Проверка операций с основными средствами и нематериальными активами

Так, по выделенным основным средствам бухгалте­рия головной организации на основании приказа руко­водителя компании составляет авизо и делает в бух­галтерском учете следующие проводки:

1) Дебет субсчета 79-1 «Расчеты по выделенному имуществу»,

Кредит счета 01 «Основные средства» - списание первоначальной стоимости переданных ОС;

2) Дебет счета 02 «Амортизация основных средств»,

Кредит субсчета 79-1 «Расчеты по выделенному имуществу» - списание суммы амортизации передан­ных ОС.

На основании полученного из центральной бухгал­терии авизо бухгалтерия обособленного подразделе­ния производит следующие записи:

1) Дебет счета 01 «Основные средства»,

Кредит субсчета 79-1 «Расчеты по выделенному

имуществу» - отражение в учете полученных ОС;

2) Дебет субсчета 79-1 «Расчеты по выделенному имуществу»,

Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» - отражение в учете амортизации получен­ных ОС.

Напоминаем, что при этом собственником имуще­ства остается головная организация со всеми выте­кающими последствиями. Головная организация мо­жет принять решение об открытии субсчетов для уче­та ОС и НМА в зависимости от их количества и номен­клатуры, а также от характера финансово-хозяйствен­ной деятельности подразделения. Рекомендуем учи­тывать на отдельном субсчете объекты недвижимости, так как согласно ст. 384 НК РФ налог на недвижимое имущество уплачивается по его местонахождению.

Головная организация может также предоставить право подразделению, выделенному на отдельный баланс, самостоятельно принимать на бухгалтерский учет приобретаемые им ОС и НМА. В этом случае под­разделение должно уведомить головную организацию о номенклатуре и первоначальной стоимости активов при предоставлении внутренней бухгалтерской отчет­ности. Такой порядок ускоряет процесс оприходования закупаемого имущества, но снижает контроль со сто­роны головной организации за ведением его учета.

Если структурное подразделение не выделено на самостоятельный баланс, то бухгалтерский учет заку­паемых ОС и НМА ведется центральной бухгалтерией, которая уведомляет подразделение об их номенклату­ре и первоначальной стоимости.

Аналогично отражаются в бухгалтерском учете го­ловной организации и структурных подразделений и НМА.

Учет ОС во всех структурных подразделениях ком­пании организуется в соответствии с Методическими указаниями по учету основных средств (утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 г. № 91 н). Согласно п. 7 Методических указаний при передаче на баланс филиала, представительства или иного структурного подразделения объектов ОС из головного или других подразделений компании используется накладная на внутреннее перемещение основных средств по форме № ОС-2. В соответствии с п. 11 Методических указа­ний инвентарный номер, присвоенный объекту ОС при принятии его к учету, остается за ним в течение все­го периода нахождения в данной организации, поэтому ОС, переданные подразделению, принимаются им на учет с инвентарным номером, присвоенным головной организацией. Согласно п. 16 Методических указаний подразделение может фиксировать данные об объек­тах ОС, находящихся у него, в инвентарном списке или другом соответствующем документе.

Амортизация объекта ОС в подразделении, приняв­шем его на баланс, должна начисляться тем же спосо­бом и по тем же нормам, что и в головной организации.

Бухгалтерский учет НМА ведется в соответствии с ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» (утв.

Основная цель проверки операций с основными средствами и нематериальными активами - обеспе­чение экономичности приобретения активов, их учета, физической сохранности, рабочего состояния и без­опасности работы, а также своевременности выбытия ненужных объектов с максимальной выгодой для ком­пании.

Программа проверки разрабатывается по следу­ющим направлениям:

1) проверка обеспечения сохранности ОС;

2) проверка своевременности проведения инвента­ризации ОС (НМА) в течение последних двух-трех лет,

проведение выборочной инвентаризации;

3) проверка правильности классификации ОС;

4) проверка правильности определения активной части ОС;

5) проверка правильности отнесения объекта к ОС (НМА);

6) проверка правильности ведения аналитического учета ОС (НМА);

7) проверка правильности оценки и переоценки ОС;

8) проверка правильности документального офор­мления и учета поступления ОС (НМА);

9) проверка правильности начисления и отнесения на затраты износа ОС (НМА);

10) проверка правильности отражения в учете выбы­тия ОС (НМА), налогообложения выбытия ОС (НМА);

11) оценка состояния учета ОС (НМА) и отчетности по ним, анализ их использования;

12) общий вывод о значимости ошибок в учете ОС (НМА) и их влияние на достоверность отчетности.

