Функционально-стоимостной анализ в решении организационно-производственных задач

Если выше мы имели дело с созданием единичного изделия, то здесь — с производственной системой, отличающейся множествен­ностью связей с другими системами и подсистемами и множест­венностью функций. Применительно к промышленности в качест­ве производственных систем и подсистем можно рассматривать ра­бочее место, производственный участок, цех, передел, предприятие и различные объединения (концерн, акционерное объединение, товарищество с ограниченной ответственностью и др.).

От анализа конструирования единичных изделий функцио­нально-стоимостной анализ отличается не всегда строго выве­ренной иерархичностью функционального и структурно-элемент­ного соотношения внешних и внутренних систем и производ­ственных элементов; отчетливо выраженным стохастическим ха­рактером действия производственных факторов и вероятностной связью их с изучаемым совокупным показателем, а также нали­чием явлений мультиколлинеарности; необходимостью эконо­мико-математического моделирования с использованием ЭВМ.

Особенности функционально-стоимостного анализа в реше­нии организационно-производственных задач, описанных в спе­циальной литературе, выглядят следующим образом (с некото­рыми нашими корректировками):

выбор в первую очередь таких объектов анализа (производ­ственных систем и подсистем), которые отличаются крайней не­устойчивостью выполнения бизнес-планов, заданий, нормативов по выпуску основной продукции; наличием технологически не мотивированного брака готовых изделий; нерациональным ис­пользованием станков, агрегатов, поточных линий; избыточным потреблением энергоносителей, сырья, материалов; текучестью кадров, низким уровнем техники безопасности как на рабочих местах, в цехах, так и в целом на предприятии;

сбор и предварительный анализ всей совокупности экономи­ческой информации (технологической, инженерно-технической, планово-нормативной, учетно-отчетной), отражающей соответ­ствие технологии современным требованиям, инженерно-техни­ческое оснащение, наличие и использование основных и вспомо­гательных производственных помещений, организационное сос­тояние технологического процесса в пространстве и времени (длительность производственных циклов, загрузка оборудования и рабочих, вынужденные простои, объем незавершенного произ­водства, качество продукции);

построение внешней структурной модели производственной системы, ее коммуникационные связи с другими системами и подсистемами; состав входов и выходов системы (энергетичес­ких, материально-сырьевых, инженерно-технических, техноло­гических, информационных), а также связь с обслуживающими системами (ремонтными, инструментальными, складскими, транспортными), с управляющими системами (контрольными, плановыми, учетными);

структурное описание производственной системы: состав и соподчиненность составных элементов, размеры подразделений, их формы, построение, взаимосвязь (с выделением частных про­изводственных систем, связанных между собой однородным энергетическим, материально-сырьевым и информационным потоком);

функциональное описание производственной системы с вы­делением главной функции, определяющей ее специализацию, второстепенных функций, характеризующих коммуникацион­ные связи с внешней средой (с управляющими органами, с пос­тавщиками и потребителями), а также внутренних функций, свя­занных с частными производственными системами: составление линейного или сетевого графика технологического процесса;

построение матрицы совместимости внутренних функций во времени, отражающей реальные условия деятельности производ­ственной системы в каждый из моментов времени с последова­тельным переходом системы из одного состояния в другое;

построение карты функциональных состояний, происходя­щее в два этапа: на первом для каждого элемента производствен­ной системы осуществляется связка типа «частные технологичес­кие функции элемента — перечень состояний элемента», а на вто­ром — истинный переход от описания функционирования каждо­го отдельного элемента к целостному процессу (с его машинным моделированием);

построение матрицы функциональной связанности, позволя­ющей произвести информационную оценку взаимной связан­ности любой пары функций и принимающей обычно форму тре­угольной матрицы взаимосвязи всех пар ее функций;

построение структурно-функциональной модели производ­ственной системы посредством соединения элементов структур­ной модели с внутренними элементами функциональной модели (блок функциональных состояний);

оценка производственных затрат, производимая соотнесени­ем затрат со всей совокупностью функций по схеме: элемент — состояние — функция, с использованием следующих количест­венных показателей-коэффициентов: ритмичности, параллель­ности, прямоточности, длительности (межоперационных пере­рывов), закрепления операций за рабочим местом, непрерывнос­ти (в работе оборудования и исполнителя), незавершенного про­изводства, автоматизации и др.;

оценка качества функционирования производственной сис­темы и уровня ее организации, являющаяся обобщающей харак­теристикой функционирования через показатель функциональ­но-структурной организации системы.

где F — стоимость основных фондов;

Е — стоимость оборотных фондов;

V — фонд оплаты труда;

А’оф, Ао6, An — коэффициенты использования основных фондов, оборот­ных фондов, рабочей силы;

~ нормативная и фактическая прибыльность (рентабельность) производственных фондов;

поиск путей совершенствования и функционально-структур­ной организации производственной системы при формировании множества вариантов, их «мозговом» штурме, морфологическом анализе и др.:

проведение укрупненной оценки вариантов на основе анали­тических моделей ведется критериальным выбором варианта ра­ционализации производственной системы (или создания новой) по принципу минимума приведенных затрат. Для этого использу­ется формула

где С — минимум приведенных затрат;

Sv — затраты по оплате труда;

S„ об — затраты по простою оборудования;

— затраты на планирование и учет;

Soxi — затраты, связанные с ожиданием обслуживания /-го рабочего места; т, п - количество видов оборудования и рабочих мест;

Zn, Zc - незавершенное производство (цеховые и складские запасы);

К.доп — дополнительные капитальные вложения;

выбор варианта реализации для внедрения усовершенство­ванной или новой производственной системы из множества ра­циональных вариантов осуществляется экспертной комиссией, составленной из опытных специалистов (научных, управленчес­ких и др.).

