Проверка расчетов с персоналом предприятия

Филиалы и другие обособленные подразделения, имеющие самостоятельный баланс и счет в банке, обычно наделяются всей полнотой полномочий по рас­четам с персоналом: начислению и выплате вознагра­ждений своим работникам, ведению учета их доходов, удержанию и уплате НДФЛ, уплате ЕСН, выдаче под отчет денежных средств и ведению учета подотчет­ных сумм, а также осуществлению прочих расчетов с персоналом. Учет расчетов с персоналом в таких под­разделениях осуществляется на счетах, входящих в утвержденный рабочий план счетов. Обычно исполь­зуются счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате тру­да», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расче­ты с персоналом по прочим операциям» и др. Аналити­ческий учет на указанных счетах должен вестись по ка­ждому работнику. Головная организация может также выделять своим обособленным подразделениям сред­ства для выплаты вознаграждений.

Расчеты с персоналом подразделений, не имеющих отдельного баланса, осуществляются головной орга­низацией, за исключением непосредственной выпла­ты зарплаты. В этом случае лицо, на которое возложе­ны обязанности по оформлению первичных докумен­тов и передаче их головному офису, оформляет пла­тежные ведомости, расходные кассовые ордера на вы­дачу подотчетных сумм, принимает авансовые отчеты ит. д.

Практика показывает, что взаимоотношения голов­ной организации с работниками подразделений могут иметь разнообразные формы.

При осуществлении расчетов по оплате труда между головной организацией и обособленными подразделе­ниями используется субсчет 79-2 «Расчеты по текущим операциям».

Основная цель проверки расчетов с персоналом

- установление соответствия применяемой в органи­зации методики учета операций по оплате труда и рас­четов с персоналом действующему законодательству и внутренним нормативным документам; выявление ошибок и нарушений при осуществлении всех видов расчетов между организацией и ее работниками, а так­же степени их влияния на достоверность бухгалтер­ской отчетности; выявление резервов повышения эф­фективности использования средств на оплату труда.

Названная цель может быть достигнута путем реше­ния следующих задач:

1) подтверждение правомерности и достоверности начислений и выплат работникам по различным осно­ваниям и отражения их в учете;

2) установление законности и полноты удержаний из доходов работников в бюджет, в пользу компании, дру­гих лиц;

3) оценка состояния аналитического и синтетическо­го учета операций по расчетам с персоналом и полно­ты их отражения в бухгалтерском учете;

4) оценка мер, принимаемых руководством прове­ряемого подразделения, по взысканию задолженности с работников по подотчетным суммам, выданным ссу­дам, недостачам и т. п.

Программу проверки следует разрабатывать в следующих направлениях:

1) проверка расчетов по оплате труда:

а) проверка соблюдения действующего законода­тельства о труде;

б) проверка правильности оформления первичных документов по учету рабочего времени, начислению оплаты труда и удержаний из нее, выдаче вознагра­ждений работникам;

в) проверка правильности начисления оплаты труда и отражения в учете расчетов с персоналом по оплате труда.

2) проверка расчетов с подотчетными лицами:

а) проверка законности и целесообразности выдачи денежных сумм подотчетным лицам;

б) проверка правильности оформления и своевре­менности представления авансовых отчетов, целевого использования подотчетных сумм;

в) проверка соблюдения порядка возврата неис­пользованных сумм;

г) проверка правильности составления корреспон­денции счетов по расчетам с подотчетными лицами, соответствия данных аналитического и синтетического учета по этим операциям;

3) проверка расчетов с персоналом по прочим one- рациям:

а) проверка реальности и достоверности операций по прочим расчетам с персоналом;

б) проверка обоснованности сумм задолженности работников перед компанией, установление причин ее возникновения;

4) общий вывод о значимости выявленных ошибок и их влиянии на достоверность отчетности.

Осуществление проверки. Приступая к проверке расчетов с персоналом в структурном подразделении компании, аудиторы должны иметь четкое представле­ние о том, какими полномочиями в этой области на­делено подразделение; какие формы и системы опла­ты труда здесь применяются; каков списочный и сред­несписочный состав работников; как организован бух­галтерский учет (степень компьютеризации), как огра­ничен круг сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет, и пр.

Проверка расчетов с персоналом по заработной плате начинается с изучения утвержденного штатно­го расписания и соответствия ему фактически устано­вленных должностных окладов, а также заключенных с работниками трудовых договоров, договоров гра­жданско-правового характера и др. Проверяются за­конность и правильность их оформления. Полученные данные о количестве и характере заключенных дого­воров используются для проверки списочного состава

работников на начало и конец проверяемого периода.

Далее проверяются наличие и правильность офор­мления табелей учета использования рабочего време­ни и лицевых счетов работников. Выборочно прове­ряются другие первичные документы (наряды, расчет­ные ведомости, листки временной нетрудоспособно­сти и др.).

