Проверка кассовых операций

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ;

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 г.

• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н);

• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 г.

№ 49);

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (Решение Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40);

• Правила организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (Положение ЦБ РФ от 05.01.1998 г.

№ 14-П);

• Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (Постановление Госкомстата РФ от

25.12.1998 г. № 132);

• Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88);

• Федеральный закон « О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ;

• Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 г. № 359);

• Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470);

• О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или индивидуального предпринимателя (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г.

• Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85).

В ходе проверки кассовых операций аудитор должен проверить следующее:

• наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в учете (и наоборот, полнота отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов);

• полнота и правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов;

• соблюдение порядка выдачи денег по доверенности;

• соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе;

• соблюдение установленного порядка и предела наличных расчетов с юридическими лицами;

• соблюдение установленного порядка расходования наличной выручки;

• наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром организации;

• применение контрольно-кассовой техники при наличных расчетах;

• правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций;

• наличие в организации действующей системы проведения ревизий кассы.

Наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в учете (и наоборот, полнота отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов). В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и денежные документы. Как правило, наличные деньги и денежные документы должны храниться в несгораемом металлическом шкафу, который по окончании рабочего дня должен быть закрыт ключом и опечатан печатью кассира.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещено.

Остаток денежной наличности в кассе должен соответствовать данным кассовой книги.

Источники информации:

• кассовая книга (форма КО-4);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

• акты инвентаризации наличия денежных средств (форма ИНВ-15);

• инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма ИНВ-16).

Аудиторские процедуры: инвентаризация кассы, осмотр (обследование) помещения кассы, опрос, просмотр документов, сравнение документов.

Характерные нарушения: недостача или излишек денег в кассе и несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных сумм.

Полнота и правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов. Прием наличных денег в кассу должен производиться по приходным кассовым ордерам, выдача денег из кассы - по расходным кассовым ордерам или другим документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям) с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Кассовые ордера должны быть подписаны главным бухгалтером, кассиром, приходные ордера - заверены печатью (штампом, оттиском кассового аппарата). Подпись руководителя должна присутствовать либо на расходных кассовых ордерах, либо на приложенных к ним разрешительных документах (заявлениях, счетах и др.), которые должны быть погашены штампом или надписью «Оплачено» с датой и подписью кассира.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам должны производиться только в день их составления. Подчистки, помарки и исправления в кассовых ордерах недопустимы.

Кассовые ордера (документы, заменяющие расходные ордера) должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег должны быть учтены в кассовой книге, записи в которую должны быть произведены кассиром сразу же после получения или выдачи денег.

Общее количество листов кассовой книги (при автоматизированном ее оформлении - за год) должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Источники информации:

• приходные кассовые ордера (форма КО-1);

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• журнал регистрации кассовых ордеров (форма КО-3);

• кассовая книга (форма КО-4).

Аудиторские процедуры: просмотр документов, сравнение документов, опрос, проверка соблюдения установленных в организации правил (например,

совершения кассовых операций).

Типичные ошибки и нарушения:

• подделка подписей в первичных документах (кассовых ордерах, платежных ведомостях);

• незаполнение установленных реквизитов в кассовых ордерах;

• отсутствие подписей главного бухгалтера, руководителя в кассовых ордерах;

• наличие исправлений в кассовых ордерах.

Соблюдение порядка выдачи денег по доверенности. Выдача наличных денег из кассы может быть произведена только лицу, указанному в расходном ордере (заменяющем его документе), либо другому лицу, действующему от его имени на основании доверенности.

Доверенность на получение платежей, связанных с трудовыми отношениями (оплата труда и пр.), может быть удостоверена организацией, в которой работает или учится доверитель, ЖЭУ по месту жительства, администрацией лечебного учреждения.

Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью.

Срок доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки.

Доверенность, в которой не указан срок ее выписки, - ничтожна (недействительна).

При выдаче денег по доверенности последняя должна быть приложена к расходному ордеру или ведомости, в которых кассиром должна быть сделана надпись «По доверенности».

Источники информации: доверенности, приложенные к расходным

ордерам или ведомостям.

Аудиторская процедура: просмотр доверенностей.

Характерные нарушения: выдача денег без доверенности (в случае ее необходимости), по доверенности с истекшим сроком действия.

Соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе. Наличные деньги в кассе организации должны храниться только в пределах лимита, который устанавливает банк. Денежная наличность, поступившая сверх установленного лимита, должна быть сдана в банк.

Наличные деньги сверх установленного лимита могут находиться в кассе организации только для оплаты труда, выплаты социальных пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Источник информации: кассовая книга.

Аудиторская процедура: просмотр этого документа.

Характерное нарушение: превышение установленного кассового лимита.

Соблюдение установленного порядка и предела наличных расчетов с юридическими лицами. Размер предела расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями не должен превышать 100 тыс. руб. в рамках одного договора.

Источники информации:

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• кассовая книга (форма КО-4).

Аудиторские процедуры: опрос, просмотр документов.

Характерное нарушение: превышение установленного предельного

размера наличных расчетов (например, подотчетное лицо приобрело в магазине за наличный расчет материальные ценности на 80 тыс. руб.; организация, заключив договор поставки на 100 тыс. руб., оплатила поставку наличными в два приема по 50 тыс. руб. и пр.).

Соблюдение установленного порядка расходования наличной выручки. Организация может расходовать наличную выручку, поступившую в кассу организации, только на заработную плату и иные выплаты работникам, стипендии, командировочные расходы, оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, возврат денег (ранее оплаченных наличными) за возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Источники информации:

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• кассовая книга (форма КО-4).

Аудиторские процедуры: опрос, просмотр документов.

Наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром организации. При назначении на должность кассира руководитель организации должен под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и заключить договор о полной материальной ответственности.

Кассир должен нести материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный им организации умышленно или по неосторожности.

Источник информации: договор о полной материальной ответственности. Аудиторская процедура: просмотр этого документа.

Применение контрольно-кассовой техники при наличных расчетах. Наличные денежные расчеты при осуществлении торговых операций, оказании услуг должны производиться всеми организациями и индивидуальными предпринимателями с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Исключение составляют операции, которые в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ могут осуществляться без кассовых машин (оказание услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности, продажа ценных бумаг, лотерейных билетов и пр.).

На кассовую машину должен быть заведен журнал кассира-операциониста (форма КМ-4).

Записи в журнале кассира-операциониста должны производиться в хронологическом порядке, чернилами или шариковой ручкой. Исправления должны быть заверены подписями трех лиц: кассира-операциониста, директора (заведующего), главного (старшего) бухгалтера.

Если в соответствии с Законом № 54-ФЗ при расчетах наличными или банковской картой ККТ не используется, то продавец обязан выдать покупателю бланк строгой отчетности. Бланки строгой отчетности могут изготавливаться типографским способом либо с использованием автоматизированных систем. Бланк должен иметь установленные Постановлением Правительства РФ № 359 реквизиты.

Источник информации: журнал кассира-операциониста; аудиторские

процедуры: просмотр журнала, сравнение данных журнала

кассира-операциониста с показаниями контрольных лент и данными кассовой книги.

Правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций. Поступление денежных средств и денежных документов в кассу и выдача их должны отражаться дебетовыми и кредитовыми оборотами на счете 50.

Денежные документы должны учитываться на счете 50 в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов должен вестись по их видам.

Источники информации:

• карточка и оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса»;

• ведомость аналитического учета по субсчету 50/3 «Денежные документы»;

• бухгалтерская отчетность.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.

Наличие в организации действующей системы проведения ревизий кассы. Проведение ревизий кассы (инвентаризации) обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления;

• при чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение и пр.);

• при реорганизации или ликвидации организации;

• при смене материально-ответственного лица - кассира.

Кроме того, внезапная ревизия кассы должна проводиться в сроки, установленные руководителем организации.

Для производства ревизии приказом руководителя должна быть назначена комиссия, которая производит пересчет денежной наличности и денежных документов, находящихся в кассе, и сверяет результат с данными учета по кассовой книге.

Недостача по кассе должна быть взыскана с кассира (с виновного лица), излишек кассы должен быть зачислен в доход организации.

Источники информации: акты инвентаризации наличия денежных средств (форма ИНВ-15).

Аудиторские процедуры: просмотр документов, опрос, проверка

соблюдения установленных на предприятии правил.

Характерное нарушение: непроведение ревизий кассы.

5.9.