АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ

Основными нормативными документами являются Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федера­ции и Налоговый кодекс Российской Федерации.

В качестве источников информации служат документы по зачис­лению, увольнению и переводу работников организации; первичные документы; регистры бухгалтерского учета; отчетность.

Ведение первичного учета по унифицированным формам распро­страняется на юридических лиц всех форм собственности. По учету личного состава используются: приказ-распоряжение о приеме на ра­боту (форма № Т-1); личная карточка (форма № Т-2); учетная карточка научного работника (форма № Т-4); приказ о переводе на другую рабо­ту (форма № Т-5); приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6); приказ о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персона­лом по оплате труда применяются; табель учета использования рабо­чего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12); расчетно­платежная ведомость (форма № Т-49); расчетная ведомость (форма № Т-53); лицевой счет (форма № Т-54). Применяются также первич­ные документы по учету выработки и сдельной заработной платы: на­ряды, рапорты, маршрутные листы и др.

К регистрам, подлежащим проверке, относятся сводные ведомо­сти распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной зара­ботной плате, журналы-ордера № 8 и 10, Главная книга, баланс.

Прежде всего целесообразно проконтролировать соблюдение трудового законодательства. Основным документом, используемым для этой цели, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Ауди­тор может проверить, как оформляется прием и увольнение сотрудни­ков, учитывается рабочее время сотрудников, как строится система оплаты труда и др.

Правильность оформления работников (прием на работу и уволь­нение) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда в основном используются сдель­ная и повременная системы. При повременной оплате труда необходи­мо проверить правильность применения тарифных ставок или усло­вий контракта, а при сдельной — правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима ра­боты и начисления заработной платы работающих, состоящих на по­временной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма№ Т-12). По это­му документу можно проверить по каждому работающему дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др. Для проверки применяется метод сбора аудиторских доказательств по сопоставлению соответствующих документов (личных карточек, табелей учета рабо­чего времени) с приказами и распоряжениями.

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ве­дется по физическим лицам как состоящим, так и не состоящим в спи­сочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и др.). Необхо­димые данные для этой цели накапливаются в лицевык счетах (нако­пительный документах), расчетно-платежной документации, а при ис­пользовании ПК могут храниться в виде отдельный файлов.

Аудитор должен проверить, ведется ли такой учет, обратить вни­мание на сохранность подобной информации и формирование на каж­дого работающего совокупного годового дохода. Помимо прямых на­числений в совокупный доход должны быть включены: стоимость натуральной оплаты работникам, вознаграждения по результатам ра­боты за год, стоимость проезда к месту отдыха работников организа­ций, расположенный в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдаленных районах Дальнего Востока, стоимость бес­платно предоставляемого питания и продуктов, единовременные воз­награждения за выслугу лет и др.

При аудите учета и контроля выработки и начисления заработ­ной платы рабочим-сделыцикам аудитор проверяет, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, за­полнение соответствующих реквизитов; обращает внимание на име­ющиеся исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного заработка при бригадной форме оплаты труда, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Це­лесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам (нарядам, разовым документам и др.). Если расчеты по учету сдельной заработной платы выполняются с при­менением ПК, то целесообразно проверить алгоритмы расчетов, нор­мативно-справочные данные.

Здесь применяются такие методы сбора аудиторских доказательств, как проверкадокументов, подготовленных в организации, контроль ариф­метических расчетов (определение сумм сдельной заработной платы).

Аудитор проверяет также, как производились начисление повре­менной оплаты, расчеты по среднему заработку, расчеты за дни пребы­вания в отпуске, расчет премий и других видов оплат. Проверка начис­ленной повременной оплаты для работающих с установленным окладом ведется по формуле

Л311 ~ ТКПХ *Р £ф>

где Сзп — сумма начисленной заработной платы;

Сокл ~ оклад работающего;

£р — отработанное время в месяц по графику рабочего времени (в часах);

?ф — месячный фонд рабочего времени (в часах).

Начисленная повременная оплата для работников с оплатой со­гласно установленным разряду и тарифу проверяется по формуле

Сзп " Т- х tF,

где Т, — тариф г-разряда (1 - 1, 2,..., 7).

