Проверка хозяйственных операций с денежными средствами

Проверка операций с наличными денежными средствами.

Правила ведения кассовых операций в организаци­ях изложены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв. решением Совета ди­ректоров ЦБР от 22.09.1993 г. № 40). Однако органи­зации, имеющие территориально удаленные подраз­деления, не всегда могут в точности следовать выше­названному Порядку. Поэтому остановимся на некото­рых особенностях ведения и учета кассовых операций в таких организациях. В настоящее время не существу­ет четко прописанного порядка ведения кассовых опе­раций организациями, имеющими подразделения вне местонахождения головной организации. Так, в соот­ветствии с п. 3 ст. 5 Федерального закона «О бухгалтер­ском учете» головная организация должна самостоя­тельно утвердить Порядок ведения кассовых операций для территориально удаленных подразделений и за­фиксировать его в учетной политике. Прежде всего это касается порядка ведения кассовой книги и лимита на­личности в кассе.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все поступившие наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу. Для выполнения этого требования можно открыть в каждом региональ­ном подразделении отдельный раздел единой кассо­вой книги. Чтобы сохранить единую сквозную нумера­цию кассовых ордеров, подразделениям можно при­своить буквенный индекс. Во внутрифирменном доку­менте должны быть установлены способ ведения кас­совой книги в территориально обособленных подраз­делениях и периодичность сдачи кассовых отчетов в головную бухгалтерию.

В письме Департамента налоговой и таможенно-та­рифной политики Минфина России от 16.11.2006 г. № 03-02-07/1-326 «О порядке уплаты налогов каса­тельно гаражно-строительных кооперативов» указано, что наличные деньги в кассах предприятий могут хра­ниться только в пределах лимитов, которые устанавли­ваются обслуживающими их банками.

Руководством компании должен быть также закре­плен в нормативных документах порядок расчетов с подразделениями. Например, передача денежных средств от головной организации территориально уда­ленным подразделениям может осуществляться сле­дующими способами:

1) перечислением денежных средств на счет в бан­ке. Кассир обособленного подразделения получает их в банке и приходует в кассу;

2) перечислением денежных средств на выплату зарплаты на банковские карточки работников подраз­деления;

3) перевозкой денежных средств уполномоченным лицом;

4) инкассацией.

Если филиалы, представительства и другие струк­турные подразделения выделены на отдельный ба­ланс и им открыты текущие счета в банках для осу­ществления текущих расходов (как то: оплата труда, некоторые виды хозяйственных расходов, командиро­вочные расходы и др.), то поступление и расходование указанных средств отражаются на отдельном субсчете к счету 55 «Специальные счета в банках».

Основная цель внутреннего аудита операций с на­личными денежными средствами - проверка законно­сти, достоверности и целесообразности совершения этих операций и правильности их отражения в бухгал­терском учете.

Подготовка к проверке. На этом этапе внутрен­ний аудитор знакомится с особенностями проверяемо­го подразделения и применяемыми в нем правилами ведения кассовых операции. Он должен ответить для себя на следующие вопросы:

1) каков статус подразделения (филиал, представи­тельство или др.);

2) выделено ли оно на отдельный баланс;

3) имеет ли расчетный или другие счета в банке по своему местонахождению;

4) осуществляет ли продажу товаров населению и имеет ли операционные кассы, сколько их;

5) каков порядок взаиморасчетов подразделения с головной организацией, работниками, покупателями и другими контрагентами;

6) каков порядок ведения и учета кассовых операций в данном подразделении;

7) каков лимит остатка наличности в кассе подраз­деления и др.

Источниками такой информации служат:

1) положение о данном подразделении;

2) учетная политика организации на проверяемый период;

3) внутрифирменный Порядок ведения кассовых операций и другие внутренние нормативные акты, свя­занные с объектом проверки.

Эта информация используется внутренним аудито­ром для разработки программы проверки или коррек­тировки типовой программы, разработанной СВА.

Составление программы проверки. В программу проверки рекомендуется включать такие этапы, как:

1) инвентаризация денежных средств и других цен­ностей в кассе;

2) проверка соблюдения в подразделении устано­вленного порядка ведения кассовых операций;

3) проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров;

4) проверка полноты и своевременности оприходо­вания денежных средств и правильности отражения расходов.

