Права и обязанности сотрудников службы внутреннего контроля и аудита

Служба внутреннего аудита, являясь неотъемлемой частью системы корпоративного управления компа­нии, призвана содействовать достижению целей ком­пании, используя систематизированный и последова­тельный подход к оценке и повышению эффективно­сти систем управления рисками, контроля и корпора­тивного управления.

Аудиторский комитет утверждает условия трудового соглашения (контракта) с руководителем службы вну­треннего аудита, а также решения о поощрении (нака­зании) руководителя службы внутреннего аудита.

Основные функции службы внутреннего аудита:

1) проверка того, основывалось ли руководство ор­ганизации при составлении внутренних документов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструк­ций и др.) на действующих нормативных актах и учре­дительных документах предприятия;

2) проверка правильности ведения бухгалтерского

учета и достоверности бухгалтерской отчетности;

3) оценка влияния внешних факторов на деятель­ность предприятия;

4) организация подготовки к проведению внешнего аудита;

5) организация подготовки к проверкам налоговых и других контрольных органов.

Решение о необходимости работы службы внутрен­него аудита принимается руководителем предприятия или на собрании учредителей. Здесь же выбирают ру­ководителя службы, который формирует персональ­ный состав службы. Обычно это высококвалифициро­ванный сотрудник с высшим экономическим образо­ванием, с опытом работы бухгалтером или экономи­стом, не имеющий судимости, обязательно с аттеста­том аудитора или профессионального бухгалтера-экс- перта. В должностных инструкциях для внутренних ау­диторов обязательно должны быть указаны конкрет­ные должностные обязанности, права и персональная ответственность. Не допускается вмешательство тре­тьих лиц в процесс определения объектов и объема аудита, проведения работы и представление отчета о результатах.

Во многих случаях служба внутреннего аудита под­чиняется непосредственно генеральному директору. Это необходимо для контролирования работы заме­стителей или начальников структурных подразделе­ний (складов, цехов).

Рассмотрим организацию работы службы внутрен­него аудита (рис. 3).

Служба внутреннего аудита действует на основа­нии законодательных и нормативных актов РФ, ор­ганов местного самоуправления, правил (стандартов) аудита. При проведении внутреннего аудита, кроме вышеперечисленных документов, она руководствует­ся учредительными документами, инструкциями, поло­жениями, приказами и распоряжениями руководителя проверяемого предприятия.

Руководитель службы внутреннего аудита разра­батывает план внутреннего аудита. Затем этот план утверждает руководитель предприятия.

Руководитель службы внутреннего аудита несет от­ветственность перед аудиторским комитетом и выс­шим руководством компании за организацию работы службы и выполнение поставленных задач.

Руководитель службы внутреннего аудита периоди­чески отчитывается перед аудиторским комитетом и высшим руководством о деятельности службы вну­треннего аудита. Отчеты должны содержать инфор­мацию о существенных рисках, проблемах контроля и корпоративного управления, другие сведения, необхо­димые аудиторскому комитету и высшему руководству для выполнения своих обязанностей.'

Руководитель службы внутреннего аудита предста­вляет аудиторскому комитету и высшему руководству:

1) на утверждение ежегодный план деятельности службы внутреннего аудита, а также регулярно отчи­тывается о его выполнении;

2) ежегодный отчет по оценке надежности и эффек­тивности систем управления рисками, контроля и кор­поративного управления;

3) информацию о существенных недостатках систем управления рисками, контроля и корпоративного упра­вления, а также рекомендации по улучшению суще­ствующих систем;

4) информацию о результатах и качестве выполне-

' [і] Веселов Б.И.

ния мероприятий (корректирующих шагов), разрабо­танных менеджментом по результатам проведенных аудитов;

5) информацию о существующих ограничениях, пре­пятствующих службе внутреннего аудита эффективно выполнять поставленные задачи.