При несовпадении данных, полученных аудитором, с бухгалтер­скими записями необходимо установить причину расхождения, и если выяснится, что бухгалтер-расчетчик неправильно произвел расчеты, в отчете аудитора делаются замечания. Бухгалтер-расчетчик должен произвести исправления и отразить их в документах.

При расчете начислений, которые определяются с использова­нием среднего заработка прежде всего необходимо установить, правиль­но ли он определен, а затем проверить правомерность выполненных начислений.

Аудитор также проверяет правильность начислений по прочим видам оплат и доплат: оплату отпусков, работы в праздничные дни, доплату за работу в ночное время и др. Методика проверки сводится к выверке алгоритмов расчетов и исходных данных. По обнаруженным ошибкам бухгалтер-расчетчик вносит необходимые исправления, пе­ресчитывает начисления и удержания по работающим.

При проверке расчетов удержаний из заработной платы с фи­зических лиц необходимо проверить справочные данные (льготы по налогу на доходы физических лиц, размер удержаний по исполнитель­ным листам и др.), затем установить соответствие алгоритма законода­тельным документам и, наконец, проверить сами расчеты.

При проверке правильности исчисления налога на доходы фи­зических лиц аудитор руководствуется положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Здесь ему необходимо уточнить количество льгот, величину налогооблагаемой базы, проверить правиль­ность расчета налога на доходы физических лиц.

При проверке налоговой базы учитываются все доходы налого­плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной фор­мах. Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по ре­шению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, они не уменьшают налоговую базу, которая определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки.

Налоговые ставки определены ст. 224 НК РФ в следующих разме­рах: 13%, если иное не предусмотрено настоящей статьей; 35% в отноше­нии выигрышей по лотереям, других выигрышей и т.п.; 30% в отноше­нии дивидендов, доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации.

Основное внимание аудитор уделяет проверке налога, исчислен­ного по ставке 13%. Налоговая база для этой ставки определяется как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложению, умень­шенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст.

Удержания по исполнительным листам на детей проверяют, пользуясь формулой

Суд = (СнаЧхСп.н)хЛГ:100,

где Суд — сумма удержаний на содержание детей;

Сндч — общая сумма начислений по работающему за месяц;

Сп н — сумма налога на доходы физических лиц, удержанного с начисленной за месяц суммы;

N — процент удержаний.

Проверка других видов удержаний не представляет сложности. Так, при проверке удержаний за товары, приобретенные в кредит, уста­навливают период рассрочки, суммы удержаний и сроки платежей. При проверке погашения ссуд, выданных работникам, устанавливают сро­ки и внесенные суммы, сумму удержанного налога за пользование ссу­дой.

Сводные расчеты по заработной плате выполняют по данным счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондиру­ющим с ним счетам. При журнально-ордерной форме учета обороты по кредиту этого счета проверяют по данныш журналов-ордеров № 10 и 10/1, а дебетовые данные по счету 70 (выщача заработной платы, удер­жания и др.) — по данным журналов-ордеров № 1 «Касса», № 2 «Рас­четный счет», № 8 — по счетам учета расчетов с бюджетом, депонента­ми и др.

При автоматизированной форме учета контролю подвергаются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кроме того, сводные данные проверяют по Главной книге (счета 70 и 69). Сальдо по этим счетам должны быть тождественны показателям баланса по статье «Кредиторская задолженность перед персоналом организации» и «Кредиторская задолженность перед государственными внебюджетны­ми фондами» раздела 5 пассива и по статье «Прочие дебиторы» раздела 2 актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда используются первич­ные документы по учету выработки и заработной платы, расчетные (рас­четно-платежные) ведомости, лицевые счета работающих, платежные ведомости и др.

Прежде всего необходимо проверить соответствие итогов в от­дельных ведомостях (цехов, отделов) с общими итогами по предприя­тию.

