АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — уста­новление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

1) утвержденный состав подотчетных лиц;

2) документальное оформление авансовых отчетов;

3) правильность отражения в учете командировочных расходов;

4) правильность выделения НДС из сумм командиро­вочных расходов;

5) соблюдение сроков отчетов по выданным подотчетным средствам и наличие остатков неиспользованных сумм;

6) авансовые отчеты по представительским расходам;

7) правильность ведения учета командировочных рас­ходов в пределах и сверх сумм, установленных законода­тельством.

Аудитор должен помнить следующие основные положе­ния:

• приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их пре­дельный размер и порядок представления авансовых отче­тов. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на кото­рый они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести оконча­тельный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций);

• если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в преде­лах одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 №04-1-02/704);

• выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается;

• выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п.

• если недоиспользованный аванс не возвращен в ука­занный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для воз­вращения аванса, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Если от­веденный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.

За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не установлена, однако эти действия представляют собой грубое нарушение пра­вил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ), что влечет штраф, а также правомерный отказ налоговых органов в признании расходов налогопла­тельщика, не подтвержденных правильно оформленными документами. Это, в свою очередь, грозит штрафами уже по налогу на прибыль.

В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляет­ся бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, а также приказов о назначении лиц, уполномо­ченных получать наличные деньги под отчет и о направлении работников организации в командировки, журнала регистра­ции авансовых отчетов.

11ри проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по «■•кту 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновре­менно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После проведения указанных процедур проверяется со­ответствие сумм в представленных оправдательных доку­ментах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

Все перечисленные действия помогут аудитору удостове­риться в правильности оформления каждого авансового отче­та и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одним из направлений получения аудиторских доказа­тельств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалте­рию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним ли­цом другому запрещается.