Руководитель и сотрудники службы внутреннего ау­дита:

1) составляют план деятельности, определяющий приоритеты внутреннего аудита и соответствующий целям компании на основании проведенного анализа рисков;

2) своевременно и на должном профессиональном уровне выполняют план деятельности и предоставля­ют менеджменту отчеты о результатах проделанной работы;

3) оказывают содействие менеджменту компании в разработке мероприятий (корректирующих шагов) по результатам проведенных аудитов, а также отслежива­ют прогресс в выполнении мероприятий;

4) консультируют менеджмент компании по вопро­сам управления рисками, контроля, корпоративного управления;

5) поддерживают и взаимодействуют с подразде­лениями (функциями) компании по вопросам, относя­щимся к ведению внутреннего аудита;

6) координируют деятельность и взаимодействуют с другими функциями контроля (отделом управления рисками, юридическим отделом, службой безопасно­сти);

7) координируют деятельность с внешним аудито­ром с целью избежать дублирования усилий и миними­зировать затраты на аудит;

8) содействуют в расследовании мошенничеств и информируют аудиторский комитет и высшее руковод­ство о результатах расследований;

9) выполняют другие задания и участвуют в других проектах по запросу аудиторского комитета и высшего руководства. Руководитель и сотрудники службы вну­треннего аудита уполномочены:

1) иметь прямой и беспрепятственный доступ к ау­диторскому комитету;

2) составлять планы деятельности, определять объ­екты и объемы аудита, принимать решения о частоте проведения аудитов;

3) запрашивать и получать беспрепятственный до­ступ к любым активам, документам, бухгалтерским за­писям и другой информации о деятельности компании, делать копии документов;

4) изучать и оценивать любые документы, запра­шиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий, и направлять эти документы или соответствующую ин­формацию аудиторскому комитету и высшему руко­водству;

5) запрашивать и получать необходимую помощь со­трудников подразделений, в которых проводится ау­дит, а также помощь сотрудников других подразделе­ний компании;

6) доводить до сведения аудиторского комитета и высшего руководства любые предложения по улучше­нию существующих систем, процессов, политик, про­цедур, методов ведения деятельности, а также ком­ментарии по любым вопросам, относящимся к веде­нию внутреннего аудита;

7) при необходимости привлекать сторонних экспер­тов при выполнении аудиторских заданий.

Руководитель и сотрудники службы внутреннего ау­дита не должны:

1) выполнять никакие функциональные обязанности в компании, не связанные с деятельностью внутренне­го аудита;

2) инициировать или утверждать транзакции, не от­носящиеся непосредственно к деятельности службы внутреннего аудита;

3) руководить действиями сотрудников других под­разделений (функций), за исключением случаев, когда эти сотрудники назначены участвовать в выполнении аудиторского задания;

4) участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб беспристрастности их оценки или восприниматься как наносящая такой ущерб;

5) использовать конфиденциальную информацию в личных интересах или любым другим образом, про­тиворечащим законодательству или могущим нанести ущерб компании;

6) принимать в подарок ничего, что могло бы нане­сти ущерб их профессиональному мнению или воспри­ниматься как наносящее такой ущерб.

В соответствии с планом внутреннего аудита долж­ны осуществляться все этапы проверки.

Служба внутреннего аудита имеет право:

1) проверять первичные документы, учетные реги­стры, планы, сметы и другие документы по финансо­во-хозяйственной деятельности;

2) обследовать территорию предприятия (цеха, складские и служебные помещения, строящиеся объ­екты);

3) проводить инвентаризацию имущества и обяза­тельств предприятия;

4) опечатывать места хранения документов и ценно­стей (сейфы, кассы, склады, архивы);

5) проверять, насколько верно отражены хозяй­ственные операция в бухгалтерском учете;

6) при необходимости представлять интересы пред­приятия в суде и арбитражном суде.

Служба внутреннего аудита несет ответствен­ность:

1) за своевременность представления руководству предприятия заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности;

2) составление учредительных и внутрихозяйствен­ных документов в соответствии с действующим зако­нодательством;

3) предложения и рекомендации, данные аудитором в ходе проверки.

На предприятиях, где работает служба внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности иму­щества, организации бухгалтерского учета и достовер­ности отчетности.

Для эффективного функционирования системы вну­трихозяйственного аудита необходимо соблюдение следующих требований:

1) наличие персонала с четко определенными пра­вами и обязанностями;

2) разделение обязанностей на предприятии;

3) создание необходимых условий для работы служ­бы внутреннего аудита (выделение помещения, специ­алистов, наличие нормативной и справочной базы дан­ных и т. п.);

4) повышение квалификации сотрудников службы внутрихозяйственного аудита;

5) определение уровня оплаты труда работников службы внутреннего контроля.