При аудите расчетов по оплате труда аудитору сначала следует изучить достоверность первичных документов, правильность их запол­нения, их соответствие требованиям и нормативам по начислению и выплате зарплаты. Также надо проверить, как соблюдается трудовое законодательство в организации, а именно, как ведется оформление сотрудников, как построена система оплаты труда и др.

Прием работников на работу и оформление проверяются по при­казам, контрактам, трудовым соглашениям. Главным источником ин­формации при проверке расчетов по оплате труда являются аналити­ческие и синтетические данные по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (рас­четы с депонентами), первичные документы по учету выработки и на­числению оплаты труда, листки о временной нетрудоспособности, рас­четы на оплату отпусков, нормативные документы, регулирующие эти операции, и т.д.

Показатели аналитического учета по счету 70 должны соответ­ствовать записям в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 на 1-е число 'в Главной книге и балансе предприятия с итоговыми сумма­ми (к выдаче) расчетно-платежных ведомостей.

Как известно, заработная плата является элементом себестоимо­сти продукции, работ, услуг, но включается в ее состав она по-разному. Заработная плата рабочих, непосредственно производящих продукцию, списывается на счет 20 «Основное производство». Заработная плата административно-управленческого персонала отражается на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в составе накладных расходов и спи­сывается на тот же счет 26, но в конце месяца, вместе с другими на­кладными расходами. Иногда затрагиваются и другие счета.

Аудитору необходимо выборочно проверить: правильность ариф­метических расчетов; нет ли случаев включения в документы подстав­ных лиц; правильность отнесения расходов к фонду оплаты труда; пра­вильность отнесения отдельных выплат на себестоимость продукции (работ, услуг); правильность составления бухгалтерских проводок; пра­вильность ведения синтетического и аналитического учета, сводных данных и заполнения форм бухгалтерской отчетности по фонду опла­ты труда; соответствие записей аналитического учета по счету 70 «Рас­четы по оплате труда» и 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» в ча­сти расчетов по исполнительным листам и депонированной зарплате, записям в журналах-ордерах № 8 и 10, Главной книге и балансе; пра­вильность оплаты по сдельным расценкам, тарифным ставкам и окла­дам; обоснованность и правильность начисления премий; правильность начисления доплат в связи с отклонениями от нормальных условий труда.

При проверке необходимо помнить следующее: простои не по вине рабочего оплачиваются в размере не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада), а полный брак не по вине работника оплачивается в размере 2/3 тарифной ставки повременщика соответствующего разряда за время, которое должно быть затрачено на эту работу по норме.

Удержание по исполнительным листам производится только при наличии этих листов либо на основании личного заявления работника. Удержание в возмещение материального ущерба, причиненного работ­ником, производится на основании приказа по организации (при на­личии согласия работника) либо по решению суда.

Аудитор также проверяет, как организован аналитический учет по счету 76, субсчет «Депонированная заработная плата». Устанавли­вает, велись ли карточки в разрезе физических лиц и депонированных сумм, как производилась выдача сумм депонированной заработной платы, на какой счет списывалась депонированная заработная плата после окончания срока исковой давности.

При аудите расчетов по единому социальному налогу аудитору необходимо проверить: правильность определения фонда оплаты труда для начисления единого социального налога; правильность применения ставок налога; своевременность и полноту перечисления взносов; правиль­ность и обоснованность использования льгот; правильность отражения в бухгалтерском учете операций по начислению единого социального на­лога; соответствие записей аналитического и синтетического учета по сче­ту 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» записям в Главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учета); пра­вильность и своевременность составления форм отчетности по едино­му социальному налогу и своевременность их представления.

При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо сопо­ставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Если сотрудник организации направляется в командировку, ему выдаются деньги под отчет. При этом суточные за время командиров­ки выплачиваются следующим образом: если командировка проходит на территории Российской Федерации — в российской валюте по нор­мам, установленным действующим законодательством; за время пре­бывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нор­мам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.

За день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100% установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы), а за день пересечения границы при возвращении в Россию суточные не вы­плачиваются.

