<<
>>

ОРГАНИЗАЦИЯ И УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основными задачами учета денежных средств являются: обес­печение их сохранности и правильного использования; строгое соблю­дение установленных правил ведения кассовых и банковских опера­ций; правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.
Денежные средства организаций на­ходятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на сче­тах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых сче­тах, в чековых книжках и т.д.

План счетов имеет специальный раздел, предназначенный для учета всех денежных средств, в который входят счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который не­сет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1); расходный кассовый ор­дер (форма № КО-2); журнал регистрации приходных и расходных кас­совых ордеров (форма № КО-3); кассовая книга (форма № КО-4); от­чет кассира (форма № КО-4); книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по со­гласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

Все организации обязаны хранить деньги в банке, а для приема, хранения и расходования наличных денег в организации имеется кас­са. Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определя­ется лимитом. Лимит устанавливается банком по согласованию с ор­ганизацией.

Для того чтобы банк установил лимит остатка денег в кассе, нужно представить расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление пред­приятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходова­ние наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

А учреждение банка письменно сообщает каждому предприятию установленный ему лимит остатка наличных денег в кассе. Обычно для этого используются вторые экземпляры представленных расчетов по форме № 0408020.

Если экономический субъект имеет в своем составе подразделе­ния, у которых нет самостоятельного баланса и счетов в банках, то банк устанавливает единый лимит остатка кассы для всего предприятия, включая эти подразделения, а руководитель должен оповестить струк­турные подразделения о лимите остатка кассы.

Представительствам, филиалам и другим обособленным подраз­делениям, которые составляют отдельный баланс и имеют счета в бан­ках, лимит остатка кассы устанавливают обслуживающие банки.

Если у организации есть несколько счетов в разных банках, она по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на уста­новление лимита остатка кассы. После того как банк его установит, организация уведомляет об этом все другие банки, в которых ей от­крыты счета. Если организация не представила расчет лимита ни в один из обслуживающих банков, то лимит остатка кассы считается нулевым. При этом все наличные деньги, не сданные в банк, рассматриваются как сверхлимитная наличность.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы (в течение трех дней, включая день получения денег в банке). Суммы, не использованные в течение этого срока по назначению, нужно сдать в банк.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют при­ходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и ис­правления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться толь­ко в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспо­собности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым орде­рам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписан­ным руководителем организации и главным бухгалтером.

Приходные и расходные кассовые ордера должны иметь раздель­ную нумерацию без пропусков и регистрироваться в специальном жур­нале.

Кассовые ордера и приложенные к ним документы подписыва­ются кассиром после осуществления операции и гасятся штампом или надписью «получено», «оплачено» с указанием даты с целью недопу­щения их повторного использования. Заполнение приходных и расход­ных кассовых документов лицом, получающим или сдающим деньги в кассу, не допускается, такие документы должны заполняться бухгал­тером собственноручно, без подчисток и исправлений.

Заработная плата выплачивается по платежной ведомости. По ис­течении трех дней, отведенных на выдачу заработной платы, на общую сумму выданной заработной платы выписывается расходный кассовый ордер. При выдаче денег по доверенности кассир в ведомости делает надпись «По доверенности». Доверенность прикрепляется к платежной ведомости. Остаток заработной платы, по каким-либо причинам недо­полученный работниками предприятия, сдается в банк и депонируется до дня выплаты заработной платы за следующий месяц. На депониро­ванные суммы (не полученные работниками), которые сдаются в банк, составляется расходный кассовый ордер. На деньги, полученные с рас­четного счета в банке, выписывается приходный кассовый ордер, дати­рованный днем получения денег в банке.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумеро­вана, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководи­телей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит оста­ток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми при­ходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговорен­ные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправ­ления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организа­ции.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций прово­дится ежемесячная внезапная ревизия наличия денежных средств в кас­се в присутствии кассира. Хранение в кассе денежных средств, не при­надлежащих организации, запрещается. В случае обнаружения таких средств ревизионная комиссия должна их оприходовать, и эта сумма в течение трех дней перечисляется в бюджет. Сумма недостачи подле­жит взысканию с кассира на основании приказа руководителя пред­приятия.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую кни­гу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанно­сти последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работ­ник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. В сроки, установленные руководителем организации, а также при сме­не кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и дру­гих ценностей, находящихся в кассе.

Второй экземпляр кассовой книги называется отчетом кассира. В нем рассчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день и выводится остаток на конец дня. Отчет кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, служит основанием для запол­нения журнала-ордера 01 «Касса». Каждому отчету кассира в журна­ле-ордере 01 отводится одна строка, поэтому количество занятых в нем строк должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтети­ческом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денеж­ных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные докумен­ты» и др.

На субсчете 50-1 учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета дви­жения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, оста­новочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организация­ми при необходимости.

На субсчете 50-3 учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государ­ственной пошлины и другие денежные документы.

Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету. Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанав­ливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспече­ны всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совер­шения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правиль­ность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается налич­ная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не при­нимаются.

Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о кото­ром присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть до­ступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте плате­жа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свобод­но конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается. Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной ва­люты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета.

Учет денежных документов. Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государ­ственной пошлины и другие денежные документы учитывают на суб­счете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета, который ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Важное значение при организации и учете кассовых операций и денежных документов следует уделить соблюдению кассовой дисцип­лины в магазинах. Продавая товары населению, любая организация обязана использовать ККМ.

Торговое предприятие может иметь только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ — несколько операционных. Для того чтобы применять ККМ, ее нужно зарегистрировать в налоговых органах по местонахождению предприятия. ККМ ставят на учет в ре­гиональных центрах технического обслуживания ККМ или непосред­ственно на предприятиях-изготовителях.

Следует отметить, что можно использовать ККМ только с фискаль­ной памятью, а на территории Российской Федерации применять только те модели, которые включены в Государственный реестр конт­рольно-кассовых машин, утвержденный Государственной межведом­ственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.

Вместе с покупкой торговое предприятие обязано выдать поку­пателю чек, отпечатанный контрольно-кассовой машиной.

Паспорт кассовой машины, журнал кассира-операциониста, конт­рольные ленты и другие документы должны храниться у директора магазина или у главного бухгалтера не менее пяти лет. Перед тем как начать работать на ККМ, кассир получает у администрации магазина все необходимое для работы: ключи от кассовой кабины; ключи от при­вода кассовой машины и от денежного ящика; разменную монету и ку­пюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями; при­надлежности для работы и обслуживания машины.

В начале рабочего дня кассир обязан:

• включить машину в электросеть и проверить ее работу от электро­привода;

• проверить исправность блокирующих устройств;

• заправить чековую и контрольную ленты;

• установить текущую дату;

• перевести нумератор на нули;

• напечатать два-три чека без обозначения суммы для того, что­бы проверить, четко ли печатаются реквизиты на чековой и контрольной ленте и правильно ли установлены дататор и нумератор (нулевые чеки прикладывают в конце дня к кассовому отчету);

• протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны по­купателя табличку со своей фамилией;

• разместить необходимый для работы инвентарь (микрокаль­кулятор).

Представитель администрации (директор или главный бухгал­тер) в начале смены должен снять показания контрольных счетчиков машины и сверить их с данными, записанными в журнале кассира-опера- циониста за предыдущий день. Убедившись в совпадении показаний, их нужно занести в журнал на начало текущего дня и заверить подписью.

Получая от покупателя деньги за товар, кассир обязан: четко на­звать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у поку­пателя, напечатать чек, назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и размен­ную монету выдать одновременно). Если кассир-операционист ошиб­ся, выдавая сдачу покупателю, то покупатель может потребовать у ад­министрации снятия кассы.

Кассир-операционист не имеет право иметь в кассе личные день­ги, снимать кассу без разрешения администрации, не выдать кассовый чек покупателю. Кассирам запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва. К кассовой машине нельзя допускать посторонних лиц, кроме представителей администрации (директора или его заместителя, главного бухгалтера и т.п.). Технический специа­лист или налоговый инспектор могут быть допущены к кассе только с разрешения администрации.

Если кассир-операционист покидает кассовую кабину, то он обя­зан уведомить об этом администрацию и отключить ККМ. При этом кассовую кабину и кассовую машину нужно закрыть. Все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) долж­ны находиться у кассира.

Кассир не должен самостоятельно вносить изменения в програм­му работы кассового терминала. Для этого терминал нужно оснастить защитой от несанкционированного доступа.

Если в течение рабочей смены возникла неисправность ККМ, кассир обязан: выключить кассовую машину; вызвать представителя администрации; вместе с директором или главным бухгалтером опре­делить характер неисправности. Бывает, что из-за неисправности кас­совой машины ее дальнейшая работа невозможна. В этом случае адми­нистрация должна вызвать технического специалиста. Об этом делается запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регист­рации выполненных работ.

В конце рабочего дня кассир-операционист обязан подготовить наличную выручку за день, сдать ее по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или главному бухгалтеру. А представитель админи­страции в конце дня в присутствии кассира снимает показания конт­рольных счетчиков ККМ; получает распечатку или вынимает из кассо­вой машины контрольную ленту, использованную в течение дня.

Директор или главный бухгалтер подписывает конец конт­рольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, пока­зания счетчиков, сумму дневной выручки, дату и время окончания ра­боты.

Фактическая сумма выручки должна совпадать с итоговыми дан­ными контрольной кассовой ленты (за вычетом сумм, возвращенных по неиспользованным кассовым чекам). При расхождении фактической суммы денег с данными контрольной ленты представитель админист­рации и кассир должны выяснить его причину. Если обнаружена недо­стача денег, администрация должна принять меры к ее взысканию с ви­новных лиц. А если выявлены излишки, их нужно оприходовать в кассу. В бухгалтерском учете суммы излишков относят на финансовый ре­зультат.