Осуществление проверки на месте

Инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе. В начале проверки следует прове­сти инвентаризацию денежных средств в кассе подраз­деления и обследовать условия хранения в ней денеж­ных средств. Инвентаризация проводится с участием кассира и главного бухгалтера (обслуживающего бух­галтера) подразделения. Кассир должен:

1) оформить отчет на день проверки и вывести оста­ток денег по кассовой книге;

2) составить расписку о наличии в отчете всех приходных и расходных документов и отсутствии в кассе неоприходованных или неописанных денежных средств;

3) по частично оплаченным платежным ведомостям (если таковые имеются) подсчитать выплаченные сум­мы и итоги, о чем сделать отметку в отчете;

4) подсчитать количество денег в кассе (полистно и покупюрно) и их общую сумму и сравнить ее с данными учета по кассовой книге;

5) проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей в сейфе кассы и сверить с данными учета. Главный бухгалтер должен завизировать отчет кассира.

Аудитор должен:

1) принять отчет кассира;

2) подсчитать денежные знаки и проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей, нахо­дящихся в кассе;

3) принять к зачету незакрытые платежные ведомо­сти, о чем делается запись в акте.

После инвентаризации составляется акт, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир. При обнаружении недостачи или излишков денег, доку­ментов или других ценностей берется письменное объ­яснение у кассира.

Если в подразделении имеются операционные кас­сы для расчетов с населением, то каждый кассир-опе­рационист должен «закрыть кассу», т. е. сделать смен­ный отчет кассира, записать в книгу кассира-операци- ониста данные счетчиков ККМ, подсчитать полученную выручку, сверить ее с отчетом, сдать наличные деньги и отчет кассиру подразделения.

Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций проводится аудитором.

В ходе проверки изучаются следующие вопро­сы:

1) имеется ли приказ о назначении кассира, касси- ров-операционистов;

2) заключены ли с ними договоры о полной инди­видуальной материальной ответственности, соответ­ствуют ли они установленной форме;

3) обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе и при их доставке из банка и сдаче в банк;

4) хранятся ли дубликаты ключей от сейфа кассы в опечатанных кассиром пакетах или пеналах у руково­дителя подразделения;

5) имеется ли комиссия по проведению инвентари­зации кассы;

6) проводятся ли и с какой периодичностью внезап­ные проверки кассы, операционных касс, имеются ли акты проверок.

Проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров. На этом этапе аудитор должен проверить:

1) правильность заполнения приходных и расходных кассовых ордеров;

2) правильность ведения журнала регистрации кас­совых ордеров;

3) ведение кассовой книги, правильность ее офор­мления, подтверждение записей в ней кассовыми до­кументами;

4) ведение книг кассиров-операционистов;

5) соответствие остатков, выведенных в кассовой книге, записям в регистре бухгалтерского учета;

6) правильность отражения денежных средств в пу­ти.

Приведем примеры типичных ошибок, выявляе­мых в ходе проверки:

1) неправильное заполнение кассовых ордеров - не указывается наименование организации или подраз­деления; не проставляются номера ордеров или на­рушается принятый порядок их сквозной нумерации; не указывается или искажается дата; не проставляет­ся или неверно указывается корреспондирующий счет; не делаются отметки об оплате; отсутствуют подписи должностных лиц и печати; нет росписей получателей денег;

2) неправильное заполнение кассовой книги:

а) не проставляются или неверно указываются кор­респондирующие счета;

б) не проставляются суммы остатков на начало дня; суммы остатков подсчитываются неверно;

в) записи ведутся не ежедневно, а помесячно.

Проверка полноты и своевременности оприхо­дования денежных средств и правильности отра­жения расходов. На этом этапе аудитор проверяет:

1) соблюдение лимита остатков наличных денежных средств в кассе;

2) соблюдение максимального размера расчетов на­личными деньгами с юридическими лицами;

3) правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в банк;

4) правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в кассу головной организации;

5) состояние расчетов с подотчетными лицами;

6) наличие документов, подтверждающих факты приобретения имущества за наличный расчет;

7) правильность отражения НДС;

8) правильность бухгалтерских проводок по кассо­вым операциям;

9) значимость выявленных ошибок в учете кассовых операций и их влияние на достоверность отчетности и финансовый результат деятельности подразделения и компании в целом.