Оценка вариантов может быть выполнена на основе теории сетей массового обслуживания с использованием ЭВМ.

Методы функционально-стоимостного анализа нашли широ­кое распространение и в процессе обоснования решений по фор­мированию и развитию системы управления.

При проектировании организационных структур управления и обосновании состава работ, которые должны выполнять конк­ретное подразделение или исполнитель, четко определяется его целевая направленность и экономические последствия, т.е.

При регламентации деятельности в любом звене организации руководителю всегда приходится решать вопрос, оправданы ли затраты на эту работу, т.е. соизмерять затраты на разработку рег­ламентов и эффект, который обеспечивается их внедрением.

При обосновании методов стимулирования дополнительные затраты на поощрение работников должны быть соизмеримы с эффектом, который обеспечивает лучшая работа сотрудников ор­ганизации.

ФСА определяет основной подход к обоснованию изменений в системе управления — дополнительные затраты на управление должны обеспечить соответствующее изменение эффективности управляемого объекта.

Наибольший эффект применение ФСАдает на стадии проек­тирования и обоснования изменений в системе управления, так как в этом случае можно предупредить неоправданные затраты. Однако при оценке результативности деятельности конкретных подразделений аппарата управления и менеджеров можно выя­вить те виды работ и методы управления, которые не обеспечива­ют нужного эффекта, и подготовить предложения по ликвидации соответствующих подразделений и работ.

С целью проведения ФСА все виды работ, которые указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях, группируются по таким принципам, как:

1) целевая направленность, т.е. указание направления влия­ния соответствующего управленческого воздействия на показате­ли эффективности деятельности организации:

увеличение объема продаж и производства продукции;

снижение переменных издержек производства по конкрет­ным видам продукции (работ, услуг);

снижение постоянных издержек производства;

рост прибыли и улучшение финансовых результатов;

2) временной диапазон воздействия на показатели эффектив­ности деятельности организации:

перспективное воздействие, которое связано с изменениями в структуре производства, материально-технической базе, хозяй­ственных связях организации и т.п.;

текущее воздействие, регулирующее использование имею­щихся производственных ресурсов;

оперативное воздействие, связанное с корректировкой дея­тельности организации;

3) направление деятельности организации: основной операционной деятельности; финансовой деятельности; инновационной деятельности.

4) результативность воздействия на эффективность деятель­ности организации:

высокоэффективные;

бесполезные;

вредные.

Такой подход к анализу позволяет, во-первых, тесно увязать анализ состояния и организации системы управления с результа­тами деятельности организации, во-вторых, оптимизировать работу основных подразделений системы управления организа­цией, т.е. позволит сосредоточить внимание менеджеров на на­иболее результативных действиях и устранить бесполезные и вредные работы.

Наиболее полно ФСА системы управления проводится в пе­риод проектирования или реорганизации системы управления, когда распределяют полномочия, ответственность и права между руководителями разных уровней и направлений. В этом случае ра­ционально провести анализ с использованием следующей схемы:

Проведение такого сопоставления, во-первых, позволяет вы­явить те области деятельности, которые остаются неохваченны­ми, во-вторых, вскрыть дублирование в работе подразделений управления и, в-третьих, установить прямую связь управления с деятельностью управляемого объекта.

Особо следует обратить внимание на классификацию значи­мости работ.

ФСА активно используется в процессе создания информаци­онных систем, особенно если они построены по принципу при­нудительного обеспечения информацией. Для высококачествен­ного управления любой специалист должен обладать всей необ­ходимой для его деятельности информацией. В этом случае при проектировании информационных систем обосновывается, ка­кая информация и с какой периодичностью должна поступать на его рабочее место. Необдуманное расширение информационного массива будет приводить к неоправданному удорожанию инфор­мационной системы; недостаточность информации затрудняет

квалифицированное выполнение работ, отвлекает менеджера на поиск информации, что может быть выполнено специалистами меньшей квалификации.

В том случае, когда менеджер выполняет инициативную ра­боту, для которой требуется дополнительная информация, он имеет право сделать персональный запрос, что свидетельствует об инициативном расширении его поля работы и может быть со­ответственно оценено руководством.

Важную роль ФСА может играть при разработке мероприятий по совершенствованию документооборота. Грамотное докумен­тальное оформление любой хозяйственной операции является важным требованием бухгалтерского учета. Учитывая значитель­ное расширение свободы бухгалтеров в выборе учетной политики и организации учета, каждая организация значительно дополня­ет стандартные первичные бухгалтерские документы своими ин­дивидуальными, связанными со спецификой сегмента бизнеса, особенностями организационно-производственной и управлен­ческой структуры, т.е. организационно-распорядительной доку­ментацией, на основе которой формируется грамотный докумен­тооборот в организации. Вместе с тем излишние документы не только требуют дополнительных затрат, но и вносят путаницу в информационную систему. ФСА позволяет четко определить целевую направленность документа и оправданность его форми­рования.