С 1 июля 2002 г. вступил в силу новый Кодекс Российской Феде­рации об административных правонарушениях, утвержденный Феде­ральным законом от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. К административ­ной ответственности могут быть привлечены рядовые сотрудники (продавец, кассир); должностные лица; сама организация (ст. 2.1 Ко АП РФ). Величина штрафа за неприменение ККМ предусмотрена ст. 14.5 КоАП РФ.

Требования к ККМ установлены в п. 7 Положения по примене­нию контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных рас­четов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 1993 г. № 745. Если хотя бы одно из этих требований не выполнено, то использовать машину нельзя. Зна­чит, нарушение даже одного из них может быть приравнено к неприме­нению ККМ.

Кроме того, не допускается использовать аппараты, на которых отсутствует либо повреждена пломба центра технического обслужива­ния, нет маркировки предприятия-изготовителя. Нарушение этих ус­ловий также может трактоваться налоговыми органами как неприме­нение ККМ.

Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юри­дическими лицами. Нельзя превышать этот размер, рассчитываясь как по одному, так и по нескольким денежным документам. Независимо от того, на какой срок заключен договор, максимальный платеж налич­ными деньгами по нему равен 60 000 руб. Причем эту сумму можно выплатить (получить) как по одному приходному кассовому ордеру, так и по нескольким. Если же расчеты наличными деньгами осуществ­ляются между предпринимателями без образования юридического лица (ПБОЮЛ) либо между юридическим лицом и ПБОЮЛ, то какие-либо ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предус­мотрены.

При работе на ККМ в обязательном порядке применяется и оформ­ляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты — это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат унич­тожению в течение 15 дней после проведения последней инвентариза­ции и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте нахо­дят отражение: наименование организации; состав комиссии; показа­ния счетчиков контрольно-кассовых машин; марка ККМ, год выпуска и заводской номер; регистрационный номер ККМ; период инвентари­зации; номера чеков; показания счетчиков на начало и конец ленты; сумма выручки по ленте; подтверждение того, что выручка зафиксиро­вана в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой кни­ге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соот­ветствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журна­ла кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискаль­ного отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено». Акт подписывают все члены комиссии. В ее состав должны входить представитель администрации торговой орга­низации, главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти подпи­си заверяются печатью организации и штампом налоговой инспекции. Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, дру­гой — для торговой организации.

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют актом о переводе показаний суммирующих денежных счет­чиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ.

Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через ККМ, а также с эксплуатацией и обслуживанием ККМ, оформ­ляются документами унифицированных форм, утвержденных поста­новлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

На каждую ККМ администрация торговой организации должна завести журнал кассира- операциониста по унифицированной фор­ме МКМ-4.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Он должен быть пронумерован, про­шнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями ру­ководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежеднев­но в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой, по­марки не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и за­верены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели: дата; Ф.И.О. кассира-операциониста; номер счетчика; пока­зания контрольного счетчика; показания суммирующих денежных счет­чиков на начало рабочего дня (смены) и подписи кассира и администра­тора, подтверждающие эти показания; показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) и подписи кассира и администратора, подтверждающие эти показания; сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков; сумма денеж­ной наличности, сданной в кассу организации; сумма выручки по опла­ченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными че­ками и другими платежными средствами); общая сумма выручки; денежный остаток на конец дня в кассе; сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки; сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или оши­бочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неисполь­зованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кас­сиру выручку и справку-отчет по форме № КМ- 6. Поступление тор­говой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-3. Старший кассир выдает кассиру-операци- онисту квитанцию к приходному ордеру.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста, т.е. ККМ установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется журналрегистрации показаний сум­мирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно- кассовыхмашин, работающих без кассира-операциониста по фор­ме № КМ-5. Он также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (сме­ны) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и специалиста, ра­ботающего на ККМ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а вы­явленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий ра­бочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ- 7«Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». Он является приложением к справке кассира-операциониста (форма № КМ-6).

Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами передает в бухгалтерию до начала работы следующей смены. В форме по показаниям счетчиков на нача­ло и конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, в том чис­ле с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями за­ведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККМ и итоговая выручка организации с рас­пределением по отделам (секциям).

3.2.

<< | >>
Источник: Суглобов А.Е. , Б.Т. Жарылгасова. Бухгалтерский учет и аудит : учебное пособие / А.Е, Суглобов, Б.Т. Жарылгасова. - 2-е изд., стер. - М. : КНОРУС, - 496 с.. 2007

Еще по теме ОРГАНИЗАЦИЯ И УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ:

  1. 9.2. ОРГАНИЗАЦИЯ НАЛОГОВОГО УЧЕТА
  2. § 7. Организация налогового учета по налогу на прибыль
  3. § 6. Правила ведения кассовых операций
  4. 3.2. Учет кассовой наличности
  5. 2.1. Учет кассовых операций
  6. Регулирование Банком России порядка ведения кассовых операций в коммерческих банках
  7. ОРГАНИЗАЦИЯ И УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  8. АУДИТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  9. Аудит кассовых операций
  10. Проверка кассовых операций и оборотов на счетах в банках по расчетам с другими организациями
  11. Проверка кассовых операций
  12. Проверка кассовых операций