Источниками информации для аудитора являют­ся:

1) приказы компании и распоряжения руководителя подразделения;

2) договоры о материальной ответственности, акты ревизий и инвентаризаций кассы, хозяйственные дого­воры, документы на ККМ, кассовая книга, отчеты кас­сира;

3) приходные и расходные кассовые ордера;

4) журнал регистрации ПКО И РКО;

5) книги кассиров-операционистов;

6) выписки банка, чековая книжка, справка банка или приказ руководителя организации об установлении ли­мита остатка денег в кассе;

7) журнал регистрации выданных доверенностей, список подотчетных лиц, авансовые отчеты, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведо­мостей, журнал регистрации депонированных сумм;

8) учетная политика в части документооборота, Главная книга, журналы-ордера, а также пояснения кассиров, членов инвентаризационной комиссии, бух­галтера, руководителя подразделения, других сотруд­ников подразделения.

Если подразделение не выделено на самостоятель­ный баланс, то проверка может заключаться:

1) в инвентаризации кассы;

2) проверке соблюдения в подразделении порядка ведения кассовых операций, установленного внутрен­ними нормативными документами;

3) проверке правильности заполнения первичных документов.

Оформление результатов проверки. Результаты проверки аудитор систематизирует и оформляет в ви­де отчета в соответствии с методикой, разработанной СВА и утвержденной руководством компании. Кроме общих сведений о проведенной проверке (состав ау­диторской группы; сведения о проверяемом подразде­лении; период, за который проверена документация в ходе аудита; список должностных лиц, ответствен­ных за ведение и учет кассовых операций и составле­ние отчетности; применяемая методика проверки), в отчет обязательно должны быть включены сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях по­рядка ведения и учета операций с наличными денеж­ными средствами; вывод о достоверности отчетности, представляемой подразделением в головную органи­зацию, а также сведения о нарушениях, существенно искажающих бухгалтерскую отчетность, и рекоменда­ции по их устранению и предупреждению. Сведения, изложенные в отчете, должны содержать информацию о сути каждого нарушения, его виновнике, времени его совершения, последствиях для подразделения и орга­низации в целом, включая сумму нанесенного ущерба. Выводы аудитора должны опираться на действующее законодательство и внутренние нормативные акты и инструктивные материалы, которые мы называли вы­ше, и иные, относящиеся к осуществлению наличных денежных расчетов в организациях.

Неотъемлемой частью отчета аудитора является пе­речень аудиторских доказательств. Это могут быть: акт инвентаризации кассы; справка банка об установле­нии лимита остатка в кассе; реестр кассовых докумен­тов с превышением лимита остатка в кассе; реестр кассовых документов, составленных с нарушениями; реестр кассовых документов с превышением лимита расчетов наличными; реестр сумм, полученных из бан­ка, но неоприходованных; реестр возврата и оприходо­вания неизрасходованных остатков подотчетных сумм; ведомость расхождений между платежными ведомо­стями и реестрами депонированных сумм; реестр опе­раций, не пробитых на ККМ; акты экспертизы; письмен­ные объяснения должностных лиц и другие документы.

Иногда в ходе проверки могут быть выявлены такие нарушения, которые требуют немедленного устране­ния (например, отсутствие сигнализации в помещении кассы). В таком случае аудитор составляет промежу­точный отчет в ходе проверки и направляет его руко­водителю проверяемого подразделения или головной организации.

Замечания и рекомендации внутренних аудиторов являются обязательными для исполнения руководите­лем подразделения в сроки, установленные внутри­фирменными стандартами.

Проверка операций с банковскими счетами. Об­особленным подразделениям могут открываться бан­ковские счета - расчетные, текущие, депозитные. Счет в банке открывается тем обособленным подразделе­ниям организации, которые выделены на отдельный баланс. В соответствии с п. 1 ст. 845 ГК РФ по догово­ру банковского счета банк обязуется принимать и за­числять поступающие на счет, открытый клиенту (вла­дельцу счета), денежные средства, выполнять распо­ряжения клиента о перечислении и выдаче соответ­ствующих сумм со счета и проведении других опе­раций по счету. Лицом, открывающим счет для веде­ния деятельности через свое структурное подразде­ление, является сама головная организация как юри­дическое лицо. Филиал не может считаться владель­цем счета. Однако при заполнении банковской карточ­ки в графе «Владелец счета» указывается подразделе­ние, по местонахождению которого открывается счет. Это делается только для целей открытия счета. Для осуществления платежных операций, связанных с де­ятельностью обособленного подразделения, исключи­тельно на данном банковском счете головная органи­зация может приказом своего руководителя наделить руководителя филиала правом первой подписи на кар­точках с образцами подписей, представляемых в банк для открытия счета. При открытии расчетного счета об­особленное подразделение само формирует расходы и производит их оплату. Для осуществления текущих расходов структурного подразделения (оплаты труда, некоторых видов хозяйственных расходов, командиро­вочных расходов и др.) головная организация может открыть текущий счет. Это имеет значение при провер­ке операций на банковских счетах.