Осуществление проверки. При проведении вну­треннего аудита операций с основными средствами и нематериальными активами необходимо руководство­ваться следующим:

1) имеющиеся активы должны быть защищены от возможных хищений, злоупотреблений, преждевре­менного износа;

2) поступление и выбытие ОС и НМА должно быть

санкционировано руководством;

3) отражение в бухгалтерском учете поступления, перемещения и выбытия ОС и НМА, а также амор­тизационные отчисления по ним должны соответство­вать утвержденной учетной политике компании и при­нятым процедурам. В первую очередь аудиторы долж­ны удостовериться в правильности оформления прав собственности на объекты ОС (НМА) и их передачи структурному подразделению для его эксплуатации в соответствии с делегированными полномочиями и осо­бенностями хозяйственной деятельности.

Особое место занимает проверка сохранности и на­личия объектов ОС (НМА), правильности их оценки, так как с этим напрямую связаны налогообложение имущества и достоверность отражения финансовых результатов и отчетности.

Аудиторы проверяют, какие меры приняты в струк­турном подразделении по обеспечению сохранности объектов ОС. Для этого устанавливается следующее: имеются ли приказы руководителя о назначении ма­териально ответственных лиц и письменные догово­ры с ними о полной индивидуальной материальной от­ветственности за их сохранность; созданы ли надле­жащие условия для их хранения (закрывающиеся по­мещения, сейфы, шкафы); проведены ли мероприятия по обеспечению противопожарной безопасности (обо­рудование помещений противопожарной сигнализаци­ей).

Далее проверяются акты инвентаризации ОС (НМА) за последние 2-3 года: их достоверность, правиль­ность оформления, своевременность проведения про­верки в соответствии с учетной политикой компании. Проверке также подлежат инвентаризационные опи­си, сличительные ведомости, решения руководства по результатам инвентаризации и их выполнение. Для оценки объективности и неформальности проводимой в подразделении работы по инвентаризации аудито­ры могут провести выборочную инвентаризацию ОС (НМА).

При осуществлении контроля за ведением учета ак­тивов необходимо прежде всего проверить, соответ­ствует ли их группировка принятой классификации (производственные и непроизводственные, собствен­ные и арендованные, находящиеся в производстве, запасе или на консервации). Проверяется также пра­вильность ведения аналитического учета объектов: присвоение инвентарных номеров, ведение инвентар­ных карточек или книг, правильность присвоения ши­фра, начисления амортизации, наличие технической документации на объект. Аудиторы должны обратить внимание на сроки поступления и оприходования ОС (НМА). Контроль ведения аналитического учета может быть сплошным или выборочным. Полученные дан­ные аудиторы сравнивают с записями по счетам 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы» и данными инвентарных карточек (книг).

Проверка правильности оценки ОС может быть так­же сплошной или выборочной. Аудиторам также не­обходимо проверить, проводилась ли переоценка ОС или их части и на каком основании; каким способом она осуществлялась; имеются ли документы, подтвер­ждающие рыночные цены, и правильность расчетов; отражены ли результаты переоценки в инвентарных карточках и бухгалтерском учете и отчетности.

Важным этапом проверки является проверка опе­раций по движению объектов ОС (НМА): поступле­ния, внутреннего перемещения, выбытия. Проверяют­ся также оперативность и правильность отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению и вы­бытию ОС: регистрация поступления (выбытия) с ука­занием даты, основания, цены, начисленного износа. Необходимо удостовериться в правильности опреде­ления первоначальной стоимости объектов и сроков их полезного использования для коммерческих нужд компании, так как от этого зависят как величина амор­тизационных отчислений, так и порядок их списания в будущем. Пристальное внимание аудиторы должны уделить определению стоимости НМА, созданных са­мостоятельно или с привлечением услуг сторонних ор­ганизаций, поскольку она определяется как совокуп­ность расходов на их изготовление. Особому контролю должны быть подвергнуты операции по выбытию объ­ектов ОС и НМА (реализация на сторону, ликвидация, передача в аренду). Рекомендуем проводить сплош­ную проверку этих операций на основании тщатель­ного изучения первичных документов (актов списания, актов приема-передачи, накладных, счетов-фактур и т. п.) и регистров синтетического и аналитического уче­та. При обнаружении фактов ликвидации пришедших в негодность объектов ОС и НМА проводят сплошную проверку на основании тщательного изучения первич­ных документов (актов списания). Необходимо прове­рить целесообразность и законность их списания (кем санкционировано списание), выяснить причины, про­верить соблюдение принятого порядка ликвидации и принятия на учет образовавшихся запасных частей и материалов.

При проверке правильности начисления износа объ­ектов ОС и НМА аудиторы устанавливают, каким спо­собом начисляется амортизация, соответствует ли этот способ учетной политике компании. По объектам, переданным в подразделение и бывшим в эксплуата­ции, проверяется, соответствует ли способ начисления амортизации применяемому ранее к данному объек­ту. Выборочно проверяется правильность расчетов по отдельным объектам. Необходимо обратить внимание на те объекты ОС, по которым не начисляется амор­тизация или начисляется ускоренная амортизация, и установить правомерность таких действий и правиль­ность расчетов. В отношении объектов НМА, принятых к учету, следует проверить, установлены ли сроки их полезного использования.