Точность и достоверность произведенных начисле­ний заработной платы и других выплат (премий, мате­риальной помощи и др.) рекомендуется проверять вы­борочно. В выборку обычно включают данные по раз­личным категориям работающих или уволенных работ­ников, по разным видам начислений и разным времен­ным периодам. Аудиторы должны проверить расчет­ные и платежные ведомости, лицевые счета, а также первичные документы, на основании которых произве­дены начисления заработной платы. Особое внимание обращается на соблюдение правил их заполнения, на­личие подчисток, исправлений. Путем сопоставления данных табелей учета рабочего времени, нарядов и данных учета личного состава работников могут быть выявлены подставные лица или случаи повторного на­числения сумм по ранее оплаченным первичным доку­ментам. Арифметическим путем выявляются ошибки в подсчетах в расчетных ведомостях и первичных доку­ментах.

Проверяются также соблюдение условий контрак­тов, обоснованность применения тарифных ставок, норм и расценок, учета качественных показателей. Пристальное внимание аудиторам следует обратить на правильность различных стимулирующих и компен­сационных выплат (премий, надбавок, доплат за усло­вия или характер труда), оплаты за непроработанное время (отпусков, временной нетрудоспособности, про­стоев и т. п.), расчета среднего заработка работников.

Далее проверяются правомерность, полнота и свое­временность удержаний из заработной платы работни­ков (НДФЛ, задолженности перед организацией, пла­тежей по потребительским кредитам, исполнительным листам и т. п.). По основному виду удержаний - НДФЛ - проводится арифметический контроль сумм удержан­ного налога, проверяется законность применения вы­четов.

Для проверки правильности отражения в учете рас­четов с персоналом по оплате труда аудиторы устана­вливают правильность указанной в учетных регистрах корреспонденции счетов и сумм начисленной оплаты труда и удержаний из нее в проверяемом периоде. Со­поставляются данные аналитического и синтетическо­го учета по начислению, выплате и депонированию за­работной платы.

При проверке расчетов с подотчетными лицами ау­диторы должны прежде всего руководствоваться уста­новленным головной организацией порядком выдачи денежных средств под отчет в обособленных подраз­делениях, в том числе сроками выдачи авансов, переч­нем должностных лиц, которым разрешено получать денежные средства под отчет. Аудиторам необходимо провести сплошную проверку авансовых отчетов. При этом устанавливается, какие суммы были выданы от­дельным работникам под отчет, были ли они использо­ваны по назначению, не превышаются ли установлен­ные нормы командировочных расходов, имеются ли все оправдательные документы к авансовым отчетам и их достоверность, соблюдаются ли сроки возврата неиспользованных сумм, правильно ли составляется корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами и т. д. Особое внимание следует уделить об­основанности представительских расходов, проведен­ных через подотчетное лицо, и таким операциям, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ. В целях проверки правильности корреспонденции сче­тов кредитовые обороты по счету 71 «Расчеты с подот­четными лицами» сопоставляются с дебетовыми обо­ротами по счетам учета материальных ценностей, за­трат, денежных средств и расчетов. Дебетовые оборо­ты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» све­ряют с оборотами по кредиту счета 50 «Касса».

Проверка расчетов с персоналом по прочим опера­циям включает проверку расчетов за товары, продан­ные в кредит, по предоставленным ссудам, по возме­щению материального ущерба, за форменную одежду и т. п. Для проверки реальности этих операций и досто­верности задолженности по ним аудиторам необходи­мо проверить аналитический учет по видам операций и подтверждение их первичными документами, устано­вить причины возникновения задолженности, выявить виновных лиц.

Ошибки и отклонения, обнаруженные в процессе проверки, фиксируются в отчете с указанием нарушен­ных нормативных документов, инструкций, анализиру­ется их влияние на достоверность отчетности.

Информация для проведения проверки берется из таких источников, как штатное расписание: положения о структурном подразделении, о премировании, о до­платах и надбавках; приказы и распоряжения; трудо­вые контракты; договоры подряда, возмездного оказа­ния услуг и др.; договоры личного страхования, предо­ставления ссуд, на продажу товаров в кредит и т.

К типичным ошибкам, выявляемым при подобных

проверках, относятся:

1) отсутствие необходимых документов для под­тверждения законности начисления и выплаты работ­никам вознаграждений и других выплат;

2) неправильный расчет среднего заработка;

3) неправильная корреспонденция счетов;

4) несоответствие данных аналитического и синте­тического учета;

5) выдача под отчет денежных средств лицам, не от­читавшимся за ранее выданные авансы;

6) нарушение сроков возврата подотчетных сумм;

7) превышение утвержденных норм командировоч­ных расходов;

8) списание сверхнормативных сумм командировоч­ных расходов на себестоимость;

9) незаконное списание на издержки потерь от порчи ценностей, превышающих нормы естественной убыли, вместо отнесения на виновных лиц и др.