Проверка кассовых операций

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г.;

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 г.);

• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной де­ятельности организаций и инструкция по его применению (при­каз Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г.);

• Методические указания по инвентаризации имущества и финан­совых обязательств (приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 г.);

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (решение совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.);

• Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций (постановление Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.);

• Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техни­ки при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расче­тов с использованием платежных карт» № 54 - ФЗ от 22.05.2003 г.;

• Положение по применению контрольно-кассовых машин при осу­ществлении денежных расчетов с населением (Постановление Правительства РФ № 745 от 30.07.1993 г.);

• Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Минфин РФ № 104 от 30.08.1993 г.);

• Об установлении предельного размера расчетов наличными день- 11 гами в Российской Федерации между юридическими лицами по й| одной сделке (указание ЦБ РФ № 1050-У от 14.11.2001 г.);

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых ра­ботниками, с которыми работодатель может заключать письмен­ные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бри­гадной) материальной ответственности (постановление Минтруда РФ №85 от 31.12.2002 г.).

В ходе проверки кассовых операций аудитор должен удостоверить­ся в следующем: .

• наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отра­женных в учете (и наоборот, полнота отражения в учете факти­чески наличествующих в кассе денежных средств и документов);

• полнота и правильность оформления первичных кассовых доку­ментов, книг, журналов;

• соблюдение порядка выдачи денег по доверенности;

• соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе;

• соблюдение установленного порядка и лимита наличных расче­тов с юридическими лицами;

• наличие договора о полной материальной ответственности с кас­сиром организации;

• применение контрольно-кассовой техники при наличных расчетах;

• правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кас­совых операций;

• наличие в организации действующей системы проведения реви­зий кассы.

Наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отра­женных в учете (и наоборот, полнота отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов)

В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и де­нежные документы. Как правило, наличные деньги и денежные доку­менты должны храниться в несгораемом металлическом шкафу, кото­рый по окончании рабочего дня должен быть закрыт ключом и. опечатан печатью кассира.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадле­жащих организации, запрещено.

Остаток денежной наличности в кассе должен соответствовать дан­ным кассовой книги.

Источники информации:

• кассовая книга (форма КО-4);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

• акты инвентаризации наличия денежных средств (форма ИНВ-15);

• инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма ИНВ-16).

Аудиторские процедуры: инвентаризация кассы, осмотр (обследо­вание) помещения кассы, опрос, просмотр документов, сравнение до­кументов.

Характерные нарушения: недостача или излишек денег в кассе и не­своевременное оприходование поступивших в кассу наличных денеж­ных сумм.

Полнота и правильность оформления первичных кассовых доку­ментов, книг, журналов

Прием наличных денег в кассу должен производиться по приходным кассовым ордерам, выдача денег из кассы — по расходным кассовым ордерам или другим документам (платежным ведомостям, расчетно­платежным ведомостям) с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Кассовые ордера должны быть подписа­ны главным бухгалтером, кассиром, приходные ордера — заверены печатью (штампом, оттиском кассового аппарата). Подпись руково­дителя должна присутствовать либо на расходных кассовых ордерах, либо на приложенных к ним разрешительных документах (заявлени­ях, счетах и др.), которые должны быть погашены штампом или над­писью «Оплачено» с датой и подписью кассира.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам должны производиться только в день их составления.

Кассовые ордера (документы, заменяющие расходные ордера) долж­ны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и рас­ходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег должны быть учтены в кас­совой книге, записи в которую должны быть произведены кассиром сразу же после получения или выдачи денег.

Общее количество листов кассовой книги (при автоматизирован­ном ее оформлении — за год) должно быть заверено подписями руко­водителя и главного бухгалтера.

Источники информации:

• приходные кассовые ордера (форма КО-1);

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• журнал регистрации кассовых ордеров (форма КО-3);

• кассовая книга (форма КО-4).

Аудиторские процедуры: просмотр документов, сравнение докумен­тов, опрос, проверка соблюдения установленных в организации пра­вил (например, совершения кассовых операций).

Типичные ошибки и нарушения:

• подделка подписей в первичных документах (кассовых ордерах, платежных ведомостях);

• незаполнение установленных реквизитов в кассовых ордерах;

• отсутствие подписей главного бухгалтера, руководителя в кассо­вых ордерах;

• наличие исправлений в кассовых ордерах.

Соблюдение порядка выдачи денег по доверенности

Выдача наличных денег из кассы может быть произведена только лицу, указанному в расходном ордере (заменяющем его документе), либо дру­гому лицу, действующему от его имени на основании доверенности.

Доверенность на получение платежей, связанных с трудовыми от­ношениями (оплата труда и пр.), может быть удостоверена организа­цией, в которой работает или учится доверитель, ЖЭУ по месту жи­тельства, администрацией лечебного учреждения.

Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреп­лена печатью.

Срок доверенности не может превышать 3 лет.

Доверенность, в которой не указан срок ее выписки, ничтожна (не­действительна).

При выдаче денег по доверенности последняя должна быть прило­жена к расходному ордеру или ведомости, в которых кассиром должна быть сделана надпись «По доверенности».

Источники информации: доверенности, приложенные к расходным ордерам или ведомостям.

Аудиторская процедура: просмотр доверенностей.

Характерные нарушения: выдача денег без доверенности (в случае ее необходимости), по доверенности с истекшим сроком действия.

Соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе

Наличные деньги в кассе организации должны храниться только в пре­делах лимита, который устанавливает банк. Денежная наличность, по­ступившая сверх установленного лимита, должна быть сдана в банк.

Наличные деньги сверх установленного лимита могут находиться в кассе организации только для оплаты труда, выплаты социальных пособий, стипендий в течение 3 рабочих дней, включая день получе­ния денег в банке. /

Источник информации: кассовая книга.

Аудиторская процедура: просмотр этого документа.

Характерное нарушение: превышение установленного кассового лимита.

Соблюдение установленного порядка и лимита наличных расче­тов с юридическими лицами

Размер лимита расчетов между юридическими лицами не должен пре­вышать 60 тыс. руб. по одной сделке.

Источники информации:

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• кассовая книга (форма КО-4). ,

Аудиторские процедуры: опрос, просмотр документов.

Характерное нарушение: превышение установленного предельного

размера наличных расчетов (например, подотчетное лицо приобрело в магазине за наличный расчет материальные ценности на 80 тыс. руб.; организация, заключив договор поставки на 100 тыс. руб., оплатило поставку наличными в два приема по 50 тыс. руб. и пр.).

Наличие договора о полной материальной ответственности с кас­сиром организации

При назначении на должность кассира руководитель организации дол­жен под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых опе­раций в Российской Федерации и заключить договор о полной мате­риальной ответственности.

Кассир должен нести материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный им организа­ции умышленно или по неосторожности.

Источник информации: договор о полной материальной ответствен­ности. Аудиторская процедура: просмотр этого документа.

Применение контрольно-кассовой техники при наличных расчетах Денежные расчеты при осуществлении торговых операций, оказании услуг должны производиться всеми организациями и индивидуальны­

ми предпринимателями с обязательным применением контрольно-кас­совой техники. Исключение составляют операции, которые в соответ­ствии с перечнем, установленным Федеральным законом № 54-ФЗ, могут осуществляться без кассовых машин (продажа ценных бумаг, лотерейных билетов и пр.).

На кассовую машину должна быть заведена книга кассира-опера- циониста (форма № 24, установленная Типовыми правилами). Допу­скается ведение общей книги на все кассовые машины.

Записи в книге кассира-операциониста должны производиться в хро­нологическом порядке, чернилами. Исправления должны быть заве­рены подписями трех лиц: кассира-операциониста, директора (заве­дующего), главного (старшего) бухгалтера.

Источник информации: книга кассира-операциониста; аудиторские процедуры: просмотр книги, сравнение данных книги кассира-опера­циониста с показаниями контрольных лент и данных кассовой книги.

Правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кас­совых операций

Поступление денежных средств и денежных документов в кассу и вы­дача их должна отражаться дебетовыми и кредитовыми оборотами на счете 50.

Денежные документы должны учитываться на счете 50 в сумме фак­тических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов должен вестись по их видам.

Источники информации:

• карточка и оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса»;

• ведомость аналитического учета по субсчету 50/3 «Денежные документы»;

• бухгалтерская отчетность.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.

Наличие в организации действующей системы проведения реви­зий кассы

Проведение ревизий кассы (инвентаризации) обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления;

• при чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение и пр.);

• при реорганизации или ликвидации организации;

• при смене материально-ответственного лица-кассира.

Кроме того, внезапная ревизия кассы должна проводиться в сроки, Установленные руководителем организации.

Для производства ревизии приказом руководителя должна быть назначена комиссия, которая осуществляет пересчет денежной налич­ности и денежных документов, находящихся в кассе, и сверяет резуль­тат с данными учета по кассовой книге.

Недостача по кассе должна быть взыскана с кассира (с виновного лица), излишек кассы должен быть зачислен в доход организации.

Источники информации: акты инвентаризации наличия денежных! | средств (форма ИНВ-15).

Аудиторские процедуры: просмотр документов, опрос, проверка со-3.! блюдения установленных на предприятии правил.

Характерное нарушение: непроведение ревизий кассы.

5.8.