Тема 4.4 Организация контроля и регулирования процесса бюджетирования 4.4.1 Организация внутреннего контроля

Внутренний контроль предприятия - это процесс, осуществляемый службой внутреннего контроля (СВК), предназначенный для обеспечения разумной гарантии достижения поставленных целей бюджетирования.

- эффективность и итоги работы как предприятия в целом, так и его отдельных подразделений с точки зрения минимизации затрат, максимизации выгод, качественной оценки полученного результата по директивным показателям;

- контроль правильности документирования и отражения в отчетности хозяйственных операций для проверки объективность финансовой отчетности;

- соблюдение существующих законов и правил (контроль на соответствие, прежде всего, регламентам по бюджетированию, плановым заданиям, ценообразованию, тарифа, налоговому, валютному и правовому законодательству, строительным нормам и правилам, стандартам, приказам, принимаемым управленческим решениям и прочим внутренним регламентам).

Любые изменения и отклонения в работе, на выходе требуют факторного анализа, с целью выявления неиспользованных резервов и причин их возникновения. Организация внутреннего контроля не подвержена государственному регулированию, поскольку не существует специальных законов, методических указаний, нормативов, что создает трудности у руководства, собственников и службы внутреннего аудита отвечающих за эффективность деятельности системы внутреннего контроля. Поэтому полномочия СВК устанавливаются регламентом, утверждаемым руководством предприятия. СВК является собирательным понятием. Для её работы по утверждённому графику руководством предприятия, кроме отдела внутреннего контроля, привлекаются экономические, юридическая, аудиторская службы и другие - по необходимости. СВК охватывает контрольными проверками все уровни системы управления предприятием, начиная с Совета директоров и топ- менеджмента, и, заканчивая Центрами финансовой ответственности.

Система внутреннего контроля направлена на повышение эффективности и результативности финансово-экономической деятельности, соблюдение законодательства, политики и процедур обеспечение сохранности и эффективности использования ресурсов, своевременное выявление и предотвращение рисков, которые могут оказать существенное влияние на достижение стратегических целей организации. Система внутреннего контроля в своей деятельности опирается на следующие элементы: организацию персонала, процедуры процесса контроля, политику руководства и собственников, учет, отчетность, бюджеты и внутренний аудит. По результатам внутреннего контроля под руководством директора ежеквартально проводятся балансовые комиссии, на которых анализируется ход исполнения планов и бюджетов, договоров по всем направлениям деятельности. Кроме того выявляются отклонения от плановых заданий, нарушения в исполнении договорных обязательств и проводится подведение, утверждение итогов и оценка деятельности всех подразделений и принимаются конкретные решения по стимулированию персонала. На предприятии создаётся также Ревизионная комиссия, являющаяся органом внутреннего контроля собственника, имеющая право представлять на годовое отчетное собрание учредителей заключение о результатах проверки финансово-хозяйственной деятельности. Функцию внутреннего аудита осуществляет отдел внутреннего контроля и аудита, созданный с целью внедрения системного подхода к оценке и повышению эффективности системы внутреннего контроля в организации.

Таким образом, внутренний контроль и аудит являются важным инструментом в системе бюджетирования руководства на предприятии для мониторинга эффективности и надежности систем корпоративного управления, управления рисками, для анализа и оценки степени достижения отдельными ЦФО и предприятием в целом поставленных целей и задач. Особую роль СВК выполняет в установлении объективности оценки результатов работы ЦФО, с учётом закрепление ответственности за затраты и результаты, которые должны вестись в соответствии с возможностью оказания руководителем на них влияния. В настоящее время на этот счёт сформировались два принципиальных подхода к бюджетированию:

включение в бюджет всех затрат, относящихся к данному подразделению;

включение в бюджет только тех затрат, на которые данный руководитель может оказывать влияние исходя из своих полномочий.

Сущность первого подхода заключается в том, что в бюджет включаются все затраты, которые так или иначе связаны с деятельностью подразделения определённой функциональной сферы. Например, в производственном здании находятся несколько цехов. Здание отапливается, соответственно, отапливаются и цехи. Это значит, что расходы на отопление связаны с деятельностью цехов и будут включены в их бюджеты путем распределения планового объема потребления тепла предприятием. Эти затраты, безусловно, относятся к деятельности цехов, но начальники цехов на них влиять не могут.

Соответственно, при применении второго подхода эти затраты включаться в бюджет не будут.

Первый подход применяется в том случае, если необходимо рассчитать, во сколько обходятся предприятию услуги подразделения. Для этого необходимо учесть все затраты, связанные с деятельностью данного подразделения. Сумма этих затрат делится на количество произведенной продукции или услуг, измеряемых натуральными показателями.

Второй подход необходим для стимулирования деятельности руководителей, поскольку они оцениваются только по тем показателям, которыми могут управлять.

На самом деле управлять можно всеми статьями расходов и доходов, только это надо делать на соответствующем уровне принятия решений. Например, решения по затратам на отопление должны приниматься не начальниками цехов, а директором по производству либо главным инженером. На практике очень часто неверно определяют цели, для которых применяются эти подходы. В результате полезный эффект от внедрения системы бюджетирования сводится к нулю.

Результаты СВК служат основой для проведения комплексного анализа результатов внедрения бюджетирования по отдельным ЦФО и по всем сферам деятельности предприятия в целом.