Аудиторы должны также проверить правильность начисления амортизации для целей налогообложения.

Немаловажной задачей является проверка правиль­ности учета затрат на ремонт ОС. Аудиторы должны выяснить, имеются ли планы и сметы на ремонт, и точ­ность их выполнения, а также проверить наличие пер­вичных документов (актов сдачи-приемки ОС после ре­монта, договоров подряда на ремонтные работы, актов технического осмотра зданий и сооружений и т. п.), за­конности, своевременности и правильности их офор­мления. Проверяется также соответствие применяе­мого способа учета затрат на ремонт ОС учетной по­литике компании.

При контроле достоверности отчетности по ОС и НМА аудиторы проверяют соответствие применяемых бланков утвержденным формам; соответствие запи­сей синтетического и аналитического учета записям в Главной книге и балансе; достоверность данных в от­чете о наличии и движении ОС (НМА), правильность проводок по учету ОС (НМА). Полнота раскрытия в отчетности информации об ОС (НМА) анализируется по данным пояснительной записки к отчету, а также по таким показателям, как первоначальная стоимость объекта на начало и конец отчетного периода, сумма амортизационных отчислений на начало и конец года, стоимость списания объектов.

Источниками информации для проверки операций с ОС и НМА служат: приказ об учетной политике компании; положение о структурном подразделении; приказы и распоряжения головной организации и ру­ководителя обособленного подразделения; договоры купли-продажи ОС; договоры, подтверждающие пе­редачу прав собственности на объекты НМА; автор­ские договоры; акты приемки-передачи НМА; акты приемки-передачи ОС (форма № ОС-1); акты при­емки-передачи отремонтированных, реконструирован­ных и модернизированных объектов (форма № ОС-3); акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4а); акты ввода в эксплуатацию; накладные; сче­та-фактуры; инвентарные карточки (форма №ОС-6): инвентарные книги; акты приемки строительного объ­екта по форме № КС-14; акты приемки-передачи обо­рудования (форма № ОС-14); акты приемки-переда­чи оборудования в монтаж (форма № ОС-15); акты о выявленных дефектах (форма №ОС-16); карточки учета НМА; разработанные таблицы по амортизацион­ным отчислениям; учетные регистры (журналы-орде­ра № 10, 10/1, 13); ведомости по счетам 01 «Основ­ные средства», 02 «Амортизация основных средств», 04 «Нематериальные активы», 05 «Амортизация не­материальных активов», 07 «Оборудование к установ­ке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 79 «Вну­трихозяйственные расчеты» и иные; Главная книга; ба­ланс; отчет о прибылях и убытках; внутренняя отчет­ность и др.

При проверке операций с ОС и НМА могут быть вы­явлены следующие типичные ошибки и нарушения:

1) несвоевременное оприходование ОС (НМА);

2) отсутствие или неправильное оформление пер­вичных документов;

3) неправомерное включение хозяйственных средств в состав НМА;

4) нарушение условий хранения и эксплуатации объ­ектов ОС;

5) неправильное определение первоначальной сто­имости объектов;

6) необоснованное определение срока полезного использования объекта НМА;

7) отсутствие или неправильная организация анали­тического учета ОС (НМА);

8) отражение реконструкции или модернизации объ­ектов ОС как их ремонта;

9) начисление износа по объектам ОС, которые пол­ностью амортизированы;

10) неправильное начисление амортизации по от­дельным объектам НМА;

11) отсутствие смет на проведение капитального ре­монта и дефектных актов;

12) неверная корреспонденция счетов по операциям поступления и выбытия объектов;

13) формальное проведение инвентаризации или нарушение сроков и порядка ее проведения;

14) непроведение инвентаризации НМА перед со­ставлением годовой отчетности;

15) отсутствие документов, подтверждающих ры­ночную стоимость объектов при их переоценке;

16) искажение финансового результата за счет начи­сления амортизации в случае убытка;

17) начисление амортизации один раз в квартал;

18) начисление амортизации по полностью аморти­зированным объектам;

19) неточности в определении сроков начала и окон­чания начисления амортизации;

20) применение по переданным подразделению объектам иного способа амортизации;

21) неоприходование материалов и запчастей, оста­ющихся при ликвидации объектов ОС;

22) отсутствие организации материальной ответ­ственности в отношении арендованных ОС;

23) неправомерное ускоренное начисление аморти­зации ОС;

24) несоответствие информации о наличии ОС (НМА) по данным Главной книги и инвентарных карто­чек;

25) неудержание налога при покупке ОС у физиче­ских лиц;

26) хищение ОС и др. Оформление результатов про­верки осуществляется в установленном порядке.

4.7.