Основная цель проверки операций на счетах в бан­ке - определить, соответствует ли совершение опера­ций законодательству, уставным документам, функци­ям подразделения, полномочиям его руководителя; на­сколько целесообразны эти операции; правильно ли отражаются в учете и отчетности.

Программа проверки. Рекомендуется включать в программу проверки следующие направления:

1) установление количества и видов счетов, откры­тых в банках по местонахождению подразделения;

2) проверку наличия выписок по всем счетам и не­прерывности информации в них. Это означает, что на­чальное сальдо последующей выписки должно быть равно конечному сальдо предыдущей выписки;

3) проверку наличия всех первичных документов, подтверждающих банковские операции, и их достовер­ности;

4) проверку наличия и правильности ведения книги регистрации платежных поручений;

5) проверку законности совершения банковских опе­раций в соответствии суставными документами, дого­ворами и др.;

6) проверку выполнения действующего порядка по­лучения наличных денег в банке и сдачи их на счет;

7) проверку правильности отражения банковских операций в бухгалтерском учете;

8) проверку соответствия остатков на банковских счетах по выпискам и учетным регистрам;

9) оценку состояния платежно-расчетной дисципли­ны в подразделении и ее влияния на достоверность финансовой отчетности и финансовый результат.

Осуществление проверки. Начав с ознакомления с наличием счетов, их количеством, видами, номерами и определив юридические основы взаимоотношений структурного подразделения с банком, аудитор присту­пает к сверке остатков на счете по выпискам банка и по учетным регистрам. Проверке подлежат также оборо­ты и остатки по счетам в учетных регистрах и Главной книге. При обнаружении расхождений устанавливают­ся их причины. Законность операций за проверяемый период осуществляется посредством анализа выписок и приложенных к ним платежных документов. При этом аудитор имеет возможность выявить списание средств без документов или перечисление средств не на те це­ли, которые указаны в приложенных документах.

При контроле операций по списанию денежных средств с банковского счета проверке подлежат пра­вильность корреспонденции счетов и особенно свое­временность и полнота оприходования в кассу налич­ных денежных средств, полученных из банка. Важное место в аудите отводится законности перечисления средств по счетам поставщиков и прочих кредиторов. При этом аудитор должен проверить соответствующие договоры, акты сдачи-приемки выполненных работ, на­кладные на ТМЦ и другие документы, служащие для этого основанием.

Проверяются правильность отражения операций на счете 51 «Расчетные счета», полнота их зачисления.

В заключение проверяется соответствие показате­лей отчетности, представляемой подразделением, вы­пискам банка и данным бухгалтерского учета.

Источниками информации для внутреннего ауди­тора служат: положение о структурном подразделе­нии; учетная политика организации; договор банков­ского счета; выписки банка; приложенные к выпискам первичные документы; хозяйственные договоры; че­ковая книжка; журнал регистрации платежных поруче­ний; учетные регистры к счетам 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»; Главная книга; баланс; отчет о движении денежных средств.

Типичными ошибками, встречающимися при аудите операций по счетам в банках, являются:

1) к платежным документам не прикладываются до­кументы, являющиеся основанием для совершения операций;

2) в выписках банка имеются исправления и под­чистки;

3) на платежных документах отсутствует штамп бан­ка о принятии их к обработке;

4) имеются исправления в платежных документах;

5) перечисление авансов по бестоварным счетам без оформления договора;

6) некорректная корреспонденция счетов при отра­жении движения денежных средств и др.

Оформление результатов проверки осуществляется в порядке, описанном выше.

1.3.