты бюджетов: пес­симистичный, наиболее вероятный, оптимистичный.

Бюджет как экономический прогноз. Руководство любой органи­зации, независимо от ее вида и размера, обязано знать, какие задания в области экономической деятельности оно может запланировать на следующий период. Группы заинтересованных в деятельности орга­низации лиц предъявляют определенные минимальные требования к результатам ее работы. К тому же при планировании нескольких видов деятельности необходимо знать, какие экономические ресурсы требу­ются для выполнения поставленных задач. Это относится, например, к планированию в области привлечения капитала (приобретение кре­дитов, увеличения акционерного капитала и т.п.) и определения объ­ема инвестиций.

Со стороны внешней среды

Сильные стороны:

— оперативное получение достоверной информации

— оптимизация структуры активов

— достижение устойчивости бизнеса

— облегчение стратегического управления

— планирование и оперативная оценка имущественного положения, финансового состояния, финансовых результатов, дина­мики и ритмичности производства и реали­зации продукции, всего бизнеса, использу­емых ресурсов, конкурентоспособности продукции

— повышение уровня мотивации и эффек­тивности коммуникаций

Слабые стороны:

— высокие стартовые затраты на приобре­тение или разработку технологии бюджети­рования

— отсутствие кадров, готовых к работе в системе бюджетов

— отсутствие возможности использования типовой готовой технологии бюджетирова­ния в существующей информационной среде

— «встраивание» в действующую систему управления

— обязательные взаимосвязи систем управленческого, бухгалтерского учета

— опасность возникновения конфликтных ситуаций

Рис. 11.3. БХУОТ-анализ бюджетирования

Бюджет как основа для контроля. По мере реализации заложен­ных в бюджете планов необходимо регистрировать фактические резуль­таты деятельности организации. Сравнивая фактические показатели |с запланированными, можно осуществить так называемый бюджетный (контроль. В этом смысле основное внимание уделяется показателям, [которые отклоняются от плановых, и анализируются причины этих

отклонений. Таким образом, пополняется информация обо всех сторо­нах деятельности организации. Бюджетный контроль позволяет, напри- I мер, выяснить, что в каких-либо областях деятельности организации намеченные планы выполняются неудовлетворительно. Но можно предположить, что и сам бюджет был составлен на основе нереалистич­ных исходных положений. В обоих случаях руководство заинтересова­но в получении информации об этом, чтобы предпринять необходи­мые действия, т.е. изменить способ выполнения планов или ревизовать положения, на которых основывается бюджет.

Бюджет как средство координации. Бюджет представляет собой | выраженную в стоимостных показателях программу действий (план) в области производства, закупок сырья или товара, реализации про­изведенной продукции и т.д. В программе действий должна быть | обеспечена временная и функциональная координация (согласование) отдельных мероприятий. Рентабельность сбыта зависит, например, от величины ожидаемой цены поставщика и условий производства; ; количество выпускаемой продукции — от ожидаемого объема реализа- I ции; величина отпускной цены — от того, каких объемов закупок сырья и материалов требует программа производства и реализации; и т.д.

Бюджет как основа для постановки задачи. Разрабатывая бюджет на следующий период, необходимо принимать решения заблаговремен­но, до начала деятельности в этот период. В таком случае существует большая вероятность того, что разработчикам плана хватит времени для выдвижения и анализа альтернативных предложений, по сравнению с ситуацией, когда решение принимается в самый последний момент.

Бюджет как средство делегирования полномочий. Одобрение руко­водством организации бюджета подразделения служит сигналом того, что в дальнейшем оперативные решения принимаются на уровне этого подразделения (децентрализованно), если они не выходят за установ­ленные бюджетом рамки. Если же бюджеты на уровне подразделений не разрабатываются, руководство организации вряд ли будет в такой степени склонно к децентрализации процесса принятия оперативных решений

Существует ряд требований к составлению бюджетов:

1) бюджет должен быть напряженным, но достижимым;

2) право на существование имеет только действительный бюджет. Теневой или аварийный бюджеты недопустимы;

3) бюджет является обобщающим планом в натуральных и денеж­ных единицах,

4) бюджет является своеобразной инструкцией к записи по сче- | там. Он требует равенства планируемых и фактических данных.

Информация, представленная в системе бюджетирования, должна отвечать следующим требованиям¹:

■ понятность (информация не должна требовать значительных усилий для «расшифровки»);

■ достоверность (чтобы не тратить время на дополнительную про­верку информации);

■ полнота (не должно быть упущений);

■ полезность (эффект от использования бюджетов не должен пре­вышать затраты на их составление);

■ регулярность сбора информации и составления бюджетов;

■ релевантность (существенность), т.е. бюджеты и представлен­ная в них информация по производственно-хозяйственной деятель­ности должны помогать принимать решения;

■ своевременность.