Аудитору разрешается:

1) проверять документы финансово-хозяйственной деятельности (первичные документы, бухгалтерские регистры, сметы, планы, наличие денег и ценных бу­маг в кассе);

2) знакомиться с приказами, постановлениями со­брания акционеров, учредителей, распоряжениями должностных лиц, проектами и уже заключенными с другими организациями договорами;

3) обследовать объекты строительства, цеха, склад­ские и служебные помещения;

4) проверять сохранность имущества у материально ответственных лиц;

5) проводить полную или частичную инвентариза­цию имущества и обязательств организации, опечаты­вать места хранения ценностей и документов (сейфы, кассы, склады, кладовые, архивы);

6) организовывать подготовку перед проверками внешнего аудита и налоговой инспекции;

7) проводить проверки выполнения сотрудниками своих обязанностей.

При организации работы службы внутреннего аудита используют следующие типовые формы документов:

1) набор основных вопросов для руководителей и работников бухгалтерии;

2) блок-схемы и графики;

3) специально разработанные тесты;

4) специальные бланки и проверочные листы;

5) перечни замечаний, протоколы или акты.

Служба внутреннего аудита организации самосто­ятельно разрабатывает методики, порядок изучения и оценки финансово-экономической системы. По ре­зультатам такого изучения и оценки финансово-эконо­мической системы планируют процедуры проверки.

В ходе аудиторской проверки могут быть выявлены серьезные недостатки системы внутреннего контроля.

Эффективная работа системы внутреннего аудита характеризуется достижением предприятием следую­щих целей: 1) хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства;

2) все операции отражаются в бухгалтерском уче­те в правильных суммах, на соответствующих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом субъекте учетной политикой и обеспечивают возможность под­готовки достоверной бухгалтерской отчетности;

3) доступ к активам разрешен только с согласия ру­ководства;

4) при обнаружении расхождений входе проведения инвентаризации руководство организации предприни­мает соответствующие меры.

При обнаружении действия, которое вызывает по­дозрение, аудитор дополнительно проводит процеду­ры подтверждения, чтобы рассеять свои сомнения или подтвердить факт нарушения.

В обязательном порядке аудитор проверяет причину нарушений, а также выясняет возможные последствия этих нарушений. Прежде всего проверяются операции, отраженные в документах. Это позволяет обнаружить факты нарушений правил отпуска материалов другим организациям и частным лицам, передачи ТМЦ друго­му материально ответственному лицу без проведения инвентаризации, бестоварные операции при переме­щении материала с одного объекта на другой, наруше­ние сроков сдачи отчетов и др.

Затраты на проведение аудиторской проверки отно­сят на себестоимость посреднических услуг на основа­нии положения о составе затрат. К возмещаемым рас­ходам будут относиться счета-фактуры, поступающие посреднику.

При проверке системы бухгалтерского учета и хо­зяйственных операций аудитор должен проверить за­конность составления документов. Проверку можно дополнить экспертной оценкой и другими приемами. Служба внутреннего аудита при проверке экономиче­ского субъекта не может дать полной гарантии выявле­ния всех отклонений и нарушений. Аудитором могут быть допущены ошибки. Ошибки могут произойти по разным причинам, таким как невнимательность, про­верка не всех подряд документов, разночтение норма­тивных актов и т. д.

Решая, каким способом проводить внутренний кон­троль, руководитель организации должен определить его роль и место в данной организации. Так, например, при использовании ревизионной комиссии для прове­дения внутрихозяйственного контроля руководство ор­ганизации может отказать аудитору в получении не­обходимой информации или специально дать ложные сведения в финансовой отчетности. Другое дело, когда внутрихозяйственным контролем в организации зани­мается специальный отдел - служба внутреннего ау­дита. Служба внутреннего аудита является самостоя­тельным подразделением и создается с целью обес­печения эффективности деятельности всех служб по защите законных имущественных интересов собствен­ников.

Для определения эффективности работы внутрихо­зяйственного контроля большое значение имеют сле­дующие вопросы:

1) насколько четко и точно выполняются все запла­нированные работы по отношению к отдельным объек­там контроля во времени;

2) какие использованы процедуры проверки и на­сколько они были эффективны;

3) можно ли доверять надежности информации по

результатам внутрихозяйственного контроля.

Наиболее выгодным для организации является ор­ганизация службы внутреннего аудита, которая бу­дет осуществлять постоянную проверку достоверно­сти финансовой работы экономических служб.