В случае выезда в командировку за границу и возвращения из нее в тот же день работнику выплачиваются суточные в размере 50% установленной нормы. При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в стра­ну выплачиваются в размере 100% по нормам страны, в которую на­правляется работник, и, как правило, в валюте страны, из которой ра­ботник убывает.

При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится. Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подле­жат.

Если полученные под отчет суммы в иностранной валюте не были израсходованы полностью, то в соответствии с п. 4.4 Положения о по­рядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командиро­вочных расходов следует: вернуть их в той валюте, в которой были по­лучены; внести в кассу организации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, уста­новленному Банком России на дату погашения задолженности; пога­сить сумму задолженности наличной иностранной валютой, другой, чем получена под отчет (только в том случае, если курс рубля к данной ва­люте устанавливается Банком России).

В последнем случае для расчета суммы задолженности приме­няется обменный курс, указанный в документе банка страны команди­рования (или страны обмена валюты), подтверждающем обмен выдан­ной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на другую наличную иностранную валюту. При отсутствии та­кого документа применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

При составлении расчета по налогу на прибыль налогооблага­емая прибыль увеличивается на сумму расходов, которые были списа­ны на издержки производства (обращения) сверх установленных норм и нормативов.

Перечислим наиболее типичные ошибки, допускаемые бухгал­терами при расчетах с подотчетными лицами:

1) нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: выдача денеж­ных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть в;ыданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; выдача денежных сумм из кас­сы под отчет лицам, не являющимся работниками организации; выда­ча денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным аван­сам; несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; списание подотчетных сумм за счет чи­стой прибыли организации;

2) нарушения при оформлении командировочных расходов: от­сутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в коман­дировку; отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания во время командировки; несоблюдение установ­ленных норм командировочных расходов; отсутствие приказов (рас­поряжений) об уплате суточных сверх установленных норм; отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3) нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установлен­ных норм; некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов;

4) нарушения при приобретении материальных ценностей, оп­лате работ, услуг подотчетными лицами: выделение сумм НДС расчет­ным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через под­отчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5) нарушение порядка учета представительских расходов: несо­ответствие их фактического размера утвержденной смете; отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6) нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: некорректное составление бухгалтерских про­водок по операциям расчетов с подотчетными лицами; неправильное выделение остатков на конец отчетного периода.

Аудитору при проверке авансовых отчетов подотчетных лиц не­обходимо обратить внимание на следующее: наличие приказов (распо­ряжений) о направлении работников в командировку; правильность воз­мещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда); имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания во время командировки; правильность и своевремен­ность составления авансовых отчетов; правильность возмещения зат­рат на хозяйственные нужды; наличие оправдательных документов; полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм; правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкоманди­ровках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранко­мандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки); правильность выведе­ния остатков на конец месяца по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; соответствие записей в авансовых отчетах записям в журна­ле-ордере № 7 по счету 71 и Главной книге.

При аудите расчетов с подотчетными лицами аудитор должен в первую очередь обратить внимание на следующие моменты: опреде­лен ли приказом руководителя круг лиц, которым предоставлено пра­во получать деньги под отчет; не выдаются ли подотчетным лицам аван­сы сверх установленных размеров; не получают ли деньги под отчет

лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам; имеется ли на авансовых отчетах отметка руководителя организации о целесообраз­ности произведенных расходов; своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

Основными источниками информации при аудите расчетов с подотчетными лицами служат: авансовые отчеты; журнал регистра­ции авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в коман­дировку; командировочные удостоверения; список лиц, которым раз­решено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные документы по произведенным расходам.

Наиболее часто встречающимися нарушениями являются: вы­дача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть вы­даны деньги на хозяйственно-операционные расходы; выдача денеж­ных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками орга­низации; выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам; несоблюдение установленных сроков отчета о по­лученных суммах; несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; отсутствие приказов (рас­поряжений) о направлении работников в командировку; отсутствие командировочных удостоверений с отметками о месте пребывания в командировке; несоблюдение установленных норм командировочных расходов; отсутствие приказов об оплате суточных сверх установлен­ных норм; нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов; выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; нару­шение порядка учета представительских расходов.